Почему важно заполнять информацию о контрагентах в 1с полностью.
⠀Здравствуйте, меня зовут Анастасия, я - практикующий бухгалтер. Иногда у новичков возникают ситуации, когда они не знают как сделать ту или иную процедуру в бухгалтерии .... Надеюсь мой дзен будет кому-то полезен.
Однажды я поменяла работу и пришла в компанию, которая работала уже несколько лет. Так получилось, что я пришла на должность главного бухгалтера за 2 месяца до сдачи годовых балансов и мне пришлось очень срочно вникать в ситуацию и разбираться.
Вначале было необходимо проанализировать дебиторку. С базой постоянно работает отдел бухгалтеров (материалисты, бухгалтер по зарплате, бухгалтер по расчетному счету, операторы, сменилось несколько главных бухгалтеров), и у меня, сложилось впечатление, что база используется «как калькулятор» - цифры забиты, но аналитики – никакой. Каждый сотрудник забивает данные «кто во что горазд».
Так вот… про дебиторку. По ней были большие «перекосы» - по одним договорам переплаты, по другим – задолженности. Некоторые незакрытые суммы висели аж 3 года, на них не было закрывающих документов.
Что нужно было сделать: нужно выяснить – какие задолженности реальные, а какие – нет. Для этого нужно запросить акты сверки хотя бы с самыми крупными контрагентами. НО! С некоторыми из них сотрудничество прекращено, многие находятся в других городах. Как запросить акт сверки? Обычно, я указываю в базе всю информацию о контрагентах, включая адрес, телефон, электронную почту, контактные лица – это удобно: всегда можно открыть карточку контрагента и позвонить или написать ему.
Здесь не было ничего. Только название компании, ИНН и расчетный счет. Это очень усложнило задачу. В итоге – частично нашла контрагентов по СБИСу (в накладных были указаны реквизиты), частично – по переписке на почтовых ящиках…. А частично – не нашла. На эти поиски ушло много времени и сил. Они были бы не нужны, если бы в базе указывалось больше информации о контрагенте.
Очень удобно, когда в базе указаны адреса, телефоны, имена менеджеров, электронные и почтовые адреса. Это очень упрощает работу если у вас сменился ответственный сотрудник, а вам нужно решить какой-то вопрос с компанией. Да и вообще, лучше иметь такую информацию под рукой.
Поэтому - старайтесь указывать всю информацию о контрагенте. Тогда 1с, будет, в некотором смысле, играть роль справочной системы. Это поможет всем сотрудникам, которые работают с системой.
#1с #бухгалтерия #бухгалтервказани #бухгалтер