Разработчик Снир Дэвид делится соображениями по поводу организации обмена информацией в удаленной команде. Дальше краткий вольный пересказ (спойлер: волшебной таблетки нет)...
Основная мысль автора: поддерживать непринужденное онлайн-общение "как в офисе" вредно и непродуктивно. Синхронное общение только пытается имитировать офисные разговоры, но на самом деле оно таковым не является. Лучший выход — письменное асинхронное общение.
В чем проблема той части, которая касается видеозвонков:
— Одновременно услышать можно только одного человека.
— Общение между собой параллельно спикеру исключено, хотя в офисной реальности вы можете перебрасываться фразами и что-то комментировать.
— Можно постараться организовать обсуждение, но на самом деле видеовстречи больше напоминают лекцию или презентацию.
— Камера постоянно сфокусирована на вас (+ например, ведется запись), поэтому вы не можете расслабиться, это утомляет.
Чем плохо синхронное общение безотносительно видео:
— От вас ожидают ответа в течение очень короткого промежутка времени. Это ограничивает вас в обдумывании и выборе вариантов, то есть снижает качество ответа.
— Теряется история, люди предпочитают обсуждать проблему в приватных чатах.
— Когда предполагается "шаговая" доступность сотрудников, например, в чате, то легче прервать коллегу, чем найти что-то самому. Люди перестают планировать работу и решают проблемы по мере поступления, отвлекая коллег.
— Формируется "культура прерывания" окружающих своими вопросами, которая предполагает синхронизацию деятельности сотрудников во времени и таким образом лишает удаленную работу ее основного преимущества — гибкости.
Если в организации нет системы регистрации событий и базы знаний, которые каждый может исследовать самостоятельно, обмен информацией переползает в чаты и увеличивает зависимость сотрудников друг от друга и от скорости реакции на запрос.
Снир Дэвид лучшим выходом для удаленной команды считает грамотное формулирование своих мыслей в письменном виде для всех, в том числе для тех, кто не знаком с контекстом ситуации. Созданная документация избавляет коллег от повторения уже сделанного в соседнем чате, дает возможность планировать и глубоко погружаться в свою работу.
Но не все так просто...
Автор дает ссылку на обсуждение этой темы на Hacker News, где пользователи жалуются на дефицит людей, способных компетентно описывать проблемы и задачи. Кроме того, даже при соблюдении всех требований к описанию и изложению всегда остаются те, кто не читает в таких количествах и в тексте видит что-то свое. Реагируем, принимаем решения и действуем мы тоже исходя из своего понимания, а не из задумки автора.
Исчерпывающее документирование всего на свете часто бывает невостребованным и затратным, да и навыки поиска в базах и запас терпения у всех разные. Кому-то проще быстро позвонить, кого-то звонок надолго выбивает из колеи. Комментаторы обсуждают разные психологические и организационные трюки, помогающие наладить продуктивное межличностное общение, как письменное, так и устное. Почитайте, там интересно.
Напрашивается предсказуемый вывод, что рецепты из интернета не помогут вам сделать общение эффективным. Все равно придется учитывать характер деятельности, именно ваши бизнес-процессы, личные особенности членов команды и их навыки бизнес-коммуникаций.
Подписывайтесь на наш Дзен или Телеграм (@vcs_su), выбираем для вас все самое интересное из мира видеосвязи и коммуникаций!