Одним из лучших способов сэкономить время в любой деятельности является создание системы для нее. Ее преимущество в том, что автоматизировав и оптимизировав работу, вы становитесь более продуктивным и получаете больше времени на другие важные для вас задачи.
Система — это метод, процедура или рутинный процесс, который создается для выполнения повторяющейся деятельности при помощи стратегии. Системы позволяют управлять своей работой и жизнью более эффективно.
Вот несколько сфер жизни, для которых можно создать собственную систему:
- Систематизация финансов.
- Систематизация здорового питания.
- Систематизация задач для ведения блога.
- Систематизация уборки дома.
- Систематизация утренней и вечерней рутины.
- Систематизация обработки электронной почты.
- Систематизация рабочих задач.
- Следующие пять шагов позволят вам создать собственную систему почти для любой деятельности.
#1
Проведите инвентаризацию
Начните с определения действий, которые вы регулярно предпринимаете, как дома, так и на работе. Проанализируйте свой день и взгляните на все дела, которые составляют ваше ежедневное расписание. Например: утренняя подготовка к работе/учебе, подготовка детей к школе, поездка на работу, ответы на электронные письма и телефонные звонки, написание отчетов, вечерняя пробежка, приготовление ужина, написание поста в блоге, маркетинг вашей книги и т.п.
Перейдите к списку конкретных дел для выбранного пункта и спросите себя следующее:
- Как вы делаете это сейчас?
- Считаете ли вы, что делаете это максимально эффективно?
- Где вы теряете много времени?
- Где вы теряете деньги?
- Какие действия вас больше всего расстраивают?
- Что не делается в настоящее время так быстро, как может?
- Что нужно оптимизировать?
На основе своей инвентаризации, выберите одну деятельность для систематизации.
#2
Проанализируйте, чем на данный момент занимаетесь
Выполняйте действия, которые вы хотите систематизировать, используя обычную процедуру (то есть ведите себя, как обычно).
Документируйте процесс, записав все из следующих действий:
- Какие шаги вы предпринимаете?
- Какие инструменты вы используете?
- Где «узкие» места (где теряется время, постоянно происходят проволочки, что-то идет не так)?
- Что вас разочаровывает?
- Сколько времени требуется для завершения этой деятельности?
- Сколько это стоит?
- Какие результаты вы получаете?
После этого просмотрите полученный документ и изучите его.
#3
Спланируйте новый процесс
Система, как мы указали ранее — это процесс, который вы создаете для оптимизации задач и повышения эффективности.
Взгляните на свой документ и деятельность, которую хотите оптимизировать, и задайте себе следующие вопросы:
- Какого результата вы хотите достичь, занимаясь этой деятельностью?
- Какой цели вы пытаетесь достичь? Каков идеальный результат?
- Все ли шаги, которые вы предпринимаете, являются необходимыми?
- Можно ли некоторые из них устранить?
- Вы выполняете шаги в наиболее эффективной последовательности?
- Получились бы иные результаты, если бы вы изменили порядок шагов?
- Как это все можно сделать быстрее?
- Можете ли вы создать чек-лист, диаграмму, ментальную карту или сценарий для этой деятельности?
- Можно ли автоматизировать некоторые шаги или весь процесс? Есть ли программа, которую можно для этого использовать?
- Можно ли делегировать некоторые шаги или весь процесс?
- Нужно ли обновить инструменты, которыми вы пользуетесь?
Теперь запишите свою новую систему, подробно перечислив каждый шаг.
#4
Выполняйте план
Когда у вас будет план, его тут же нужно приводить в действие. Возможно, вам предварительно понадобится помощь других людей, нужно будет приобрести программное обеспечение или обновить инструменты.
Настало время запустить процесс и протестировать его работу. Проведите его и обратите внимание на полученные результаты. Задайте себе следующие вопросы:
- Получили ли вы желаемые результаты?
- Что работает?
- Что не работает?
- Сколько времени вы сэкономили?
- Сколько все это стоит? Учитывая результаты, эффективна ли система?
- Вы достигаете своей цели самым простым способом?
- Есть ли пробелы в процессе?
- Можно ли еще оптимизировать процесс?
Внесите необходимые корректировки и изменения. Обновляйте свою систему, пока не получите желаемые результаты.
#5
Непрерывно совершенствуйте систему
Следить за своей системой стоит постоянно, потому что в мире, который быстро меняется, она может так же быстро устаревать. Всегда спрашивайте себе, нужны ли улучшения.
Система работает так, как должна?
Можете ли вы снизить стоимость системы?
Можете ли вы сделать систему еще более эффективной?
Можете ли вы упростить систему, чтобы получать лучшие результаты?
Настройка системы всегда требует инвестиций времени. Но изначально потратив его больше, чем тратите привычно, вы в конечном итоге значительно его сэкономите. И минимизируете влияние операционного стресса.
Желаем вам удачи!