Юридически значимые сообщения - это заявления, уведомления, требования, жалобы и прочие документы, передача которых кому-либо влечет гражданско-правовые последствия. Поговорим о способах передачи таких документов. Как и другие юридические вопросы, этот имеет ряд тонкостей, позволяющих Вам эффективно вести дела - или наоборот, тратить время, силы и средства впустую, предоставляя лазейки недобросовестному партнеру.
Согласно статье 165.1 ГК РФ, гражданско-правовые последствия наступают для адресата корреспонденции с момента ее получения. Это значит, что если Вы передаете партнеру, учреждению или органу какой-либо документ с целью получить соответствующую реакцию - Вам необходимо зафиксировать факт получения этого документа. Иначе адресат может заявить, что ничего от Вас не получал, а значит ничем не обязан. Способы такой фиксации зависят от способа передачи. Рассмотрим каждый по отдельности.
1. Передача сообщения нарочным.
То есть, лично либо курьером, сотрудником или кого Ваша организация послала с депешей. Предположим, "гонец" несет документ в офис Вашего партнера. У этого "гонца" должен быть не только сам документ, но и его копия. (Если документ имеет приложения - делать их копии не нужно, достаточно перечислить все приложения в основном документе, лучше с указанием количества листов каждого). Копия необходима для того, чтобы адресат поставил на ней отметку о приеме. Эта копия с отметкой должна вернуться Вам и храниться в качестве доказательства передачи оригинала этого документа этому адресату в указанную дату. Обычно такой отметкой является штамп канцелярии, в котором указывается дата и (необязательно, но желательно) присвоенный входящий номер. Если в офисе партнера нет канцелярии - вручите документ руководителю или одному из сотрудников организации: в этом случае принявший документ должен собственноручно указать на его копии дату приема, а также свои ФИО, должность и личную подпись.
В нашей практике были случаи, когда на копии документа стояли только подпись и дата. При этом, адресат заявлял что ничего не получал, а кто расписался на документе - он не знает. Бывало и такое, что клиент при получении документа расписался на копии, не сверив ее с оригиналом - а их содержание существенно отличалось.
В следующий раз мы расскажем о тонкостях пересылки документов почтой или курьерской службой.