Можно генерировать счета в 1 клик, только надо рассказать менеджеру о нюансах заполнения сделки :)
Откроем корпоративный портал и создадим две тестовые сделки для клиента «ООО» и «ИП».
ВАЖНО документы и договора, которые готовятся для клиентов с разной формой собственности «ООО» и «ИП» имеют некоторые отличительные особенности, которые необходимо учитывать в работе.
Заполним ключевые и обязательные поля сделок. Работа роботов, которая автоматически начинает выполнятся в фоновом режиме в нашем примере не рассматривается.
Необходимым условием для правильной генерации типового Договора, счета и акта является заполнение обязательных полей:
- Содержащих информацию о номенклатуре и количестве продаваемых товаров или оказываемых услуг. Заходим в раздел сделки – выбрать и добавить товары из списка или занести новые.
- Сведения о компании клиента с заполненными регистрационными и банковскими реквизитами. Выбор компании из каталога «Компании» или быстрое создание новой осуществляется штатными интуитивно простыми действиями в карточке «Сделка». ВАЖНО при выборе или добавлении компании правильно указать ее форму собственности. В нашем примере активируем форму «Организация ООО». Дальше система предложит заполнить типовую форму.
- Заполним поле ИНН компании, штатный функционал Битрикс24.CRM проводит поиск остальных полей из общедоступных справочников. Сведения о юридическом адресе, генеральном директоре и другие параметры организации автоматически будут перенесены в соответствующие поля карточки.
- Сведения о банковских реквизитах компании заполняются вручную.
Рекомендуем:
- Обязательное поле, содержащее сведения о ФИО генерального директора компании по умолчанию, заполняется программой заглавными буквами. Так как значение этого поля будет нами использоваться для автоматической подстановки в шаблоны документы, то для красоты и единообразия написания нужно сразу привести написание ФИО к единому привычному стандарту «Фамилия Имя Отчество».
- Информацию из поля «Сокращенное название организации» скопировать и вставить в обязательное поле «Название» и в поле карточки раздела о компании «Название компании». Информация из этих полей также будет нами активно использоваться при генерации шаблонов документов.
Примечание:
Если Вы используете бесплатное приложение по заполнению реквизитов компании по ИНН, то приведение полей к единому стандарту и обновление содержимого полей осуществляется автоматически без участия менеджера.
Дальше сгенерируем счет для нашего клиента.
- Генерация счета осуществляется системой сразу после активации кнопки «СЧЕТ» расположенной в правом верхнем углу экрана.
- Карточка счета содержит связи и информацию о сделке, порядковом номер счета, информацию о товарах и услугах, сведения о компании и контактах заказчика.
- Быстрый переход в любую сущность, связанную в единую систему Биртис24.CRM возможен по прямой ссылке непосредственно в открывшейся карточке.
- Обширное меню предоставляет широкий выбор действий. Например, скопировать и отправить клиенту ссылку на счет, функции копирования, редактирования, печати, отправки документа электронной почтой… Готовый счет представляет собой стандартный документ с заполненными полями, заверенными подписью и печатью организации.
- При отправке счета клиенту средствами электронной почты, система автоматически готовит письмо, вкладывает в него счет в формате PDF и отправляет по адресу указанному карточке компании или контакта.
Для полноценного использования всех возможностей и услуг CRM Битрикс24.CRM не забывать подключить интеграцию почты для каждого менеджера.
Давайте сформируем договор с клиентом.
- В карточке сделки откроем вкладку «ДОКУМЕНТ», тут хранятся подготовленные разновидности шаблонов Актов и Договоров. Для примера создадим договор с «ООО».
- Система автоматически начинает создавать на экране договор, процедура обычно занимает около 20 секунд.
- Готовый договор можно скачать в формате doc или pdf. Открываем и читаем Договор. Номер Договора соответствует ID сделки, дата Договора соответствует дате генерации документа, во все соответствующие поля система автоматически подставила поля из сущностей Сделка, названия, ФИО и реквизиты из каталогов Контакты и Компания клиента и реквизиты нашей компании.
- Приложения сгенерированного Договора заполнены данными из раздела товары карточки, заполненной нами сделки.
- Система предлагает нам широкий выбор возможностей работы, вывода, корректировки, распечатки, отправки документа, сохранения публичной ссылки.
- При необходимости документ может быть заверен подписью руководителя и печатью компании. Информация и прямая ссылка на документ сохраняются в информационном поле карточки сделки и списке документов.
- Генерация других документов, например, Акт происходит аналогично процедуре создания Договора.
Правки и замена компании в договоре:
Достаточно в карточке сделка в режиме редактирования заменить кампанию клиента и заново запустить генерацию документа.
ВАЖНО
Наибольшие возможности достигаются при полной интеграции Битрикс24.CRM и 1С. При таком варианте работы обмен и обновление информацией осуществляется системой автоматически. Один из сценариев возможной интеграции, когда подготовленные счета в Битрикс24.CRM, выгружаются в 1С, акты и вторичные бухгалтерские документы выписываются в 1С, товары номенклатура, склад из 1С подгружаются в Битрикс24.CRM. Любое внесение изменений и связи отслеживаются системой в автоматическом режиме.
При работе с клиентом в формате «ИП», заполнение карточки сделки и реквизитов клиента происходит по описанной выше схеме. Ключевым отличием работы с «ИП» является то, что реквизиты ИП содержат другой набор обязательных полей, что естественно автоматически меняет форму, внешний вид и некоторые пункты генерируемых документов Договора, Акта и счета.
Напоминаю:
Штатный модуль Битрикс24.CRM в отличии от разработанного нами приложения при заполнении поля ИНН не производит автоматического заполнения полей карточки компании ИП в красивом формате и не заполняет раздел фактический адрес.
Мы рассмотрели пример как на практике решается вопрос автоматической генерации документов по готовым шаблонам.
Важно
Генерацию счетов необходимо осуществлять не как документ, а как отдельную сущность. Это условие позволяет в дальнейшем интегрировать счета из Битрикс24.CRM в 1С с организацией процедуры автоматического обмена данными.
Как добавлять и вносить изменения в шаблоны?
Во вкладке документ есть пункт –«Добавить новый шаблон». Этот пункт открывает меню для просмотра готовых шаблонов, добавления новых, изменения и корректировки уже существующих. Шаблоны можно скачать на диск, внести в них изменения и вернуть обновленную версию.
Процедура подготовки шаблонов к работе — это достаточно скрупулёзная работа, требующая знаний внутреннего устройства взаимосвязей полей и сущностей в документах Битрикс24.CRM, аккуратности и времени. Каждый договор содержит достаточно большое количество переменных полей, которые необходимо при первичной настройке шаблона описать, найти и вставить (shot teg) в нужное место документа. Список доступных для динамической подстановки значений полей (из несколько тысяч) доступен с помощью кнопки «шестеренка» вкладки «Документ» в любой карточке сделки. В зависимости от сложности и размера шаблона процедура подготовки одного документа у подготовленного специалиста занимает от одного до нескольких дней.
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»