Я занимаюсь бизнесом уже 14 лет. И с ростом моей компании, увеличивается количество сотрудников, с которыми я контактирую. Таким образом моя продуктивность начинает стремиться к нулю.
Как выглядит мой рабочий день?
Я прихожу на работу, открываю список задач, обозначаю план действий и начинаю вникать в детали их выполнения. Через 10-15 минут, мне звонит сотрудник и задает важный вопрос, касающийся его работы. Для решения данного вопроса, мне необходимо отвлечься от своих задач и вникнуть в задачу сотрудника.
Решив проблему сотрудника, я снова приступаю к выполнению своих задач, заново вникая в суть. Проходит еще каких-то 20-30 минут, мне снова звонит уже другой сотрудник и также просит помочь решить его проблему. Решив проблему данного сотрудника, я снова приступаю к выполнению своей работы. Это очень отвлекает.
За 14 лет работы мне удалось оптимизировать эти процессы.
Как? Читайте дальше.
Мы сделали процессный подход, на каждую работу у нас в компании есть свои регламенты.
Таким образом у каждого сотрудника стало меньше вопросов, новые сотрудники также знают где брать рабочую информацию.
У нас есть библиотека с видео инструкциям, где пошагово описаны процессы выполнения задач.
Прочитав много литературы по тайм менеджменту, плотно изучая нейрофизиологию, я стал задумываться, почему мы не эффективно работаем в офисе.
Оказывается, наш мозг имеет оперативную память, которая очень сильно ограничена, и мы не можем забить в нее кучу информации и одновременно с ней работать. Сложно переключаться с одной задачи на другую, приходиться заново вникать в суть.
Есть мнение что на переключение сложной задачи, может требоваться 40 минут времени. По сути это время, которое требуется на то чтобы загрузить в нашу оперативную память все детали вашего проекта или задачи.
Многие годы я пытаюсь решить эту проблему. Представьте себе, вы загружаете в голову определенную информацию, потом ее опять выгружаете, чтоб загрузить новую и так далее.
Вы каждый раз не можете решить эту задачу и получить эмоциональное удовлетворение. Это как будто пытаться перебежать МКАД и каждый раз вас сбивает машина. То есть вы никогда не достигнете никаких результатов.
Итак, некоторое время назад я начал внедрять систему «тайм-менеджмент по помидору». Эта система подробно расписана в одноименной книге Штаффана Нётеберга. Он программист и в процессе своей работы его постоянно отвлекали и ему пришла идея разработать эту систему.
Методика его заключается в 25 минутных циклах. «Помидором» в этом случае служит кухонный таймер в виде помидора. Таймер заводиться на 25 минут и в процессе работы этого таймера вас никто не должен беспокоить.
Затем после истечения заданного рабочего времени у вас наступает 5 минут перерыва. В процессе перерыва вы можете решать вопросы, не касающиеся вашей задачи, отвечать на вопросы сотрудников или домочадцев, если вы работаете удаленно.
Таким образом эта система здорово облегчает процесс работы, и вам не приходиться перескакивать с одной задачи на другую.
Есть еще одна книга «Правила мозга» Джона Медина. В ней говориться, о том, что в нашей голове есть некая «батарейка». Она каждый раз разряжается, когда вы загружаете или выгружаете в память какую-либо информацию.
Самое эффективное время для мозга — это утро. Если вы загрузили в него информацию, потом выгрузили и загрузили новую, вы уже не сможете так продуктивно работать, как могли бы это сделать с первого раза. Потому что, чем больше садиться «батарейка», тем менее глубоко вы сможете погрузиться в задачу и решить ее.
Как сделать так, чтоб у сотрудников не возникали вопросы?
У нас есть планерки и на них мы решаем рабочие вопросы. Но все равно бывает так, что приходится отвлекаться и решать важные вопросы в процессе работы. В этом случае пришла на помощь система «тайм-менеджмент по помидору». Все сотрудники моей компании и я, в том числе стали работать по этой системе.
Но, я стал замечать, что и она мне не помогла. Все равно в процессе «помидора», меня отвлекали по каким-то вопросам. И я стал отключать мессенджеры, отключать телефон и вовлекаться в этот «помидор». Заранее писал сотрудникам, что у меня сейчас «помидор», и проводил такие эксперименты. Сотрудники также проводили такой эксперимент.
Но и тут мы почувствовали некие неудобства. То я на «помидоре», то нужный мне сотрудник на «помидоре» и невозможно было решать срочные вопросы.
И тогда, мне пришла идея, сделать по всей компании единый «помидор».
Как это выглядит?
Мы расчертили рабочий цикл на каждый час. Например, в 9.00 утра мы приветствуем друг друга, делимся новостями, а в 9.15 начинается «помидор». Я настроил программу, при которой во время наступления «помидора» отключаются мессенджеры, звенит звук на компьютере, и ты приступаешь к выполнению задач.
И так каждый сотрудник спокойно выполняет задачи, зная, что его никто не отвлекает. Получается, что ни один процесс, который выполняют мои сотрудники не останавливается, тем самым принося положительные результаты.
По истечению цикла, на перерыве, сотрудники спокойно пишут или звонят друг другу и решают рабочие вопросы.
Таким образом система «тайм-менеджмент по помидору» дала сильные результаты. Сотрудники стали работать комфортно, так как стали четко понимать, где рабочий цикл, а где перерыв, когда можно задавать вопросы. Вопросы закончились и снова рабочий цикл, и так по кругу.
Если вам интересна эта система, я рекомендую почитать книгу «Тайм-менеджмент по помидору». Там есть технологии процесса, карточки с подробным объяснением. И многим она станет отличным помощником.
Надеюсь моя статья была вам полезна!
Обязательно подписывайтесь и ставьте лайки.
Вы можете поддержать мой канал в 3 простых шага;
- Подписывайтесь,
- Ставьте лайк,
- Делитесь с друзьями,
Ну и конечно делитесь своим мнением!