Я заметила, что беспокойство за мероприятие зависит от основного заказчика или от ответственного человека за всё мероприятие. Волна негатива, тревожности и возмущения льется, как правило, на всю команду и отражается на всём, что связано с событием. Поэтому первое, что необходимо сделать, узнать, кто реальный заказчик мероприятия, составить четкий бриф, согласовать план реализации и, как следствие, получить удовольствие от своей работы на протяжении всего процесса.
Организатор мероприятия, конечно, в каком-то смысле человек-оркестр. Он и сценарист, и продюсер, и финансовый менеджер, и управленец, поэтому спокойствие организатора – залог успеха всего мероприятия. Вот список основных вопросов, которые необходимо учитывать для успешной реализации проекта:
1. Тип мероприятия – день рождения, свадьба, детский праздник, выставка, семинар, фестиваль, концерт – каждое событие определяет список дополнительных вопросов к заказчику.
2. Локация – банкетный зал, выставочная площадка, чистое поле или шатер в саду. Всегда выезжайте для проверки места проведения мероприятия. Иногда и не один раз.
3. Программа события – составьте подробный тайминг мероприятия, который будете корректировать до последнего с учетом поступающей информации в процессе организации.
4. Передвижение гостей по площадке – это очень важный и нужный вопрос, который необходимо прогнозировать относительно элементарных поведенческих факторов. Если гости будут двигаться по траектории, которую вы создадите из своих представлений, то в результате можете получить многочисленные негативные отзывы, как от заказчика, так и от гостей.
5. Чек-лист по безопасности – проверка локации на наличие опасных для жизни и здоровья человека мест на площадке, которые необходимо ликвидировать в процессе подготовки. Нельзя оставлять ни единого для опасности места на «авось, пронесет», так как безопасность гостей – это гарантия вашей свободы. Да, все серьёзно.
6. Я поделюсь с вами секретом, как успешно провести любое мероприятие в следующих публикациях. Подписывайтесь на канал и следите за обновлениями.
Мой опыт организации международных мероприятий показывает, что, к сожалению, в России очень часто все проблемы в процессе организации связаны с безответственностью, ленью, излишней напыщенностью непосредственно участников орг команды. Здесь может спасти только непоколебимая уверенность в своих решениях ответственного за событие. Четкая постановка задачи с очень подробными описаниями, как для 3х-летних детей, и ежедневная сверка с планом.