Электронная торговая площадка ONLINECONTRACT запустила образовательный проект «Школа закупок», где эксперты ЭТП объясняют, как эффективно выстроить закупочный процесс и снизить затраты компании без потери качества. В первом выпуске объясняем, почему важно формировать план закупок, что в нем должно быть и с чего начать планирование.
Кому и зачем нужно планировать закупки
Планирование закупок обеспечивает дисциплину. Без плана закупок менеджеры и профильные сотрудники могут легко провернуть «серые» схемы, завысив цену товара, или получить «откат», подтянув карманного поставщика. Из-за этого компания теряет возможность найти лучшего исполнителя. Планирование закупок обязательно для госкомпании и регламентируется несколькими законами.
Закупки государственных и муниципальных бюджетных учреждений регулирует 44-ФЗ. Эти организации обязаны размещать годовой план закупок в Единой информационной системе (ЕИС) на сайте zakupki.gov.ru.
Закупки организаций с долей участия государства более 50%, компаний, занимающихся регулируемыми видами деятельности, естественных монополий и бюджетных организаций регулирует 223-ФЗ. Организации также размещают в ЕИС план закупок на следующий год.
Закупки коммерческих компаний регулирует Гражданский кодекс РФ. Они не обязаны размещать информацию о закупках в открытом доступе. Бизнес проводит закупки разными способами, в разных формах и на разных площадках. На их классификации мы подробно остановимся в следующем выпуске «Школы закупок».
- Вне зависимости от условий и обязательств в закупочной деятельности планирование позволяет решать компании несколько задач:
- компания эффективнее планирует и исполняет бюджет, потому что понимает объемы закупок и затраты;
- заказчик экономит, снижая стоимость товара или услуги, расширяя круг поставщиков и создавая конкурентную среду;
- с планом профильные службы реже проводят срочные закупки.
Начать планировать закупки легко с первых четырех шагов.
Проанализируйте хозяйственную деятельность и регламенты о закупках
Для компаний с бессистемными и неэффективными закупками планирование стоит вводить с аудита действующей системы. В идеале, проанализировать хозяйственную деятельность предприятия и регламенты о закупках должна сторонняя независимая организация. Итогом аудита должен стать актуализированный документ-регламент закупочной деятельности компании — «Положение о закупках». Помимо общих принципов, он объясняет используемые в закупках процедуры, регламентирует формы и порядок их проведения.
Определите потребности подразделений компании и бюджет закупок
Проанализируйте работу всех отделов компании и узнайте потребности в товарах и услугах, определите их объем и технические характеристики. Оцените рынок и выясните среднюю стоимость товаров и услуг, чтобы отразить в плане закупок стартовую цену. Стартовая цена формируется по двум факторам — бюджету закупок и текущих условий рынка. Чтобы исключить формирование бюджета закупок с заведомо завышенными ценами, рекомендуем ввести в штат сотрудника-контролера. Он должен в целом проверять правильность проведения закупок на разных этапах. Бюджет закупок в крупных компаниях обычно формирует отдел снабжения, в малом бизнесе — подразделение-заказчик, в микробизнесе — директор, его помощник или бухгалтерия.
Сформируйте годовой план закупок
План закупки товаров, работ и услуг — информационная база для всех участников закупочной деятельности. В плане нужно указать:
— сроки проведения закупки и ее предмет,
— объемы закупки,
— начальные максимальные цены,
— способ закупки, сроки и адрес поставки.
План желательно формировать на полгода-год. Годовой план и «Положение о закупках» можно разместить на сайте организации или электронной торговой площадки, на которой компания проводит закупки.
Контролируйте эффективность планирования
Чтобы понять, насколько корректно был составлен план, проверьте его выполнение. Если план выполнен на 85% и выше — он был хорошо составлен. Если меньше, выясните и проанализируйте причины, чтобы следующий план был эффективнее. Планирование делает закупочный процесс более прозрачным, минимизирует финансовые потери и помогает экономить бюджет. К примеру, на электронной торговой площадке ONLINECONTRACT средняя экономия компаний на коммерческих закупках составляет 17%. В следующем выпуске «Школы закупок» мы расскажем, как выбрать форму и способ закупки.
Чтобы получить больше информации об организации и проведении закупок, переходите на сайт onlinecontract.ru или звоните: 8 (800) 555-39-39 или 8 (843) 2-696-696.