Расчет численности персонала
- непростая задача. Чтобы хорошо разбираться в теме, полезно почитать литературу по экономике и нормированию труда, но, если у вас нет на это времени, можно для начала в общих чертах познакомиться с несколькими принципами расчета численности персонала, применение большинства которых основано на "классической" теории нормирования труда. Чтобы не пугать вас сложными формулами, проиллюстрирую применение принципов наглядными примерами.
Принцип 1. Для точного расчета численности необходимо определить трудозатраты на выполнение работы
Работа архитектора и художника, дизайнера и программиста, бухгалтера и инженера, токаря и электрика, грузчика и кладовщика измеряется количеством затраченных на ее выполнение рабочих дней, часов или минут. Для определения трудозатрат необходимо подсчитать количество выполняемых работником однотипных операций и умножить их на усредненное количество времени на выполнение одной операции - норму времени. Процедуру повторить для всех операций, которые будет выполнять работник.
Пример: рабочий должен изготовить 100 изделий типа А и 200 изделий типа B. Норма времени на изготовление изделия А - 0,5 часа, норма времени на изготовление изделия типа B - 1 час. Трудозатраты на изготовление партии изделий А и В рассчитываются следующим образом: 100*0,5+200*1=250 часов.
Как на основе полученных данных рассчитать численность - см. Принцип 2.
Курс "Экономист по труду и заработной плате"
Принцип 2. Количество штатных единиц рассчитывается как отношение трудозатрат к фонду рабочего времени одного работника
Универсальная формула для расчета численности работников выглядит следующим образом - трудозатраты на определенный объем работы/фонд рабочего времени за период, в течение которого эта работа должна быть выполнена.
Пример. Трудозатраты составляют 250 часов, нам нужно рассчитать, сколько работников выполнят ее за неделю при условии, что фонд рабочего времени каждого из них составляет 40 часов/в неделю. Расчет будет выглядеть так - 250/40=6,25. Если мы хотим выполнить указанный объем работы за неделю, нам потребуется 6,25 штатных единиц.
Принцип 3. Расчет численности персонала предполагает использование усредненных норм
Работники выполняют работу с разной скоростью - кто-то быстрее, кто-то медленнее. Устанавливать норму по лучшему или по худшему работнику некорректно. Оптимальным является определение нормы по "среднеуспешному" сотруднику. Если есть данные о процентах выработки нескольких работников, значением "среднеуспешности" будет среднеарифметическое между максимальной выработкой в выборке и средним арифметическим выработки всех работников. При этом неважно, какая норма фигурирует в ваших расчетах - норма времени, норма выработки, норма обслуживания, норма численности или нормированное задание.
Принцип 4. Если присутствие на рабочем месте важнее объема работы, трудозатраты приравниваем к количеству часов по графику работы
Это просто - рассчитываем количество рабочих часов, которое должно быть отработано и делим его на фонд рабочего времени за период.
Пример. Если нужно рассчитать количество охранников, работающих на одном рабочем месте круглосуточно 365 дней в году, то количество часов, которые должны быть отработаны, рассчитываем по формуле 365*24 =8760 часов. Для расчета численности используем количество рабочих часов при 40-часовой рабочей неделе за год (1970), взятое из производственного календаря. Расчет численности будет выглядеть следующим образом - 8760/1970=4,4 штатных единиц.
Курс "Менеджер по персоналу - задачи и решения"
Принцип 5. При расчете численности учитываем перерывы в работе и неоднородность рабочего времени
Рабочее время включает в себя несколько видов рабочего времени - подготовительно-заключительное, время обслуживания рабочего места и оперативное время, а также перерывы, которые входят в рабочее время - перерывы на отдых и личные надобности и технологические перерывы. Из этого следует, что, рассчитывая объем работы, который работник может выполнить в рабочее время, нужно учитывать неоднородность рабочего времени. Рабочее время тратится и на подготовку рабочего места и получение задания, и на выполнение случайной и непроизводительной работы - исправление ошибок, сбор недостающей информации, решение внеплановых задач. Соответственно, рассчитывать численность персонала нужно с учетом того, каким фондом рабочего времени располагает работник за вычетом всех плановых и неплановых потерь.
Пример. По вашим расчетам, один оператор колл-центра, работающий 8 часов в день, может принять 200 звонков в день. Но при анализе рабочего времени оказалось, что прием звонков (оперативное время) занимает у него лишь 50% рабочего времени - остальное время занимает подготовительно-заключительное время, обслуживание рабочего места и перерывы. В этом случае для приема 200 звонков вам потребуется не одна, а две штатные единицы.
Принцип 6. При расчете численности по необходимости используем "коэффициент невыходов"
Пример. Если вы решите нанять 12 водителей на 12 автобусов, рассчитывая, что все 12 автобусов будут на линии, это будет ошибкой. Одна машина всегда будет простаивать, потому что на работе в лучшем случае одновременно будут находиться одиннадцать водителей - право на ежегодный отпуск никто не отменял. Для корректного расчета численности имеет смысл применить "коэффициент невыходов", равный 1,12. 12*1,12=13,4 штатных единиц. Вывод - в штате должно быть как минимум 13 водителей.
Использованный в примере коэффициент невыходов мы рассчитали, учитывая, что 28 дней отпуска в год на одного сотрудника - это 1/12 (0,08) от годового фонда рабочего времени, кроме отпуска учли потери из-за временной нетрудоспособности, которые заложили в количестве 2 недель в год - это 1/24 (0,04) годового фонда рабочего времени. По статистике коэффициент невыходов работников вашей компании может оказаться больше или меньше 1,12, или вы можете вообще не использовать его для расчета, если отсутствие вашего сотрудника на работе в период отпуска, болезни или по другим причинам некритично.
Курс "Директор по персоналу и организационному развитию"
Принцип 7. При расчете численности по необходимости используем коэффициент, учитывающий ожидаемую производительность труда
Математическая зависимость численности от производительности труда проста - чем выше производительность труда, тем меньше требуется работников на выполнение определенного объема работы, и наоборот - чем ниже производительность труда, тем больше работников придется нанять. Повышающий или понижающий коэффициент, используемый для расчета, рассчитывается как отношение 100% к плановому объему выработки. Если мы ожидаем, что выработка составит 115%, то расчет коэффициента будет выглядеть как 100/115=0,87.
Пример. Для выполнения определенного объема работы вам необходимо 10 работников. Но вы уверены, что производительность их труда превысит плановую на 115%. В этом случае необходимую численность вы рассчитаете следующим образом: 10/1,15=8,7 штатных единиц.
Принцип 8. Оптимальной считаем загруженность работников в диапазоне от 85% до 115%
Под загруженностью можно понимать отношение объема работы, выполняемого работником, к фонду рабочего времени. Эта же цифра отражает количество штатных единиц на выполнение определенного объема работы.
Пример. Выполнение производственного задания занимает у рабочего 156 часов в месяц при фонде рабочего времени 168 часов в месяц. Его загруженность составляет 156/168=93%
Работы может быть больше или меньше, добиться равномерной 100%-ной загруженности добиться удается не всегда. Логично предположить, что при колебаниях загруженности в диапазоне 85-115% среднемесячная загруженность должна составить 100%. Следуя этой логике, говорить о введении дополнительной штатной единицы можно, если загруженность превышает 115%. Важно учитывать, что работа со 115-процентной нагрузкой допустима тогда, когда организация и специфика производство позволяет компенсировать "перегрузку" повышением производительности и интенсивности труда. Если все рабочие операции жестко нормированы по времени, "поднапрячься" не получится. Тогда даже если ваши сотрудники готовы работать сверхурочно, загрузить их больше, чем на 106% от годового фонда рабочего времени не получится - Трудовой Кодекс запрещает переработку свыше 120 часов в год. Подробнее о загруженности читайте в статье Что такое загруженность работника, как ее рассчитать и оценить.
Принцип 9. Численность рассчитываем на определенный объем работы
Если объем работы отличается ввиду сезонности, по сменам (ночная-дневная) или даже по дням недели (пятница — затишье, понедельник — аврал) это должно быть обязательно учтено в расчете. Если это не учитывать, работники либо будут перегружены, либо будут простаивать.
Принцип 10. Точность расчета численности персонала определяется задачей, которую нужно решить
Если вам нужно рассчитать численность подразделения, в котором трудится несколько тысяч работников, возможно, стоит тратить время на разработку норм, используя такие трудоемкие методы нормирования труда, как хронометраж и фотографию рабочего дня. Но это длительная и сложная работа, которая займет несколько месяцев без гарантии того, что ее результат окупится после внедрения норм. Зачастую для того, чтобы обосновать численность подразделения, достаточно представить расчет, в котором будут использоваться нормы, полученные суммарными методами нормирования, в частности, экспертным методом, применение которого позволяет использовать для расчета Калькулятор для расчета численности.
Принцип 11. До расчета численности исключаем потери рабочего времени
Потери рабочего времени могут возникать из-за нарушений трудовой дисциплины и недостатков в организации работы - опозданий и ранних уходов с работы, простоев, нерациональной организации труда и т. д. Для корректного расчета численности потери должны быть исключены из фонда рабочего времени.
Принцип 12. Для расчета норм для специалистов и руководителей имеет смысл использовать экспертный метод
Самая распространенная формула для расчета нормы экспертным методом выглядит следующим образом - H=(3*Тmin + 2Тmax)/5, где Тmin, и Тmax — минимальное и максимальное значение нормы по мнению эксперта или группы экспертов. Полученное значение будет точнее, чем среднее арифметическое.
В заключение
Если вы освоили этот материал, такая задача, как расчет численности персонала, вам уже не страшна, и вы сможете пользоваться Калькулятором для расчета численности и загруженности персонала версии 3.0 - он работает на перечисленных выше принципах. Полезно также разобраться в том, Что такое загруженность работника, как ее рассчитать и оценить - это существенно упростит вам понимание того, как интерпретировать получаемые при расчете численности данные.
Применение методов математического моделирования, которые также можно использовать для расчета численности, а также детали применения на практике рассмотренных выше принципов обязательно рассмотрю в отдельных статьях.
Всем удачного дня!
