Рассмотрим на примере компании eSputnik как создать эффективную e-mail — кампанию и автоматизировать сбор контактов по случаю крупного мероприятия.
Компания 7days2go занимается разработкой сайтов, а также помогает стартапам с коммуникационной стратегией. Каждый год 7days2go приглашает принять участие в Here2Start Fest, мероприятии для предпринимателей, желающих начать свой бизнес в Нидерландах.
В этой статье — практический пример того, как грамотно и эффективно вести e-mail — кампанию, приуроченную к крупному мероприятию. Как автоматизировать рассылку на всех этапах и получить максимум открытий и кликов, а также заполнений форм.
Задача
Компании 7days2go была необходима помощь в разработке и поддержке канала электронной почты. Команда менеджеров была занята другими задачами и не могла справиться со сложным почтовым сервисом, который использовался на тот момент. Помочь пригласили компанию eSputnik, основной задачей которой стало повышение посещаемости предстоящего Here2Start Fest через канал электронной почты.
Ключевые задачи состояли в том, чтобы:
- привлекать участников и продавать билеты;
- автоматизировать кампании и управлять базой контактов; стимулировать регистрацию новых участников;
- обеспечить информационную поддержку на протяжении всего мероприятия.
Кроме того, необходимо было оперативно научить маркетологов 7days2go работать в системе eSputnik и автоматизировать маркетинговые стратегии.
Команда eSputnik взялась за проект за 2,5 недели до мероприятия и должна была действовать быстро.
Решение задачи
Для приглашений на мероприятия была использована существующая база контактов.
Были созданы два электронных письма о предстоящем событии на основе фирменного стиля веб-сайта: электронное письмо с приглашением на мероприятие и напоминание с таймером обратного отсчета.
Результаты рассылки показали, что коэффициент открытия второго письма с напоминанием увеличился на 33,8%, а коэффициент кликов - на 22,2% по сравнению с первым письмом.
Был интегрирован сервис по продаже билетов Eventbrite через Zapier для рассылки писем по электронной почте для тех, кто уже приобрел билеты и точно будет участвовать в мероприятии.
Каждый раз, когда покупка совершалась на Eventbrite, eSputnik получал одно из следующих уведомлений:
- Here2Start_Launch (Короткая программа);
- Here2Start_Day_Program (Программа на весь день).
На основе полученного события контакты добавлялись в базу и распределялись по двум этим сегментам.
За день до мероприятия
Было подготовлено письмо «Как добраться до места проведения» и отправлено за день до мероприятия всем, кто купил билеты.
Письмо содержало следующую важную информацию:
- как найти место проведения мероприятия;
- как связаться с организаторами в случае затруднений или вопросов;
- какие докладчики будут участвовать;
- сколько времени осталось до начала мероприятия.
В день мероприятия
Чтобы собрать контакты всех участников мероприятия (партнеров, волонтеров, спонсоров), маркетологи связали учетную запись eSputnik с клиентской базой Hubspot CRM через Zapier.
В день мероприятия всем участникам были отправлены электронные письма с приглашением присоединиться к сообществу Here2Start.
Клиенты, которые посетили дневную программу, получили электронное письмо в 5 часов вечера, а те, кто присутствовал на вечерней программе, получили его в 20:30.
Кнопка (CTA) «Присоединяйтесь к нам сейчас» пересылала участнику регистрационную форму TypeForm в виде интерактивного опроса со следующими вопросами:
1. Ваше имя
2. Ваш адрес электронной почты.
3. Если вы уже управляете компанией, как она называется?
4. Мы хотим услышать о ваших крутых идеях! Пожалуйста, поделитесь своим номером телефона.
5. Кто Вы? ✓Предприниматель ✓Студент; ✓Партнер; ✓ Alumnus (Выпускники голландских высших шкл); ✓Спонсор; ✓Другое
6. Как вы можете поддержать международных предпринимателей из Нидерландов? (Любой вклад имеет значение, от идей до продуктов и услуг).
После мероприятия
Чтобы поприветствовать и поблагодарить новых участников сообщества, было создано специальное письмо, которое было отправлено в ответ на подтверждение контакта. В письме содержалось приветствие, приглашение в закрытую группу в социальной сети, а также предложение присоединиться к предстоящему событию.
Результаты
В течение 3 недель:
- Была создана клиентская учетная запись в системе eSputnik и интегрирована с сервисом по продаже билетов Eventbrite через Zapier.
- Разосланы приглашения по действующей контактной базе. 50% контактов посетили мероприятие.
- Отправлено напоминание с приглашением контактам, которые не открыли первое электронное письмо, что повысило коэффициент открытия на 33% и количество кликов на 22%.
- Заранее было разослано письмо с подробной информацией о мероприятии по участникам.
- Было отправлено письмо с благодарностью за участие и просьбой подписаться на рассылку.
- Откликнулись 50% участников.
- Осуществлена связка TypeForm через Zapier, что позволяет автоматически собирать и сегментировать клиентов.
- Отправлено приветственное письмо для новых подписчиков с приглашениями на следующее мероприятие.