Расходы - почему их сложно учитывать в реальном бизнесе
Финансовый результат бизнеса определить просто – нужно из доходов вычесть расходы. Положительный результат – прибыль, отрицательная – убыток. Но легкость расчетов исчезает, когда из теории мы перемещаемся в реальный бизнес.
Рассмотрим пример из кейса:
ИП Иванов И.И. продает кофе через сайт частным клиентам и по контрактам в городские торговые сети. Предприниматель решает подсчитать свою прибыль и составляет простую таблицу в Excel.
Расчеты показывают 120 тыс. руб. убытка. Бизнес получается немного убыточным и надо что-то с этим делать, исправлять ситуацию. Но как? В первую очередь правильно распределить расходы, т.к. в текущем варианте есть ошибка.
Формула расчета чистой прибыли:
Чистая прибыль = Выручка – Операционные расходы – Проценты по кредитам – Амортизация – налоги.
Иванов при расчете выручки включил в нее не только суммы продаж через сайт и оплату за отгруженный кофе, но и величину предоплаты. Это не верно, т.к. деньги на счет фирмы пришли, а сам товар Покупателю не отправили.
В текущем варианте в расходы Предприниматель записал постоянные, переменные расходы, а также то, что расходами не является.
Постоянные расходы – не зависят от объема производства. В данном случае к ним относятся коммунальные расходы и стоимость аренды.
Переменные расходы зависят от объема производства. В примере – это затраты на закупку сырья и заработная плата продавцов, т.к. она не фиксированная и зависит от объема продаж.
Операционные расходы необходимы для текущей деятельности фирмы, включают постоянные и переменные расходы.
Распределим наши расходы за месяц:
Первоначальный размер арендных платежей в 700 000 рублей в год разбили на ежемесячные платежи: 700 000 : 12 = 58 333 (руб.)
ИП Иванов И.И. работает по упрощенной системе налогообложения и платит только один налог – 6% с выручки.
850 000 *6% : 12= 4 250 руб.
В результате корректировки расчетов получаем правильную таблицу для определения ежемесячной чистой прибыли:
В нашем случае чистая прибыль за месяц составила 432 550 рублей. В отличие от первоначального расчета бизнес оказался прибыльным.
В малом и среднем бизнесе, где отсутствует сквозная аналитика вести самостоятельные подсчеты расходов и дохода за месяц непросто. Велик риск того, что предприниматель неправильно распределит статьи затрат и получит ошибку в расчетах. Хорошо, если как в данном примере реальная прибыль превратится в убытки на бумаге, а если наоборот? На помощь приходят сервисы автоматического учета финансов (ссылка на сайт Vexel)
Три самых распространенных ошибки при сокращении затрат
Опытные бизнесмены рассматривают расходы не с позиции большие они или маленькие, а с позиции их необходимости и результативности.
Сокращение – первое, о чем задумывается начинающий предприниматель, когда ему не хватает средств. Резать косты – лозунг, пришедший из крупных корпораций знаком многим. Но как сократить расходы правильно и не допустить критических ошибок, которые приведут к закрытию бизнеса.
ТОП 3 классических ошибок при сокращении затрат:
1. Сокращение в кризис.
Предприниматель задумывается о сокращении затрат тогда, когда ему не хватает денег для текущих операций: оплату поставщиков, выплат по кредитам и т.д. Приходит осознание о том, что расходы велики и надо их сократить. Разумнее заранее контролировать затраты, руководствуясь простым правилом:
Сокращаем все то без чего компания может прекрасно обойтись
Для этого требуется всего лишь заниматься планомерным учетом затрат и контролем за ними.
2. Отказываемся от инвестиций.
Инвестиции сокращать легко – их просто посчитать, они не приносят прибыли. Отказываясь от инвестиций, предприниматель сокращает расходы и получает рост операционной прибыли.
Почему это ошибка? Предприниматель – не наемный менеджер, зарплата которого зависит от финансовых результатов месяца или квартала, предпринимателю важно долгосрочное развитие бизнеса и получение прибыли не только сейчас, но и завтра. А без инвестиций будущие прибыли становятся под вопросом. Отказ от инвестиций – это приоритет текущих операционных задач над стратегическими.
3. Экономим на рекламе и маркетинге.
Сокращение расходов на рекламу и маркетинг – вторые по популярности. Затраты на рекламу и маркетинг легко подсчитать, а результаты от них трудно определить. Поэтому частое решение – сохраняем отдел продаж, а маркетинг и рекламу урезаем. В итоге через 1-3 месяца у отдела продаж падает трафик, им некому продавать, т.к. новых клиентов нет.
Как правильно сократить затраты и не потерять бизнес
Оптимизируя расходы нужно отойти от их бухгалтерской трактовки и понимания под ними только денежных затрат. Расходы – любые ресурсы, которые предприниматель и его сотрудники тратят неэффективно и не на решение рабочих задач.
Для этого проводится аудит – составляем структуру затрат за прошлый отчетный период. Выделяем сопутствующие расходы, которые никак не влияют на процесс продаж. Например – зарплата персонала на окладе, арендная плата, налоговые платежи, закупка канцтоваров и т.д. По каждой из позиции думаем, как ее оптимизировать. Например, переводим бухгалтера на аутсорс. Даже при равной стоимости бухгалтера в штате и на аутсорсе, во втором случае мы экономим на отчислениях в Пенсионный фонд и медицинском страховании, а это до 30% от заработной платы.
Берем расходы, влияющие на процесс продаж – в первую очередь маркетинг, который обеспечивает трафик. Меняем цель маркетологам с привлечения новых клиентов на удержание текущих. По статистике привлечение новых клиентов в 5 раз дороже, чем удержание и работа с существующими.
Как понять, что действия правильные? Мониторим выручку и расходы:
- выручка должна расти;
- расходы - сокращаться.
Для этого требуется отслеживать финансовые показатели бизнеса.
Удобнее всего делать это с помощью специализированного сервиса Vexel. Он хранит все данные о расходах, а также благодаря встроенными алгоритмам правильно рассчитает выручку, чистую прибыль. Результаты расчетов будут доступны предпринимателю в виде удобных и понятных графиков и диаграмм.