Деловое письмо – неотъемлемая часть работы представителей разных сфер бизнеса. Именно такого рода переписка позволяет договориться о взаимовыгодном сотрудничестве, решать коммерческие вопросы наиболее быстро и, конечно, поддерживать хорошие партнерские отношения. Но только на первый взгляд кажется, что написать деловое письмо просто, на самом деле это далеко не так.
Прежде чем приступить к написанию подобного письма нужно решить какова его главная цель или, проще говоря, что вы хотите донести до адресата: желаете выразить благодарность, предложить сотрудничество или поздравить с праздником. Одним словом, оно должно быть емким, грамотным и конечно быть составленным по всем необходимым правилам.
Виды деловых писем с примерами
Существуют основные правила написания деловых писем, например, в шапке всегда должен указываться получатель, в левом верхнем углу – дата отправки.
Чаще всего для подобного письма используется шрифт Times New Roman с 12, 14 размером и одинарным интервалом. Правила то едины, а вот деловые письма бывают самые разные. Перечислим основные:
Уже из названия становится понятно, что оно написано для того, чтобы подтвердить выполнение обязательств со своей стороны. Например: Просим вас отгрузить товар 25 мая. Оплату гарантируем произвести до 24 мая.
Такое письмо отправляется адресату со слов «Просим». Это может быть просьба о повторной отправке каких-либо документов, коммерческих предложений и т.д.
Чаще всего используется для запроса уточняющей информации при взаимодействии между компаниями, еще не заключившими договор о сотрудничестве.
При помощи такого письма, компания может пригласить на конференцию, выставку.
Его цель – сделать привлекательное предложение и приобрести новых партнеров для продажи своих товаров и услуг.
Используется, чтобы напомнить о том, что адресат нарушил сроки, имеет какой-то долг и т.п.
Подобные письма чаще всего отправляются, если у компании произошли какие-то изменения, например смена реквизитов.
Это самое популярное письмо, когда одна компания предлагает свой товар/услуги другой с определенными условиями.
Оно представляет собой способ донести свою проблему до правоохранительных, административных и других ответственных органов, когда адресат отказывается исправить свое нарушение или возместить причиненный ущерб.
Это письмо напротив направлено на решение проблемы в досудебном порядке и содержит требования к адресату.
Письмо уведомляет другую сторону о том, что обязательства были выполнены некачественно.
Письма также могут делиться:
- на обычные и циркулярные (от одного адресанта нескольким получателям);
- регламентированные (используются в стандартных экономических ситуациях, составляются по определенному образцу);
- нерегламентированные (которые пишутся в свободной форме).