1. Подготовьте информацию о закупке
Изучите рынок и сроки, которые могут предоставить поставщики. Некоторые товары и услуги заказчик просто не сможет получить оперативно из-за технологического процесса. Определите сроки закупки и укажите время, когда вы начинаете и заканчиваете принимать предложения. Указывать начальную максимальную цену закупаемых товаров или услуг необязательно, но такой тендер может не заинтересовать или отпугнуть участников. Крупные тендеры разбейте на лоты, мелкие — объедините в одну закупку. Например, канцтовары можно закупать не на месяц или квартал, а на год, установив удобный график поставки. Перед публикацией заявки у заказчика должен быть готов проект договора, который планируется заключить по итогам закупки. В документе необходимо прописать и особые условия — например, предоставление образцов материалов, графических файлов и др. После того как заказчик собрал, проанализировал информацию о рынке и оформил ее в документацию, закупку можно публиковать в открытых источниках.
2. Разместите закупку на ЭТП
Тендер на площадке лучше разместить за 5-10 рабочих дней до дня окончания приема предложений — у участников будет время изучить документацию и подготовить предложение. Публикуя тендер на площадке, отразите подробные требования к предмету закупки, а ее характеристики опишите в спецификации. ONLINECONTRACT позволяет разместить тендер в профильной рубрике — так поставщики легче найдут закупку. Публикация четких критериев и порядка оценки предложений позволит участникам понять, соответствует ли их заявка требованиям заказчика.
Оперативная связь с ЭТП — это один из ключевых факторов выбора площадки. Персональный менеджер, которого ONLINECONTRACT предоставляет каждому клиенту, проверит информацию в тендере перед публикацией на площадке. Если заявка оформлена некорректно, заказчик получит рекомендации ЭТП. Если документация в порядке, тендер публикуется и становится доступным участникам.
3. Отвечайте на вопросы участников
После размещения тендера заказчик может изменить условия закупки. Об изменениях необходимо оповестить участников и продлить прием предложений. Потенциальные поставщики могут обратиться к заказчику за разъяснениями и с вопросами по документации, но прямое общение заказчика и участника вне площадки во время закупки запрещено. На ЭТП ONLINECONTRACT можно задавать вопросы по тендеру через форму обратной связи — ответы увидят все участники закупки.
4. Выберите конкурентного поставщика
Выбор поставщика зависит от процедуры. Победителя в сфере госзакупок и закупок компаний с госучастием заказчик определяет в рамках требований федеральных законов — 44-ФЗ и 223-ФЗ. Законодательно закрепленных критериев для коммерческих заказчиков нет; руководствоваться можно требованиями 135-ФЗ «О защите конкуренции», главное из которых — запрет на любое ограничение конкуренции.
Выбрать поставщика по итогам коммерческой закупки помогут несколько критериев.
Стоимостные и нестоимостные критерии. К первым относятся:
- цена контракта;
- расходы на эксплуатацию и ремонт товаров, использование результатов работ;
- стоимость жизненного цикла товара;
- предложение о сумме расходов заказчика по сервисному контракту.
Ко вторым можно отнести качественные, функциональные и экологические характеристики объекта закупки и квалификацию участников.
Отборочные и оценочные критерии. К отборочным относятся критерии, которые не оцениваются, а являются обязательными для всех участников закупки. В оценочных критериях можно использовать формулы с расчетом баллов, процентов и другие расчеты. Подробнее о выборе победителя мы расскажем в следующем выпуске «Школы закупок».
5. Проанализируйте прозрачность закупок в компании
Собственники и контролеры могут проверить, корректно ли проводятся закупки в самой компании. Ориентироваться здесь можно на несколько показателей.
Проверьте среднее количество участников на лот. Минимальное количество участников — три, если речь не идет об узкой нише, где мало игроков. Оптимальное количество участников — больше пяти. Этот показатель важен, так как демонстрирует не только качество работы ответственных сотрудников, но и всей системы закупок в компании.
Оцените экономию от закупочных процедур. Среднее снижение цены закупок на ЭТП ONLINECONTRACT составляет 18% по итогам первого полугодия 2018 года.
Проверьте долю конкурентных процедур в общем числе закупок компании. Здесь действует закон Парето: 20% усилий приносят 80% результата. Наибольшее поле для экономии ищите в 20% статей бюджета, которые обычно составляют 80% от его суммы. Именно этим затратам и следует уделить особое внимание и обозначить границу стоимости, выше которой все закупки должны проводиться на электронной торговой площадке.
Чтобы получить больше информации об организации и проведении закупок, переходите на сайт onlinecontract.ru или звоните: 8 (800) 555-39-39 или 8 (843) 2-696-696.