Жаклин Уитмор, редактор издания для предпринимателей «Entrepreneur», написала материал, в котором перечислила несколько правил по ведению переписки с партнерами по бизнесу посредством SMS и мессенджеров.
Уитмор уверена, что текстовые сообщения являются наиболее «скоростным» средством бизнес-коммуникаций - они быстрее эл. почты и гораздо удобнее звонка по телефону. Тем не менее, по мнению редактора «Entrepreneur», все плюсы сообщений не делают их идеальным выбором на все случаи жизни. Для того, чтобы пользоваться этим средством общения наиболее эффективным образом, она предложила пять правил для обмена мгновенными сообщениями.
1️⃣ Главное - позитив
Текст можно легко интерпретировать не так, как того ожидает автор. Это работает и для e-mail, и для мгновенных сообщений. Часто при подобной переписке отправитель может показаться грубым из-за коротких фраз. Поэтому Уитмор советует их избегать и излагать мысли полными предложениями, добавляя в них позитивные слова вроде «пожалуйста» и «спасибо».
Если переписка ведётся с коллегой или партнёром по бизнесу, перед отправкой сообщения стоит прочитать его снова, чтобы избежать опечаток, которые могут быть неправильно поняты и скорректировать тон послания.
2️⃣ Нет серьезным темам
Жаклин Уитмор говорит, что нормальный человек не станет рвать отношения с девушкой посредством SMS и аналогичный подход должен применяться к бизнес-коммуникациям.
Редактор «Entrepreneur» предостерегает предпринимателей от того, чтобы увольнять людей через мгновенные сообщения или критиковать кого-то таким образом. По её мнению, любой серьезный диалог должен происходить в режиме личной встречи. Реальное общение имеет ряд преимуществ перед текстовым - например, мимика и тон голоса человека могут многое сказать о его настроении - что гарантирует более высокий уровень взаимопонимания.
3️⃣ Не стоит сокращать каждое слово
Стиль, при котором используется большое количество сокращений, исторически прижился в переписке короткими сообщениями. Тем не менее, помимо всем известных сокращений вроде LOL ('laugh out loud') или OK, есть и целый ряд менее очевидных для большинства людей.
Поэтому Уитмор советует не злоупотреблять сокращениями при общении с коллегами, клиентами или партнерами по бизнесу, а потратить лишние секунды на то, чтобы набрать нужное слово целиком. Сообщение должно доносить мысль чётко и и понятно, не нужно вводить людей в заблуждение незнакомыми им аббревиатурами.
4️⃣ Нельзя отменять встречи через сообщения
Уитмор уверена, что существует тысяча причин на то, чтобы пропустить сообщение в чате или не увидеть SMS. Поэтому при обсуждении серьёзных и важных вещей, вроде переноса времени или полной отмены встречи, на этот метод коммуникации полагаться нельзя.
Подобные темы должны обсуждаться по телефону, только так у собеседников будет возможность донести информацию и получить полную уверенность в том, что все поняли друг друга.
5️⃣ Аккуратность при использовании автокорректора
Смартфоны могут быть чересчур умными. Часто автокорректор автоматически заменяет набранное слово на, как ему кажется, более подходящее - на самом же деле, замена может совсем не соответствовать смыслу сообщения. Аналогично, Жаклин Уитмор советует соблюдать осторожность при использовании функций распознавания голоса в текст - иногда динамик телефона может уловить посторонние звуки, например беседу на фоне и записать в текстовом виде именно её, а не то, что Вы сказали.