По работе я постоянно сталкиваюсь с тем, что предприниматели слишком часто снимают деньги со счёта или карты.
В статье я расскажу, как это может навредить бизнесу, какие лимиты учитывать при наличных расчётах и какие документы оформлять, чтобы подтвердить банку законность операций. А также как лучше заменить наличные расчёты в бизнесе и снимать крупные суммы на личные расходы, если вы ИП.
Лейля Хасаншина
Руководитель и основатель бухгалтерской компании ООО «Хелп»
Что привлечёт внимание банка при снятии наличных
Банки обязаны контролировать операции по снятию наличных с расчётных счетов и банковских карт ИП и ООО. Это предусмотрено законом № 115-ФЗ от 07.08.2001 г.
Внимание сотрудников банка привлечёт:
- если со счёта постоянно снимают крупные суммы
- и объём снятия наличных — более 80% от оборота по счёту.
Такие операции расценят как сомнительные.
Какие последствия, если банк посчитал снятие наличных подозрительным
Если сотрудники банка расценят операции по снятию наличных как сомнительные, они могут:
- Приостановить эту операцию. Т.е. вы не сможете снять деньги, пока не подтвердите цель обналичивания средств со счёта.
- Попросить вас предоставить документы, которые подтвердят, что вы сняли или хотите снять наличные на бизнес-расходы (это касается ИП и ООО) или для личных целей (если вы ИП).
ИП могут снимать деньги на личные расходы. Но внимание сотрудников банка могут привлечь операции по крупным суммам. И тогда они могут попросить вас подтвердить эти расходы.
Если вы ИП и вам нужно снять деньги со счёта на крупную покупку
Лучше переведите деньги со счёта на личную карту. И снимайте наличные с этой карты. Так безопаснее и выгоднее (нет комиссии за снятие наличных). Такие переводы мне рекомендовали делать в службе безопасности моего банка.
- Заблокировать интернет-банк и карты, если вы не сможете доказать свои траты.
Если два раза в течение года банк заподозрил сомнительные операции по снятию наличных, он может закрыть счёт в одностороннем порядке, а другие банки могут отказать в открытии счёта.
Дело в том, что банк должен уведомить Росфинмониторинг, а тот сообщает Центробанку. ЦБ, в свою очередь, отправляет уведомление всем остальным банкам, что иметь дело с таким ИП или ООО рискованно — есть подозрение в отмывании доходов.
Как избежать рисков, связанных со снятием наличных
Снимать наличные деньги со счёта и карты вы можете. Например, на хозяйственные нужды или чтобы рассчитаться с поставщиком. Но чтобы избежать рисков и проверок банка, рекомендую вам следующее.
1. Переведите все расчёты с поставщиками в безналичную форму.
Если ваш поставщик настаивает на оплате наличными, то для вашего бизнеса такие сделки с высоким риском. Поставщик может не выполнить условия по договору, и привлечь его к ответственности будет сложнее. А банк и налоговая могут заинтересоваться крупными расчётами по вашим сделкам, которые прошли наличными деньгами.
Учитывайте при наличных расчётах с поставщиком два важных момента:
Сумма наличных расчётов по одному договору — не больше 100 тысяч рублей (пункт 4 Указания Банка России № 5348-У от 09.12.2019 г.).
Расчёты должны быть подтверждены документами.
В договоре с поставщиком должно быть условие об оплате наличными. И поставщик должен дать вам «закрывающие» документы — товарную и товарно-транспортную накладную, акт об оказании услуг, счёт-фактуру (если он работает с НДС) или универсальный передаточный документ. Кроме этого, на пищевые продукты — документы по пищевой безопасности: ветеринарные свидетельства, этикетки, сертификаты качества и т.д.
2. Выплачивайте зарплату сотрудникам на карты, для этого есть зарплатные проекты в банках.
Если у вас небольшое число сотрудников, посчитайте, что вам будет выгоднее по комиссии банка — открывать зарплатный проект или самостоятельно переводить зарплату на карты персонала.
Если выплачиваете зарплату наличными из выручки или снимаете деньги со счёта, то это должно подтверждаться документами:
- Условие о выплате зарплаты наличными можно прописать в трудовом договоре с сотрудником.
- При получении зарплаты сотрудник должен расписаться в её получении. Для этого можно использовать общую для всех сотрудников ведомость на выплату зарплаты или отдельные расходные кассовые ордера на каждого сотрудника (ссылки на формы этих документов я приведу дальше).
3. Оформите корпоративную карту и оплачивайте с неё закупки (например, продукты от поставщиков) и командировки. Такие карты вы можете выдавать сотрудникам, если они ведут расчёты с поставщиками или ездят в командировки.
Вы можете установить лимиты по корпоративным картам для сотрудников — больше какой суммы они не могут потратить, например, за неделю, месяц или другой период.
Использование корпоративных карт — частая практика, поскольку это законно, проще учитывать эти расходы и по таким операциям нет банковских комиссий, как при снятии наличных.
Важно! Не используйте корпоративные карты только для снятия наличных, совершайте с них покупки.
4. Доля снятия наличных денег в неделю не должна превышать следующий процент от оборота по счёту: 30% для ООО и 80% для ИП. Эти проценты называют в своих рекомендациях банки.
5. Снимайте до 600 тысяч рублей, так как операции на эту или большую сумму подлежат обязательному контролю по статье 6 закона 115-ФЗ.
Также учитывайте, что банк могут заинтересовать и суммы меньше 600 тысяч рублей, если они являются крупными для оборотов по вашим счетам и картам.
Обязательно храните документы, которые подтвердят, на что потрачены наличные деньги. Особенно это важно по крупным расходам.
6. Оперативно реагируйте на вопросы сотрудников банка, не игнорируйте их. Чем быстрее вы предоставите документы, объясняющие снятие наличных средств, тем больше шансов избежать блокировки счёта.
Какие документы надо оформить при снятии наличных и оплате наличными
Если у вас ООО, эти требования обязательны. Если вы ИП или относитесь к субъектам малого предпринимательства, для вас установлен особый порядок. Давайте разберёмся подробнее.
1. Вам надо установить лимит наличных денег, которые могут находиться у вас в кассе. Суммы выше этого лимита надо сдавать в банк.
Лимит можно не устанавливать, если:
- Вы являетесь ИП.
- У вас ООО, которое относится к субъектам малого предпринимательства. Проверить, входите ли вы в реестр малого бизнеса, можно через сервис на сайте налоговой службы.
2. Вам надо оформить бухгалтерские документы, если вы снимаете наличные со счёта или выдаёте их из кассы.
Все поступления наличных со счёта и их выдачу надо отражать в кассовой книге. Это не относится к операциям по онлайн-кассе. Например, когда принимаете от гостя оплату наличными или выдаёте сдачу.
Особый порядок для ИП: если вы работаете на упрощённой системе налогообложения, ЕНВД или патенте, то оформлять кассовые документы необязательно. Но если вы выдаёте зарплату или подотчётные суммы наличными, делать эти документы надо — сотрудники должны где-то расписаться, что получили деньги.
Ещё раз кратко, что важно знать про наличные расчёты
Наличные — не самый удобный и безопасный способ расчётов. Поэтому старайтесь проводить все операции безналично, через банковские счета и карты. Можно оформить корпоративные банковские карты, чтобы вы или сотрудники могли оплачивать покупки или другие расходы для заведения.
Если у вас были бизнес-расходы или личные покупки за счёт наличных, снятых со счёта или карты, храните документы по этим тратам. Особенно по крупным суммам — именно они привлекают внимание банка.
И если у сотрудников банка возникнут вопросы по вашим операциям с наличными, оперативно отвечайте на их запросы. Это поможет избежать блокировки операций или закрытия счёта.
Источник: quickresto.ru
Редактор: Виктория Царенкова