Кадровая политика - это формальные правила процессного подхода и руководящие принципы, которые предприятия устанавливают для найма, обучения, оценки и вознаграждения сотрудников. Эта политика, когда она организована и распространена в легко используемой форме, может помочь избежать многих недоразумений между работниками и работодателями относительно их прав и обязанностей на рабочем месте. Как новый владелец малого бизнеса, заманчиво сосредоточиться на проблемах бизнеса и отложить задачу разработки политики в области человеческих ресурсов.
Бизнес-аналитики
Все бизнес-аналитики и юристы по трудоустройству посоветуют новому владельцу бизнеса записать политику на бумаге, даже если она простая, составленная по типовой модели. Составление политик важно, чтобы всем было ясно, что это за политики, и что они применяются последовательно и справедливо во всей организации.
Более того, когда вопросы, касающиеся прав работника и политики компании, передаются в федеральные суды и суды штата, общепринятая практика заключается в том, что политика компании в области человеческих ресурсов, письменная или устная, является частью трудового договора между работником и компанией. Без четко прописанной политики компания находится в невыгодном положении.
Малые предприятия
Малые предприятия - и особенно стартапы - не могут позволить себе тратить драгоценное время и ресурсы на затяжные политические споры или потенциально дорогостоящие судебные процессы. Наличие кадровой политики с самого начала может помочь избежать этой ситуации. Владелец бизнеса, который тратит время на разработку разумной комплексной политики в области людских ресурсов, будет гораздо лучше подготовлен для достижения успеха в долгосрочной перспективе, чем владелец бизнеса, который имеет дело с каждым политическим решением по мере его возникновения.
Последний особый стиль, скорее всего, приведет к непоследовательным, неосведомленным и юридически сомнительным решениям, которые могут нанести вред процветающему бизнесу. Как утверждают многие консультанты по малому бизнесу, кадровые политики, которые применяются непоследовательно или основаны на неверных или неполных данных, почти неизбежно приведут к снижению морального духа работников, ухудшение лояльности сотрудников, и повышенная уязвимость к юридическим санкциям.
Применение политик
Чтобы обеспечить справедливое применение политик управления персоналом в процессном подходе, владельцы бизнеса и консультанты рекомендуют предприятиям малого бизнеса составлять и вести письменный отчет о своих политиках в отношении персонала и случаях, когда эти политики вступали в силу. Политика - это курс или принцип действия, принятый бизнесом или частным лицом.
В людских ресурсах часто обвиняют в слишком большом количестве политик. Но политики - это то, что удерживает всех на одной странице, поэтому для HR не нужно меньше политик. Реальная цель состоит в том, чтобы иметь эффективную политику. Существуют три основные причины существования политики.
Во-первых, они держат нас в соответствии. Если ожидаем, что будет какое-то действие, создадим политику, которая обеспечит его выполнение. Политика не столько механизм контроля, сколько напоминание. Во-вторых, политика удерживает в курсе происходящих тенденций. Хорошими примерами являются политики в социальных сетях или политики собственного устройства (или BYOD).
Наконец, политики - это способ информировать других. Политика может адресовать часто задаваемые вопросы. Когда организация рассматривает какую-то коммуникацию о процессе или задаче, она должна задать вопрос: «Означает ли это создание политики?»
Причины политики
Просмотрите причины, по которым существует политика, чтобы решить, является ли создание политики правильным решением. Если решение заключается в создании политики, потратьте некоторое время на изучение того, что следует учитывать в политике. Подумайте о вопросах, которые сотрудники задавали в прошлом или ожидаемые.
Например, компания, создающая политику отсутствия на работе, захочет ответить на общие вопросы, которые задают сотрудники (например, заметки врача, начисление заработной платы, страховка, возвращение на работу и т. д.). Цель политики заключается в предоставлении ответов и сокращении страх неизвестного. Используйте изображения, блок-схемы или деревья решений, чтобы передать, как работает процесс.
Письменные слова
Иногда, насколько думаем, что понимаем письменные слова, картина имеет больше смысла. Если это соответствует культуре, подумайте о создании «политик в отношении видео», которые позволят сотруднику слушать, как кто-то объясняет рекомендации. Одним из лучших примеров, которыми можно поделиться, является руководство по размещению сообщений.
Кроме того, это дерево решений, которое сообщает пользователям, когда отвечать, отслеживать или игнорировать комментарии в Интернете. Вместо написания многостраничной политики это визуальное руководство на один лист может ответить на вопросы.
Сотрудники могут разместить его на своей кубической стене для удобства пользования. Говоря об объяснении политик, имейте план сообщить политикам сотрудникам. Некоторые будут покрыты в ориентации. Другие будут охвачены менеджерами во время встреч персонала. А для новых политик потребуется план распространения и коммуникации.
Цель политики
Цель политики не в том, чтобы ее создать, а сохранить в тайне. Существует несколько способов общения и распространения политик. Одним из способов является использование мобильных приложений, таких как PeopleDoc, где сотрудники могут иметь доступ к информации о политике в любое время, когда им это необходимо.
Другой может быть приложения для хранения файлов, которые могут предоставить временное решение для хранения информации. Как только политика создана и сообщена, она должна оставаться актуальной. Изменения в законах будут вызывать обновления политики.
Процессный подход
Изменения в технологии процессного подхода могут потребовать исключения раздела в одной политике и добавления нового. Организациям следует составить расписание для регулярной проверки своих текущих политик, чтобы обеспечить соответствие и при необходимости обновлять. Например, если воспользуемся примером отсутствия в отпуске, упомянутым выше, при пересмотре политики может возникнуть необходимость обсудить такие темы, как рассылка подарков на выздоровление или поздравление сотрудникам в отпуске или предоставление перерывов кормящим матерям. Результаты хорошо продуманной политики рынок. Сотрудники не обязательно хотят приходить в отдел кадров или к своему менеджеру за ответами на все мелочи.
Но они хотят ответов. Наша работа заключается в том, чтобы научить сотрудников быть политическими «навигаторами». Когда сотрудники приходят с вопросами, хорошей новостью является то, что они будут действительно хорошими вопросами, потому что они сделали свою домашнюю работу. Именно тогда компании знают, что политика эффективна. Когда сотрудники получают ответы, они проводят больше времени, сосредоточившись на своей работе.
Владельцы малого бизнеса
Владельцы малого бизнеса должны убедиться, что они решают следующие основные проблемы человеческих ресурсов при составлении своей кадровой политики:
· политика равных возможностей в сфере занятости;
· классификация сотрудников;
· рабочие дни, зарплаты и авансы;
· сверхурочная компенсация;
· периоды питания и перерывы;
· отчисления на заработную плату;
· правила отпуска;
· каникулы.
Больничные и личные отпуска (тяжелая утрата, присяжные, голосование и т. д.).
Шаблоны
Шаблоны, которые можно использовать для создания первого документа по политике процессного подхода в области людских ресурсов, доступны из многих источников. Два таких авторитетных источника, которые предоставляют информацию по всему спектру вопросов занятости, - это национальная ассоциация человеческих ресурсов и общество менеджеров по персоналу.
Поддержка веб-сайта
Каждый из них поддерживает веб-сайт с информацией об услугах, которые он предоставляет, и указывает на других авторитетных поставщиков услуг. Широкий спектр вопросов может быть решен в кадровой политике, в зависимости от характера рассматриваемого бизнеса.
Примеры таких вопросов включают в себя политику продвижения по службе; медицинские / стоматологические услуги, предоставляемые работникам; использование оборудования / ресурсов компании (доступ в интернет, личное использование факсимильных аппаратов и телефонов и т. д.); преемственность политики; сексуальное домогательство; токсикомания и / или тестирование на наркотики; курение; гибкое время и дистанционная политика; пенсионные планы, планы по разделению прибыли и пенсионные планы; возмещение затрат работника (на командировочные и другие расходы, связанные с ведением бизнеса компании); уход за детьми или пожилыми людьми; образовательная помощь; процедуры рассмотрения жалоб; конфиденциальность сотрудников; дресс-коды; стоянка; почта и доставка; и спонсорство развлекательных мероприятий.
Владельцы малого бизнеса
Владельцы малого бизнеса, которые подготовили и обновили правильную политику управления персоналом, указали несколько важных способов, которыми они способствуют успеху предприятий. Многие наблюдатели отмечают, что даже самые лучшие политики будут неэффективными, если владельцы бизнеса или менеджеры, на которых возложено управление этими политиками, будут небрежны или некомпетентны в этом. Но для тех предприятий, которые могут управлять своей кадровой политикой разумным и последовательным образом, преимущества могут быть получены в нескольких областях.
Хорошо написанное и тщательно продуманное руководство по кадровой политике может установить тон, который новый деловой человек желает поддерживать в своем бизнесе. Такая политика также служит для распространения информации о том, что сотрудники могут ожидать от компании, а также о том, что работодатель ожидает от сотрудников в отношении выполнения работы и поведения во время работы.
Формальные политики
Формальные политики процессного подхода могут быть полезны менеджерам и другому руководящему персоналу, которые сталкиваются с решениями о найме, продвижении по службе и вознаграждении людей, работающих под их руководством.
Продуманная и всесторонняя политика управления персоналом может сэкономить компаниям значительное количество времени на управление, которое затем может быть потрачено на другие виды коммерческой деятельности, такие как разработка новых продуктов, конкурентный анализ, маркетинговые кампании и т. д.
Члены юридических и деловых кругов
Члены юридических и деловых кругов согласны с тем, что организации могут многое сделать, чтобы отсечь правовые угрозы от недовольных нынешних или бывших сотрудников, просто создав и применяя справедливый и всеобъемлющий набор кадровых политик.
Компании, как правило, должны регулярно пересматривать действующую кадровую политику по мере роста компании и развития нормативно-правовой и бизнес-среды, в которой она работает. Однако перед лицом проблемы обновления кадровой политики для малых предприятий важно действовать осторожно. Например, если работник спрашивает владельца малого бизнеса, может ли он пообщаться из дома один день в неделю, владелец может посчитать запрос обоснованным, относительно безобидным.
Но даже незначительные изменения в кадровой политике могут иметь последствия, которые выходят далеко за рамки изначально видимых параметров запроса. Владельцы малого бизнеса должны признать, что изменения в кадровой политике могут, так или иначе, влиять на каждого человека в компании, включая владельца.
Предлагаемые изменения
Предлагаемые изменения следует тщательно изучить и проконсультировать с другими сотрудниками организации, которые могут распознать потенциальные ловушки, которые другие менеджеры или сама владелец бизнеса, возможно, не смогли обнаружить. После внесения изменений в политику их следует широко и эффективно распространять, с тем чтобы каждый сотрудник в рамках бизнеса всегда руководствовался одной и той же кадровой политикой.