В разъяснениях серьезных кадровых ведомств, агентств и служб содержатся рекомендации по переходу на электронные трудовые книжки. В том числе, описана очень сложная и объемная процедура уведомления всех сотрудников об изменениях в трудовом законодательстве (ст. 66.1 ТК РФ). В основном, это советы о ведении многочисленных реестров: реестра уведомлений, реестра заявлений, реестр заявлений должен содержать графу о том, какую именно трудовую выбрал работник - электронную или бумажную, а также о том, чтобы отказаться от первоначального выбора бумажной и перехода на электронную. Работник должен расписаться в реестре о получении уведомления.....Бабка за дедку, дедка за репку...
А ведь еще нужно подготовить на каждого работника именные уведомления в двух экземплярах, да еще 2 вида заявлений на выбор...
В итоге, если в организации больше 200 человек, представьте, какой это объем работы и сколько времени займет.
Предлагаю сделать все гораздо проще и быстрее расквитаться с этой работой.
1. Ведение реестров - это рекомендация, а не обязательное требование. Лишняя работа нам ни к чему. Поэтому просто подшиваем уведомления по порядковым номерам. Реестр с вас никто не спросит. А вот уведомления с датами - обязательно.
2. Напечатать уведомления лучше в программе 1С. Это гораздо быстрее, чем в Word: не надо вбивать ФИО работников в каждом новом уведомлении, не надо вводить порядковый номер. 1С все сделает за вас.
Для тех, кто мало знаком с программой:
выбираем вкладку КАДРЫ, ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ
Выбираем вкладку СОЗДАТЬ, затем ЗАЯВЛЕНИЯ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ СВЕДЕНИЙ О ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Далее - СОТРУДНИКА И ВИД ЗАЯВЛЕНИЯ
Выбирайте ведение бумажной трудовой книжки, чтобы потом не пришлось много исправлять. Как показывает практика, большинство выбирают именно бумажные трудовые.
Нажимаем кнопочку ЗАПИСАТЬ. Без нее уведомление не распечатается. А проводить раньше времени не стоит, т. к. в этом случае заявление автоматически включится в отчет СЗВ-ТД. А мы пока не знаем, в каком месяце работник сдаст нам заявление.
Далее - распечатываем заявление в 2 экземплярах (кнопка со значком принтера)
Вот такое уведомление мы получаем.
3. В обоих экземплярах расписывается работник+дата получения, один экземпляр забираем себе, другой - отдаем работнику. Так мы будем держать руку на пульсе, всем ли раздали уведомления и уложились ли в срок до 30.06.2020 г.
После самого уведомления есть 2 образца заявления. Работник выберет, какое из них подписать. Попросите его вернуть Вам заявление как можно скорее (хотя срок установлен до 31.12.2020 г., но лучше не затягивать. К Новому году нам с вами работы хватит и без этих заявлений).Причем вернуть вместе с уведомлением. Так удобнее будет подшивать: у вас сохранится уведомление и подписанное заявление на одном листе формата А4 и не нужно будет оформлять многочисленные папки и вести реестры. Как говорится, убьем двух зайцев сразу: и уведомление подошьем, и заявление к нему. А работнику эта бумажка ни к чему. Первый же экземпляр уведомления можно будет пустить на черновики (но только в том случае, если заявление вернулось с уведомлением). По оставшимся уведомлениям вы сможете отследить, кто еще не сдал заявления.
На мой взгляд, данный способ очень экономит время. Вы сократите бумажную работу и у вас останется в программе полный перечень выданных уведомлений.
4. Непроведенные заявления проводим, когда работник вернет вам заявление. Исправляем дату заявления в 1С на дату фактической подачи заявления, исправляем вид выбранной трудовой книжки (если работник выбрал электронную), проводим, формируем отчет СЗВ-ТД.
Не забываем до формирования отчета провести регистрацию трудовой деятельности до 2020 г. по каждому работнику. Здесь, к сожалению, быстрого варианта нет. Придется поднимать трудовые и все вносить вручную!
Удачи вам и терпения!