Какая-то часть людей работает в офисах. Соответственно очень часто говорит на "офисном" языке, пишет деловые письма, составляет приглашения и объявления, ну и еще кучу всего печатного.
Не буду говорить общие фразы о том, какие есть нормы делового общения и т.д.
Прочитав книгу Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой, я решила поделиться главными инсайтами, которые будет полезны офисному планктону и не только.
Итак, начну.
1.Что раздражает 99% людей в деловой переписке:
-небрежность - оо, ну казалось бы, всем и так ясно, что нужно писать новое предложение с большой буквы и ставить запятую перед союзом "А". Но это самая популярная "бесячка" большинства людей. Представьте ситуацию, вы получили в рабочем чате письмо от руководителя вашего отдела с примерно таким содержанием:
"антон срчн зайди ко мне надо решить кто едет на совещалку к этим твоим заказчикам. я уже не успеваю сегодня".
Как вам? Это и так ваш начальник, которого вы возможно не долюбливаете, так еще и обременительная просьба, еще и таким способом написанная. Ну фу же? Отвращения +100500 просто.
-перекладывание ответственности - тоже одно из противных. Самое распространенное перекладывание, это сообщения типа: "Коллеги, добрый день! Предлагаю вам обсудить вопрос подарка генеральному директору. Сумма у нас не великая, но ген.дир великий. Жду Ваших предложений в личку и здесь, от каждого сотрудника как минимум одно предложение". Это прямое перекладывание ответственности, по другому не назовешь. Как отреагирует большинство? Уверенно скажу, что многие напрягутся.
-стандартные, шаблонные фразы - вы, наверное, с удовольствием читаете письмо, где вначале/конце: "Доброго времени суток" или "Ваше мнение очень важно для нас".
-спешка и срочность - оо, тут вернемся к Антону, который должен срчн прибежать к начальнику. Никто не любит, когда его пинают и подгоняют. И письма с таким текстом не читаются быстрее. Примеры: "Горит" или "Это приоритетная задача".
-и напоследок, натянутая вежливость - фразочки типа: "Мы вас услышали", "Я вас понял, поставлю на контроль", "Коллеги, хороших выходных" - каждый раз, слыша эти фразы, я читаю между строк: "Ок, отстань от меня, я хочу закончить разговор." Согласитесь, нет ничего хуже, когда ждешь решения ситуации, а тебе отвечают: "Я вас понял, поставлю на контроль". На контроль? Серьезно? А мне то что? Я хочу решения проблемы, а не контроля ситуации.
2.Как донести до получателя вашего печатного письма/сообщения максимум нужной инфы и получить максимум от него?
Как я поняла - главный принцип книги Ильяхова и Сарычевой - это уважение к человеку, который на том конце. Уважение, дружелюбие и заинтересованность в получателе = успех.
Если если вы дружелюбны, и даже в негативной ситуации не злитесь и не раздражаете еще больше получателя - это 5% успеха.
Если вы с уважением относитесь к получателю - это уже 25% успеха.
Если вы делаете письмо удобным для читателя, если он с первых строк поймет основной посыл и не будет удручен вашим письмом - это все 100% успеха.
Итак, в чем заключается дружелюбие? Все просто - желание помочь человеку, которому вы пишете. Неважно как, предлагаете ли вы ему поработать над новой задачей или приглашаете на собеседование.
Уважение. Это прежде всего уважение его границ. Не надо писать коллеге в пятницу вечером сообщения типа: "Оля, снова привет. Я думаю ты уже сидишь на своем балкончике и пьешь красное сухое, думая о предстоящих планах на субботу. Прошу прощения, что прерываю, но дело срочное..."
Ок, если вы хорошо знаете человека и можете позволить себе так написать, но если у вас только деловые отношения, представьте, что может подумать получатель: "А какого он думает, что я пью вино, и вообще, я стою в пробке в +30, на заднем сидении у меня большая и лохматая собака, которую я срочно везу в ветеринарку... Ох, опять какая-то дурацкая просьба." и т.д. Отношение к просьбе сразу меняется. Если что-то реально нужно, просто пишите: "Оля, понимаю, что раб.день окончен, но я совсем забыл сообщить (виноват, каюсь) о том, что в понедельник у нас встреча с новым клиентом. От тебя требуется каталог квартир. Встреча в офисе в 10.00."
Удобство для получателя. Чего НЕ должно быть:
-Ваш собеседник не должен сам искать основную идею вашего письма. -Ваше письмо не должно затеряться у него на почте.
-Ваше письмо должно быть разбито на абзацы.
-Не нужно архивировать картинки. Это ад.
Что делать, чтобы это избежать:
-Запомните - одно письмо - одно дело, так никакая информация не потеряется.
-Выделяйте главные моменты самостоятельно, если позволяет формат - выделяйте жирным шрифтом, нумеруйте задачи, не лейте воду между перечислением.
-Письмо обязательно должно быть названо основной сутью - например, не нужно писать так: "Предстоящее совещание по поводу перераспределения менеджеров проектов на объектах", напишите кратко, остальное будет в тексте: "Совещание 15.07.".
-Вставляйте картинки, а не архивы. Архив это ад для просмотра с телефона. Нужно прикрепить картинки - вставляйте по отдельности, так их можно посмотреть и только потом скачать, а архив нет.
-Не пишите сразу всю инфу в одном письме, вам сначала нужно заинтересовать получателя, а уже потом давать всю инфу. Правило дозирование.
Итак, вывод какой? Чтобы ваше письмо получило наибольший отклик и было замечено, нужно всего лишь назвать его основной идеей, давать инфу дозировано, не нарушать границ и не использовать канцеляризм и шаблонные фразочки, а так же не пинать и не торопить.