Проводя дистанционные мастерские и конкурсы столкнулась с проблемой заполнения большого количества сертификатов для участников. Создав шаблон сертификата в Google документах, делала копию документа и копировала в него ФИО участника. Затем каждый документ нужно было отправить участнику по электронной почте. Казалось бы, все это делается просто и быстро, если только у вас не 10-15 участников, а 100, а то и 300.
Кто занимается дистанционным обучением, тот меня поймет.
Для массового заполнения документов в MS Office есть замечательная возможность - слияние документов. Но все равно остается достаточно кропотливая работа по отправке их адресатам.
Хотелось совместить сразу и заполнение сертификатов, и их отправку.
Много перечитала информации в интернет, перепробовала различных приложений к Google документам и вот решение найдено!
С помощью приложения Autocrat вы получите для каждого участника свой электронный документ и даже отправите сразу на его электронный адрес! Супер!
Рассказываю как это сделать.
- Готовим файл с бланком сертификата, подписанный и с печатью. Можно сканировать "бумажный" сертификат, а можно создать в сервисах и добавить отсканированную подпись и печать. Если вам нужно создать свой диплом или сертификат, то посмотрите в моем блоге ресурс, в котором это можно сделать.
- Создаем таблицу Google с нужным списком. В нем может быть, например, столбец "Фамилия Имя", "Серия и номер", "e-mail" и др. Количество столбцов с данными и список участников может быть любым.
- Устанавливаем дополнение для слияния документов. Для этого переходим в Таблицу Google, открываем Дополнения - Установить дополнения и в окне поиска набираем Autocrat и затем Установить.
- Готовим бланк сертификата. Его будем создавать на основе слайда презентации. Для этого:
- Создаем презентацию Google
- Добавляем на бланк места, назовем их заполнители данных, куда будут вставляться данные из таблицы и располагаем их в нужном месте. Заполнители данных - это названия столбцов в таблице. Очень важно, чтобы названия полностью совпадали! В нашем примере это <<ФИО>>, <<Серия>> Настраиваем размер и шрифт для текста.
- Меняем размер слайда Файл - Настройка страницы - Размер Другой - 21 на 29.7 или 29.7 на 21. Это размер формата А4 с вертикальным или горизонтальным расположением.
- Вставляем на слайд отсканированный или найденный в сети интернет бланк документа, который хотите создать (грамота, сертификат и т.п.).
- Добавляем необходимый текст, подписи к документу, печать.
5. Добавляем на бланк места, назовем их заполнители данных, куда будут вставляться данные из таблицы и располагаем их в нужном месте. Заполнители данных - это названия столбцов в таблице. Очень важно, чтобы названия полностью совпадали! В нашем примере это <<ФИО>>, <<Серия>> Настраиваем размер и шрифт для текста.
6. Запускаем работу приложения и выполняем пошаговую настройку для слияния документов.
Пошаговый алгоритм работы с приложением Autocrat смотрите в презентации.
Удачной всем работы!