Microsoft Word – очень простой и удобный текстовый редактор с интуитивно понятным интерфейсом. Казалось бы, чего проще: открыл и печатай, но его можно сделать немного удобнее.
Если приходится постоянно готовить письма или другие документы, можно настроить Word так, чтобы не делать одни и те же манипуляции при подготовке нового документа.
Выполним первичную настройку Microsoft Word.
1. Первым делом включаем линейки. Линейки включаются в меню «Вид» – «Отображение» – «Линейка». Слева и сверху документа появятся линейки.
Они пригодятся для форматирования документов.
2. Теперь нам нужно изменить шрифт и размер шрифта (кегль) по умолчанию. Эти настройки доступны в разделе «Шрифт» меню «Главное» и выбираем расширенные настройки шрифта.
В деловом документообороте применяется шрифт Times New Roman с размером 14, иногда 12.
Чтобы эти настройки сохранились, нажимаем «По умолчанию» и применяем для всех документов.
3. Настраиваем выравнивание по ширине и отступ абзаца. В разделе «Абзац» меню «Главное» выбираем «Параметры абзаца»,
на закладке «Отступы и интервалы» в разделе «Общие» настраиваем Выравнивание – По ширине, а в разделе «Отступы» находим параметр «Первая строка» и в выпадающем меню меняем «Отсутствует» на «Отступ». Стандартный размер отступа – 1,25 см. Затем в разделе «Интервал» настраиваем нужные нам параметры. В деловой переписке я лишние пропуски убираю, но для наглядности можно оставить. Когда все настроили, опять нажимаем «По умолчанию» и применяем для всех документов.
4. В панель быстрого доступа добавляем два пункта.
a. Просмотр и печать. Эта команда покажет, как будет выглядеть документ на бумаге.
Открываем панель быстрого доступа и выбираем пункт «Другие команды…».
Выбираем в разделе «Предварительный просмотр» пункт «Просмотр и печать», нажимаем «Добавить».
b. Отправить по электронной почте. Эта команда позволит в один клик отправить подготовленный документ по электронной почте.
Выбираем раздел «Все команды» находим «Отправить по электронной почте», нажимаем «Добавить». Если часто используем другие команды, можете добавить их на панель быстрого доступа.
Нажимаем «OK».
5. В Microsoft Word есть еще одна очень полезная функция – автосохранение. Однажды она может выручить. В меню «Файл» выбираем пункт «Параметры» (в нижнем левом углу) и переходим в раздел «Сохранение». В этом разделе мы можем настроить частоту автоматического сохранения и путь для сохранения временных файлов.
Это нужно на случай непредвиденных происшествий – зависания компьютера или сбоя по питанию. По умолчанию стоит 10 минут. За это время можно набрать довольно большой объем текста, а с учетом творческих мук потеря может оказаться особенно чувствительной. Если настроить автосохранение на 1 минуту, скорее всего, потерянные при сбое данные Вы без труда сможете восстановить и, в любом случае, сделать это будет проще, чем при восстановлении текста, набранного в течение 10 минут.
6. Также стоит включить отображение служебных символов.
В этом режиме отображаются значки пробелов, переводов строки, табуляции и других служебных знаков, применяемых при форматировании текстов.
Word готов! Можно получать удовольствие.