За уже 1,5 года работы в качестве самозанятого у меня накопилась приличная практика, как работать с юридическими лицами. Поделюсь своей системой, как я оформляю документы, выставляю счета, акты и чеки.
Начнем с того, что система работы юридического лица с самозанятым ничуть не отличается от работы с ИП или ООО. Для корректного ведения бухгалтерии компании нужен договор, счет и закрывающие документы.
Изначально самозанятость, как я понимаю, не предполагала, что специалист с НПД ведет дела с юрлицами, поэтому программно в личном кабинете и приложении "Мои налоги" не предусмотрено ничего, кроме выдачи чеков. Это вносит некоторую сумятицу. Например, один мой заказчик просит выбить чек заранее и считает именно его заменой счета.
Но бухгалтерия не всегда перечисляет деньги день-в-день, поэтому были случаи, когда мне неоднократно по одной лишь выплате приходилось удалять чек и выставлять вновь. Это неправильно налаженный бизнес-процесс в компании. Можете смело спорить с бухгалтером и не выставлять чек до оплаты. Так как же правильно?
Договор
1) договор оказания услуг, заключаемый между самозанятым и юридическим лицом. Для меня договор является обязательным элементов деловых отношений, в каком бы статусе я не состояла. Конфликтные ситуации случаются, клиенты попадаются недобросовестные, договор в случае спорных историй может помочь не остаться без денег за оказанные услуги.
Свой договор я составила на основе шаблона, найденного на просторах Интернета. Не думаю, что им имеет смысл делиться, поскольку я не профессиональный юрист и вряд ли он идеален.
Договор с каждым новым заказчиком я составляю самостоятельно и отправляю клиенту на подпись. Редко, но бывает, что в компании есть свои формы договоров, тогда мне направляют его по почте для подписания. В некоторых компаниях требуется обязательно оригинал, для этого направляю подписанный договор почтой России или встречаемся лично для обмена экземплярами.
Счёт
2) следующий шаг после подписания договора - это выставление счета. С этим у самозанятых бывают трудности, поскольку специализированных сервисов для ведения бухгалтерии у НПД до сих не появилось (или я не знаю о них). Я нашла онлайн-сервис для выставления счетов, в который написала письмо с просьбой добавить в качестве организации самозанятого, и они откликнулись на мою просьбу.
Сервис хорош тем, что вы можете завести в нем личный кабинет, добавить свою "организацию" (самозанятого, с указанием реквизитов счета карты и т.п.) и контрагентов - то есть компаний, которым вы оказываете услуги.
Созданные счета можно сохранить для последующего использования, например, если работы выполняются регулярно или нужно внести правку в выставленный счет.
Кроме того, в сервисе можно добавить даже скан подписи, тогда сформированный счет не нужно будет подписывать. Подпись появится автоматически. Всё как в серьезном софте для ведения бухгалтерии!
Чек из налоговой
3) после оплаты счета по реквизитам (с какими банками я работаю, писала в одной их предыдущих статей), я формирую чек в личном кабинете НПД. Либо в мобильном приложении "Мой налог", если вы пользуетесь им (не понимаю, как можно вести дела с телефона, поэтому у меня его нет).
Чек формируется только после поступления средств на карту! Ни в коем случае не до оплаты, иначе приход и чеки у вас не будут совпадать!
Чек направляется ссылкой в бухгалтерию для подтверждения факта поступления средств, а также для отчетности.
Иногда к чеку просят также приложить справку из налоговой, что вы действительно является плательщиков НПД и по вам компании не нужно заплатить кучу дополнительных налогов, как при работе по ГПХ с физическим лицом. Такую справку можно выгрузить из личного кабинета (раздел "Настройка" - "Справки"):
Акт выполненных работ
4) наконец после оказания услуг либо после определенного периода (например, если компания на абонентском обслуживании у вас), требуется выставить акт о приемке работ, чтобы получить постоплату.
Для этого я пользуюсь тем же сервисом, о котором рассказала выше. Не нужно ничего заново вбивать, просто найдите ранее созданный и сохраненный счет и нажмите на кнопку ниже "Сформировать закрывающий документ", в перечне выберете "Акт выполненных работ".
Останется только заполнить дату и проставить номер, и у вас готов акт. Все очень просто и быстро.
Вместе с актом я отправляю счет на вторую часть суммы по договору (у меня обычно аванс 50% и постоплата 50% после подписания акта). И снова, после поступления средств на счет, формирую и направляю чек.
Таким образом, моя работа по оформлению ничуть не отличается от ИП или ООО. Всех клиентов устраивает пакет документов, который я готовлю. Будут вопросы по самозанятости, спрашивайте в комментариях! ;)