Услугами специалистов-фрилансеров, так уж повелось, пользуются не только частные заказчики, но и целые агентства. В таких взаимодействиях есть ряд нюансов, которые, как показывает опыт, известны далеко не всем.
Почему компании, имеющие собственный штат специалистов иногда пользуются услугами фрилансеров?
Иногда случается так, что в связи со сложностью работы или загруженностью штатных специалистов реализовать тот или иной проект в срок не представляется возможным. Чтобы не потерять клиента приходится или согласовать перенос дедлайна (что не всегда уместно, так как есть риск потерять клиента, который не согласен ждать), или передать проект (или часть задач по проекту) внештатному специалисту (читай- фрилансеру).
Работа с фрилансерами — это такой себе компромисс. Вы не теряете вашего клиента, отказавшись от заказа по причине загруженности специалистов в штате, выполняете работу в приемлемые заказчику сроки, да еще и зарабатываете.
Главное, чтобы процесс взаимодействия был достаточно хорошо построен и отработан.
Что для этого нужно?
Если вы владелец компании и планируете взаимодействовать с фрилансерами, необходимо заранее предусмотреть возможные риски, предупредив ответственного сотрудника о следующем:
1. Ответственность за конечный результат (качество и сроки) несет этот самый сотрудник (тот, кто контактирует с удаленщиками). Обычно эту роль выполняет менеджер проектов или аккаунт-менеджер.
2. Часто удаленщики не хотят заключать сделку через биржу фриланса, поэтому, взаимодействуя таким образом (особенно если это происходит впервые), желательно не допускать:
- работы с фрилансерами по предоплате (норма — постоплата или поэтапная оплата за успешно реализованную часть работ, если проект сложный или клиент затягивает сроки согласования одного из этапов);
- одновременной работы с несколькими фрилансерами на одном проекте;
- работы с фрилансерами, не указавшими вам свои реальные ФИО и номер телефона;
- работы с фрилансерами, имеющими отрицательные отзывы на биржах (если есть);
- передачи фрилансерам доступов от проектов на этапе предварительной оценки реализации;
- работы с фрилансерами, не вложившимися в сроки реализации по предыдущим проектам (если есть об этом отзывы);
- работы со специалистами- фрилансерами, ранее работавшими в вашей компании (без предварительного согласования с руководством).
3. Ваша компания будет нести итоговую ответственность за результат, поэтому важно уделить особое внимание процессу тестирования на всех имеющихся в работе этапах.
4. Выбор исполнителя должен осуществляться менеджером проектов на основании следующих данных:
- необходимая срочность реализации проекта;
- сложность предстоящей работы;
- компетентность исполнителя;
- заявленная стоимость реализации (при предварительной оценке);
- полнота контактных данных исполнителя (мессенджеры, номер телефона, ФИО);
- отсутствие негативных отзывов об исполнителе.
5. Принимая готовый проект менеджер проектов обязуется:
- самостоятельно протестировать (или отдать на тестирование компетентному специалисту в штате) проект на соответствие ТЗ;
- соблюсти сроки сдачи проекта;
- сменить доступы на проекте и передать их клиенту вместе с готовой работой;
- решить вопрос оплаты исполнителю (своевременно перечислить обещанную сумму);
- внести данные об оплате проекта в специальный файл (чтобы не возникало путаницы, особенно если задач и исполнителей на фрилансе много).
Файл оплаты фрилансерам может выглядеть так:
6. Согласуйте форму заявки об оплате для экономии времени (для передачи сотруднику ответственному за расчет с исполнителями), которая должна содержать следующие данные:
- сумма;
- валюта;
- название банка или платежной системы;
- реквизиты получателя;
- ФИО получателя.
После того как оплата перечислена менеджер проектов должен получить эту информацию, чтобы сделать соответствующую пометку в файле и связаться с фрилансером для подтверждения факта поступления средств.
7. Желательно вести учет исполнителей. Это позволит вам найти подходящего специалиста для любой последующей задачи.
Подходящая форма такого документа:
Есть достаточное количество как положительных кейсов такого сотрудничества, так и антикейсов. Всё зависит от выстроенной схемы взаимодействия, компетенций исполнителей, которых вы выбираете, точности ваших ТЗ и качества тестирования.
Автор: Сабина Юлия, автор блога “Management tools”.