Когда перед руководителем встаёт новая, объёмная задача, ему может казаться, что на выполнение уйдёт много времени и ресурса.
Однако, распределение задач между подчинёнными значительно ускорит процесс. Тогда встаёт другой вопрос: как распределить, не перегрузив сотрудников?
Записывайте простой, но действенный инструмент распределения задач, учитывающий способности и ресурсы всех членов команды.
Алгоритм грамотного распределения задач:
1. Детализировать задачи.
2. Знать способности и ресурсы подчинённых.
1. Детализируем задачи.
Уровень детализации задач должен быть достаточно необходимым для конкретного формирования последовательности действий сотрудников. Приведу варианты с разным уровнем детализации к одному и тому же примеру.
Задача подразделения: разработать партнерскую программу для увеличения лояльности действующих партнеров и расширению партнерской сети.
Задача руководителя: грамотно распределить задачи, учитывая способности и ресурсы подчинённых.
Вариант 1. Формирование списка задач с крупной детализацией.
Разработать партнерскую программу, которая должна включать в себя:
- Классификацию партнеров в соответствии с оборотами продаж продуктов компании.
- Выгоды партнеров при участии в партнерской программе.
- Ответственность компании и партнеров перед клиентами, купившими продукты компании.
- Мероприятия по маркетинговой поддержке партнеров.
- Условия перехода партнеров на следующий уровень выгодных партнерских взаимоотношений.
- Порядок обучения партнеров.
- Порядок взаимодействия с разными подразделениями компании.
На первый взгляд логичный список задач, в котором конкретно описаны основные пункты сотрудничества с партнерами.
Однако каждый из этих пунктов содержит объем работы не одного дня. Так же из списка задач видно, что к разработке программы необходимо привлечь другие подразделения.
Соответственно список задач необходимо детализировать так, чтобы было понимание последовательности разработки, привлечение сотрудников других подразделений и сроков выполнения каждого пункта.
Вариант 2. Формирование списка задач с подробной детализацией
1. Для разработки раздела классификации партнеров в соответствии с оборотами продаж продуктов компании необходимо собрать фактическую информацию по:
1.1 структуре оборотов партнерской сети в разрезе сумм ежемесячного оборота:
— от 100 000 до 200 000;
— от 201 000 до 350 000;
— свыше 350 000
1.2 количеству действующих партнеров в каждой группе;
1.3 территориальному присутствию в разрезе регионов и городов.
2. Для разработки раздела по выгодам партнеров при участии в партнерской программе необходимо собрать фактическую информацию по:
2.1 среднему показателю сроков достижения партнерами следующего уровня;
2.2 среднему проценту прироста доходов партнеров после перехода на следующий уровень;
2.3 экономии денежных средств за счет маркетинговой поддержки компании.
...И так по всем остальным пунктам
Если сравнить оба варианта, то становится видно: первый вариант скрывает много подводных камней, проявляющихся при подробной детализации (вариант 2)
Детализация задач — инструмент, помогающий выстраивать систему постановки задач. Руководитель самостоятельно определяет его глубину.
Раскладывая объёмные задачи, у руководителя появляется чёткое понимание сроков выполнения, а так же по составу подчинённых, привлекаемых к работе.
2. Способности и ресурсы своих сотрудников
Список задач, сформулированный в п. 1, распределяем между подчинёнными в соответствии с их способностями и ресурсами.
Прежде чем проводить совещание и распределять задачи, заполните таблицу. Она поможет в первую очередь определиться человеческими и временными ресурсами, с информационными источниками (1С, отчёты в CRM, и т. д.)
Заполнение таблицы покажет:
☑️ нет ли перегруженного сотрудника;
☑️ если для выполнения задач сотрудник взаимосвязан с другими подразделениями, тогда, возможно, есть смысл руководителю встретиться с главами этих подразделений, обсудить в какие сроки их сотрудники будут иметь возможность подключиться к задаче;
☑️ если для выполнения задачи необходимо привлечь несколько сотрудников, тогда в этой группе нужно определить ответственного и наделить определенными полномочиями для решения конкретной задачи.
Получить знания о способностях подчинённых руководитель может, регулярно наблюдая за текущей деятельностью в рабочее время. Так выявляются перфекционисты, творческие люди, те, кто с цифрами на «ты» и те, кому легче вести переговоры.
Зная способности и загруженность подчинённого распределить задачи не составит труда.
>>>>>>>>>><<<<<<<<<<
Было полезно? Ставьте лайк.👍
Компетенция «Управление исполнением» состоит из 5 базовых навыков. Хотите «прокачать» их все, научиться ежедневно применять в управленческой работе? Переходите по ссылке и скачивайте комплект чек-листов — концентрат практического опыта ТОП-менеджера