В это раз мой рассказ будет о коммуникации в рамках кабинета “биг-босса”. Бывает же такое, что переговоры вы проводите не в предназначенном для этого помещении, а в кабинете пусть маленького, но “хозяина”.
В большинстве российских компаний, это как новая звездочка на погонах - отдельный кабинет. Это говорит о статусе и значимости сотрудника для компании. Поэтому, понимая эти моменты, мы несколько иначе должны подготовиться к коммуникации.
Разложим коммуникацию, на несколько частей:
- Вход
- Приветствие
- Расположение в пространстве
- Тело беседы
- Завершение и выход
Начнем со входа. Входить в кабинет к такому человеку нужно постучавшись. С одной стороны соблюдение условностей и норм этикета, с другой подчеркивание уважительного отношения к собеседнику. Помните: наглых любят, но не сразу. Итак постучались, услышали или нет ответ, не столь важно, сказали про себя не очень быстро “раз, два, три” и входите. Когда вы открываете дверь рукой не выпускайте ее, вам ее еще закрывать, если вы пришли один. Когда будете закрывать, ни в коем случае не поворачивайтесь спиной к хозяину кабинета. Просто сделайте маленький шаг в сторону от двери и прикройте той же рукой, что и открывали.
Не начинайте коммуникацию, пока не окажетесь рядом с собеседником. Спокойно подойдите к его рабочему месту и поздоровайтесь. Представьтесь, подайте визитку и спросите разрешение присесть. Все в рамках стандартов делового этикета. Присели? Правильно присели? Уверены?
Вот в момент вашего входа у вам есть секунд 20-30 на оценку кабинета и рабочего места руководителя. Пробегитесь взглядом по стенам, окнам и мебели. Сосредоточьте максимум внимания на столе. Где находятся четыре основные вещи: ручки, ежедневник, монитор и мышка. Так вы поймете левша перед вами или правша, а от этого зависит с какой стороны от него необходимо сесть. Садитесь всегда под ведущую руку и ведущий глаз, точно будете в фокусе восприятия.
Если вы решили представить какую-либо информацию, презентацию, новинку, тогда не забудьте, что воздействовать на собеседника вам нужно не только словом, но и образами, картинками, предметами. Таким образом вы задействуете все каналы восприятия информации: аудиальный, визуальный, кинестетический и дигитальный. Не растягивайте ваше общение, помните, что оптимально удерживается внимание только 15 минут, потом оно рассеивается. Стройте свою беседу блоками по 10-12 минут и 3-4 минуты на сброс эмоций: пошутить, ответить на вопросы, уточнить, и следом новый блок. Помните, беседа более 45 минут утомляет и человек не будет готов продолжать, то есть сопротивление возрастет.
Завершение беседы, тоже не должно быть длинным, подведите итоги, договоритесь о дальнейших шагах, назначьте следующую встречу или телефонный звонок и пожелав хорошего дня, прощайтесь. Не затягивайте подведение итогов, не пересказывайте все. Краткость сестра таланта, но мачеха гонорара, по этой причине пообещайте, например прислать ваши договоренности в письменном виде. Пусть это будет Контакт Репорт, протокол встречи, просто перечисленные пункты в теле письма, но это будет эссе по договоренностям, а может быть даже и коммерческое предложение. Только прошу, не объединяйте несколько действий или договоренностей в один пункт и нумеруйте их. Пусть лучше вы будете договариваться в дальнейшем по маленьким пунктам, чем половину договоренностей перечеркнете, за счет вставленной в пункт неудачной фразы.
Все сделали, итоги подвели, теперь улыбнитесь, поблагодарите за уделенное время, пожелайте всего хорошего и уходите. Оставьте о себе приятное впечатление закончив встречу в позитивном ключе. Знайте, что из всей беседы лучше всего запоминается начало и конец. Они должны быть позитивными.
Если по прочтении этого текста у вас остались вопросы - пишите и я вам отвечу. Удачи в познании себя и окружающей действительности.
Ваш всегда, Н.А.