Планирование библиографической деятельности библиотеки
1. Значение и задачи планирования.
Планирование является ведущей функцией управления в социальных системах. С полным основанием это можно отнести и к управлению библиографической деятельностью. Особенно велика роль планирования в областных библиотеках с их организационно расчлененной библиографической службой. В планах определяются цели и основные задачи библиографической деятельности библиотеки, меры по их реализации. Четко организованное и научно обоснованное планирование библиографических процессов способствует правильной расстановке кадров, распределению обязанностей между работниками библиотеки, рациональному использованию материально-технических и финансовых ресурсов.
При разработке планов следует учитывать также ряд требований, относящихся в первую очередь к библиотекам, имеющим библиографические подразделения. Одним из них является учет координационных связей как внутри библиотеки, так и данной библиотеки с другими библиотеками, органами информации, учреждениями и организациями, участвующими в соответствующих мероприятиях. Плановые документы должны отличаться конкретностью, четкостью. Это способствует правильному распределению поручений между исполнителями, облегчает контроль за ходом выполнения плана и ведение учета.
Справочно-библиографическая работа в библиотеке планируется, исходя из основных задач, достижение которых необходимо для полного удовлетворения читательских запросов. Главными задачами в этом направлении являются:
· справочно-библиографическое обслуживание на основе использования традиционных и электронных информационных ресурсов;
· формирование и развитие справочного-поискового аппарата библиотеки;
· формирование информационной компетентности пользователей;
· оказание методической помощи в рамках библиографической деятельности; организация процессов библиографирования в библиотеке.
2. Виды, характер и содержание планов библиотеки и подразделений.
Различают два вида планирования — перспективное и оперативное (текущее). Перспективный план, разрабатываемый чаще всего на пятьлет, носит прогностический характер и отражает тенденции развития библиографической деятельности библиотеки.
Это стратегический взгляд на пять или более лет вперед, как бы поверх того, что сейчас и сегодня происходит как в библиографической службе библиотеки, так и во внешней среде и даже в обществе в целом. Сюда же входит понимание того, что нужно предпринять в новых условиях для выполнения возложенных на библиографическую службу задач, какие меры и ресурсы потребуются для совершенствования спра-вочно-библиографического аппарата, библиографического обслуживания и т. д.
Обязательно для каждой библиотеки оперативное планирование, осуществляемое ежегодно. Годовой план библиотеки состоит из: текстовой части, в которой излагаются основные задачи библиотеки на очередной год; перечня видов работ всех подразделений с цифровыми показателями по соответствующим разделам; объяснительной записки к плану. План библиографической работы является структурным разделом общего годового плана библиотеки. Методическими центрами разработаны формы плана и рекомендации по отражению планируемых показателей для библиотек соответствующей сети. Их необходимо воспринимать именно как рекомендации, а не как нормативный документ. Библиотеки могут по своему усмотрению увеличивать или уменьшить количество пунктов плана и их наполнение, хотя это и затруднит сравнительную оценку их деятельности соответствующими органами управления.
3. Объекты планирования и единицы измерения планируемых библиографических процессов.
Заслуживают внимания методические рекомендации РНБ, относящиеся к планированию работы библиографического отдела областной библиотеки.
Годовой план работы библиографического отдела рекомендуется составлять в трех частях (разделах). В первой текстовой части излагаются задачи отдела на очередной год, во второй части в табличной форме представлены основные контрольные показатели, последняя часть включает перечень процессов по всем десяти направлениям. Во второй части должны быть отражены основные цифровые показатели плана за предшествующий год и его выполнения, а также планируемые показатели на следующий год. Такой способ представления плановых показателей, то есть совмещение плана-отчета позволяет наглядно видеть рост или снижение основных количественных показателей в пределах двух лет и принимать соответствующие решения.
Именно по этим показателям можно сравнивать и оценивать деятельность однотипных библиотек, находящихся в относительно одинаковых условиях.
Вузовские библиотеки, наряду с одинаковыми показателями для универсальных библиотек, в соответствии с рекомендациями Министерства образования РФ, могут включать такие показатели, как количество тем по системе ИРИ/ДОР, дней кафедр/дипломников, проведенных занятий (в часах) по библиографическому обучению студентов, наличие парка ЭВМ, баз данных и другие, отражающие особенности этих библиотек.
При планировании контрольных показателей в недалеком прошлом рекомендовалось увеличивать количественные показателей от достигнутого, что не совсем правомерно. В зависимости от прогнозируемой ситуации возможно не увеличение, а уменьшение соответствующих показателей, которое нельзя рассматривать как ухудшение библиографической деятельности. Например, количество библиографических записей, вводимых в БД, по трудоемкости в два-три раза больше ручной росписи журнальных статей и/или других документов, поэтому показатели самостоятельной росписи в плане на очередной год будут меньше, если останутся те же условия.
Общих планах библиотек разных типов библиографическая деятельность отражается неоднозначно. Набор показателей, подлежащих включению в годовой план, определяется с учетом типа библиотек. Такой подход правомерен. Однако при любом решении вопроса библиографическому подразделению крупной библиотеки в своем годовом плане целесообразно отражать все направления библиографической деятельности с детальным раскрытием их содержания. К этим направлениям относятся:
о формирование СБА (комплектование фонда справочных и библиографических изданий, пополнение каталогов и картотек, их редактирование, ввод БЗ в БД и т. д.);
4. Особенности планирования справочно- библиографической работы.
При планировании содержания библиографической работы руководствуются требованиями актуальности тематики библиографической продукции е ее экономической эффективности, необходимости восполнения пробелов СБА, предвидением изменения информационных потребностей (объявления года и т.д.) реальных и потенциальных пользователей и запросов на обслуживание.
Планируют содержание всех постоянных и переменных видов библиографической работы, в том числе и СБО. При планировании его содержания ориентируются на периодические, сезонно повторяющиеся запросы (профессиональные праздники, программы, мероприятия, избирательные компании, события культурной жизни, неплохо узнать темы домашних сочинений, рефератов и соответствующим образом подготовить СБА).