Учет библиографической работы библиотек
и отчетность
Планирование библиографической работы не только способствует совершенствованию организации труда, но и позволяет наладить систематический контроль за всеми процессами, учет и отчетность. Учет в сочетании с контролем выступает в качестве важной функции управления библиографической деятельностью. На базе учета осуществляется контроль за ходом выполнения плана, что позволяет регулировать деятельность библиографического отдела, своевременно принимать необходимые меры к устранению причин, отрицательно влияющих на ход выполнения плановых заданий. В конечном итоге учет и контроль - это средство целенаправленного воздействия на коллектив сотрудников, участвующих в реализации плана.
1. Формы учета библиографической работы
Текущая работа библиографов учитывается в индивидуальных дневниках, а также в едином журнале библиографического подразделения, где учет ведется по основным разделам, обозначенным в плане. В некоторых библиотеках разработана специальная учетная форма, в которой работник библиотеки ежедневно фиксирует наименования процессов, объем выполненной работы и затраченное время.
Весьма важным в организации учета является правильное определение как самих процессов, так и единиц учета. Оно не должно расходиться с названиями процессов и единиц измерения, записанных в годовом плане. Так, единицами учета дифференцированного библиографического информирования являются не только индивидуальные и коллективные абоненты, но и количество их долговременных запросов, а также сигнальных оповещений. Единицами учета являются заявленная абонентами тема и оповещение за каждый квартал.
Формы массового информирования учитываются по числу мероприятий. При этом комплексное мероприятие учитывается как одно мероприятие.
При приведении массовых мероприятий рекомендуется вести учет экспонируемых и выданных изданий, а также участников этих мероприятий.
2. Особенности учета справочно-библиографической работы
Учет в этой области имеет специфические особенности. Его целесообразно вести по единой форме не только в библиографическом подразделении, но и в других отделах, занимающихся справочно-библиографическим обслуживанием. Ведение унифицированного, единообразного учета способствует правильному и обоснованному планированию работы, изучению потока запросов, совершенствованию справочно-библиографического аппарата, повышению квалификации работников.
К объектам учета относятся разовые библиографические и фактографические запросы и ответы на них, выполненные в форме справок и консультаций (включая отказы), а также запросы, перенаправленные в другие библиотеки или службы информации. Учетной единицей является запрос и ответ на него – устная или письменная справка, содержащая сведения о документах по определенной теме (тематическая), или об одной уточненной БЗ (уточняющая), или о местонахождении конкретного докум. (адресно-библиографическая), или о выявленном факте (фактографическая). Соответственно учет выполненных запросов производится путем суммирования всех справок, зарегистрированных в учетных формах, принятых в библиотеке.
Разовые запросы, перенаправленные в другие библиотеки, и отказы принимаются во внимание при анализе СБО, но не входят в основныепоказатели деятельности библиотеки.
Разовые запросы, поступающие в библиотеку по различным каналам,и ответы на них регистрируют в особой книге учета, имеющей единую формy для всех структурных подразделений библиотеки.
Если запрос требует длительного времени для выполнения, нанего заполняют специальный бланк, служащий средством контроля за технологией и сроками выполнения. Книга чета и бланки запросов являются важными первичными учетными документами; на их основе анализируют состояние справочно-библиографического обслуживания и составляют отчет.
В практике работы ЦБС, несмотря на накопленный за время работы в условиях централизации опыт, наблюдается противоречивый, не однозначный подход к учету выполненных справок. Во-первых, не во всех ЦБС налажен учет справок, выполняемых функциональными под разделениями. Во- вторых, работники ЦБС, в том числе и библиографы, подходят к учету выполненных справок по-разному: часть сотрудников, следуя рекомендациям инструктивно-методических пособий, стремятся учесть ответ на любой запрос абонента, вплоть до устных ответов на вопрос типа, в каком ящике каталога находятся карточки на конкретное издание. Другая же часть, наоборот, отмечает в книге учета преимущественно тематические справки, выполнение которых оказалось трудоемким и потребовало об ращения к различным источникам. В результате этого показатели количества выполненных справок даже в ЦБС, функционирующих в одинаковых условиях, колеблются в широких пределах - от 300-500 до не скольких тысяч. В какой-то мере это можно объяснить отсутствием опыта у работников большинства массовых библиотек в ведении СБО. Однако главная причина заключается, по-видимому, в другом. Реально существующие трудности в однозначном отнесении ответов на запросы к категории справок или консультаций неизбежно приводят к субъективным решениям. Об этом свидетельствует и практика учета справочно-библиографической работы в областных библиотеках. Опубликованные в печати данные говорят о еще больших расхождениях в количественных показателях этих библиотек. А между тем эти библиотеки накопи и большой опыт СБО, в их структуре имеются крупные библиографические подразделения в штате которых работают опытные, квалифицированные библиографы. Несмотря на неоднократную попытку в печати обратить внимание на явное неблагополучие в учете, положение не изменилось до сих пор, поскольку планирование работы на этом участке идет от доступного уровня. Следовательно, чтобы не снижать показателей, библиотеки вынуждены и в последующие годы вести учет по разработанным ранее правилам.
В ЦБС в соответствии с инструктивно-методической документацией в книге учета должны фиксироваться все типы справок. По мнению некоторых специалистов, такой учет позволяет объективно оценить состояние СБО как в ЦБС в целом, так и в отдельных ее подразделениях.
Несомненно, что на основе хорошо налаженного учета справочно-библиографической работы действительно возможен глубокий анализ заложенных в форму показателей, позволяющий оказывать эффективные управленческие воздействия на исполнителей, совершенствовать СБА библиотеки. Особенно важно знать состав читателей, обращающихся с тематическими запросами, содержание последних, а также цель, побудившую абонента обратиться за помощью непосредственно к библиографической службе библиотеки.
Для углубленного анализа требуется коррекция всех содержащихся в учетной форме данных. Однако существующая форма учета справок - запись каждой из них отдельной строкой - не позволяет этого сделать. Поэтому обычно анализ выполненных справок сводится к линейному подсчету каждого показателя в отдельности. При большом количестве записей - это трудоемкий процесс. Если принять во внимание эти трудозатраты во всех подразделениях библиотеки, то правомерно будет отказаться от записи в книгу учета уточняющих, адресно-библиографических и фактографических справок. Это целесообразно сделать еще и потому, что для выполнения названных трех типов справок совершенно необязательно знать, от кого поступил запрос, тематическое со держание и цель запроса. Нередко ответ на простой запрос не требует сложного поиска, иногда выполняется «по памяти» и занимает меньше времени, чем запись о выполненной справке в книге учета. При этом надо выяснить еще и личность читателя, цель его обращения в библиотеку, что с юридической и этической точек зрения не совсем правомерно и удобно. Очевидно, данное обстоятельство является одной из причин игнорирования библиотечными работниками рекомендаций по учету всех выполненных справок с обязательной регистрацией их в книге учета.
В практике некоторых библиотек сложилась более рациональная система учета показателей СБО. В книге учета фиксируются только математические справки, как наиболее трудоемкие и при выполнении которых необходимы сведения об абоненте и цели запроса. Остальные типы справок учитываются суммарно, без привязки их к читательским группам, тематике, а тем более к цели обращения.
Применение так называемого суммарного учета сокращает трудоемкость и вместе с тем дает возможность определить как типологию выполненных справок, так и весь объем работы. В необходимых случаях, кроме типа справки, можно учитывать и некоторые другие показатели ( использование источников СБА для выполнения запросов). С этой целью заготавливается учетная форма, состоящая из 2-3 блоков.
Преимущества такого способа учета трех названных типов справок очевидны, поскольку он не требует больших затрат труда и времени и позволяет легко подсчитать число справок каждого типа и их общее количество для последующего анализа.
Учет других видов библиографических работ ведется в произвольной форме, но, как уже отмечалось, с обязательным указанием тех единиц учета, которые нашли отражение в плановых документах. Данное требование вытекает из необходимости последующего анализа выполнения плановых заданий с учетом трудовых затрат и внесения возможных поправок в расчеты трудоемкости при составлении плана на следующий год.
Важнейшей частью управления является контроль за выполнением плановых заданий, а также проверка выполнения предписаний технологических и должностных инструкций, соблюдения стандартов, норм времени на библиографические процессы. В условиях областной и других крупных библиотек итоги работы рассматриваются регулярно ( как правило, один раз в месяц) на производственных собраниях сотрудников подразделений, в том числе и библиографического отдела. На этих собраниях обсуждается ход выполнения годового плана и другие производственные вопросы, связанные с проверкой исполнения принятых решений и / или указаний руководителей библиотеки (директора или его заместителей).
Таким образом, контроль выступает в качестве важнейшей функции управления библиографической деятельностью библиотек. Контроль за выполнением основных библиографических процессов в областной библиотеке, а также в других крупных библиотеках и ЦБС возлагается- на заведующего библиографическим отделом, а в ЦБС, не имеющих библиографического отдела, - на работника отдела методической и библиографической работы, или другого подразделения, в который входит библиографический сектор
3. Oтчет о выполнении планов библиографической работы
Непременным атрибутом управления является информация, играющая важную роль в функционировании каждой системы. Это в полной мере относится и к библиографической деятельности. Для того чтобы целенаправленно воздействовать на управляемый объект, необходимо знать состояние этого объекта. Иначе говоря, необходима обратная связь, благодаря которой субъект управления в низовом звене имеет достаточно полное представление о ходе выполнения плановых заданий. Основной формой реализации обратной связи является отчетность сотрудников библиографического отдела о выполнении плана. Итоги выполнения квартальных и годового планов по всему объему работ подводят в квартальных и годовых отчетах, являющихся завершающим звеном учета, контроля и отчетности библиографического подразделения (и библиотеки в целом). Составляются отчеты на основе ежеквартальных отчетов библиографов, дневников и книги учета справочно-библиографической работы и библиографического информирования (в частности, учета массовых мероприятий). Форма и структура отчета должны соответствовать форме и структуре плана. Из плана ( в той же последовательности) переносят в отчет наименование процессов, единицы измерения и учета и нормы выполнения процессов. В соответствующих графах отчета отражают объем выполненных работ и время, затраченное на их выполнение. Такая форма отчета позволяет анализировать выполнение плана по каждому процессу и по общей трудоемкости всех видов работ и процессов.
Отчет по такой форме является внутренним, а в общем отчете библиотеки отражаются, как правило, обобщенные показатели по тем направлениям библиографической деятельности, которые определяются органами управления вышестоящего уровня или которые сочтет необходимым отразить руководство библиотеки.
В отчетах библиографическая деятельность представлена показателями, характеризующими библиографическое обслуживание: количество выполненных справок" (без разбиения их по типам), количество индивидуальных и групповых абонентов информационного обслуживания.
Какой бы ни была форма планово-отчетной документации, номенклатура показателей которой предназначается для верхнего управленческого звена, на низовом уровне, то есть в пределах библиографического отдела библиотеки, она должна сохраниться такой, которая, с одной стороны, позволяла бы контролировать и регулировать библиографические процессы в пределах отдела; с другой - быть базовой для отчетности перед управляющими звеньями вышестоящего уровня.
Помимо статической годовой отчет имеет текстовую часть, в которой наряду с другими направлениями всесторонне характеризуется библиографическая работа библиотеки. Годовой отчет служит важным источником изучения и распространения передового опыта.
На основе анализа в отчете выявляют как определенные достижения, так и недостатки работы за год. При характеристике библиографической информирования приводят конкретные примеры наиболее удачных мероприятий (Дней специалиста, выставок-просмотров), отмечают их эффективность.
Справочно-библиографическое обслуживание характеризуется не только количественными показателями. Поэтому в текстовой части отчета необходимо отметить, по каким отраслям знаний были выполнены запросы и для каких категорий потребителей информации. В процессе анализа желательно обратить внимание на хронологические границы и виды документов, нашедших отражение в тематических справках.
В отчет включают также сведения об отказах и перенаправленных запросах. Это позволяет принять необходимые меры по совершенствованию СБА и, в частности, по докомплектованию фонда справочных и библиографических изданий.
Книга учета выполненных справок позволяет проанализировать частоту обращении к различным частям СБА, сделать выводы о полноте комплектования справочно-библиографического фонда, глубине и точности раскрытия содержания различных видов докум. В каталогах и картотеках. Кроме того, на основании данных книги учета можно судить об уровне профессиональной подготовки сотрудников библиографического подразделения, овладении ими методикой библиографического поиска.
При наличии электронных каталогов и картотек, а также баз данных сторонних организации важно отразить в отчете не только количество обращений к этим частям СБА, но и преобладающее содержание запросов, степень их удовлетворения, а также категории пользователей.
В заключительной части отчета формулируются основные выводы и предложения по дальнейшему совершенствованию библиографической работы библиотеки.