Оглавление.
- В чём экономия.
- Законно или нет.
- Как оформить договор.
- Особенности работы с самозанятыми.
Каждые 100 000 рублей, которые штатный сотрудник получает на руки, обходятся работодателю почти в 150 000 рублей. Чтобы сэкономить, для некоторых работ можно вместо штатных специалистов привлекать ИП и самозанятых. Рассказываем, когда это законно, когда нет, и как избежать проблем с госорганами.
В чём экономия.
С начисленной зарплаты работодатель должен удержать 13% НДФЛ и начислить взносы на 4 вида обязательного страхования:
- пенсионное,
- медицинское,
- на случай временной нетрудоспособности,
- от несчастных случаев.
Эти траты обязательны для всех работодателей и составляют от 30,2% до 38,5% от зарплаты.
Если работу будет выполнять не штатный сотрудник по трудовому договору, а ИП или самозанятый, нужно платить только оговорённую сумму по договору ГПХ. Из своих гонораров предприниматель сам заплатит за себя налоги и страховые взносы, а самозанятые даже взносы платить не обязаны.
Предпринимателю деньги перечисляют на расчётный счёт, а самозанятому без статуса ИП — на счёт физлица.
Другие плюсы работы с самозанятыми или ИП:
- Не нужно оплачивать отпуска, больничные, время простоя.
- Подрядчик сам оборудует рабочее место.
- В любой момент можно отказаться от сотрудничества и заключить договор с другим специалистом, в то время как штатного специалиста без веской причины уволить нельзя.
Самый большой и значимый минус — налоговая или трудовая инспекция могут заподозрить скрытые трудовые отношения, когда вместо трудового договора заключён договор оказания услуг только из экономии, а на самом деле сотрудник трудится наравне со штатными специалистами.
Когда это законно, а когда нет.
Никто не запрещает предпринимателю или организации заказать работу стороннему специалисту вместо того, чтобы нанимать своего в штат. Но только если это действительно сторонний специалист, а не свой же сотрудник под личиной ИП или самозанятого.
Если у вас в штате есть специалисты, которые не заняты полный рабочий день и нет необходимости, чтобы они постоянно присутствовали на рабочем месте, их функции можно отдать на аутсорсинг частным специалистам.
Привлекать ИП и самозанятых удобно для проектной работы, например:
- ремонт автомобилей, помещений, оборудования и другое;
- составление отчётов;
- создание интернет-сайтов;
- проведение исследований;
- привлечение клиентов;
- доставка грузов и пассажиров;
- написание статей и т. д.
Не получится так оформить отношения с секретарём, продавцом, кассиром, кладовщиком или сотрудником цеха, потому что они выполняют постоянную трудовую функцию и всегда должны быть на рабочем месте.
Нанятый специалист — подрядчик, которому платят за результат работы, а не за регулярное выполнение трудовой функции и нахождение на рабочем месте. С ним заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор, где обе стороны равны.
Но если вы просто решили сэкономить и убедили сотрудника оформиться как ИП или самозанятый, но при этом он продолжает ходить на работу в ваш офис, работает по графику и подчиняется внутреннему распорядку — это незаконно. Таких сотрудников нужно оформлять по трудовому договору со всеми вытекающими обязательствами.
Например, законно не иметь штатного бухгалтера, а заказывать обработку документов и подготовку отчётности частному специалисту или фирме. Незаконно, если бухгалтер формально работает как ИП или самозанятый, но при этом сидит в вашем офисе полный рабочий день, подчиняется руководству, отвечает на звонки и выполняет поручения, другими словами, делает всё то же самое, как если бы был оформлен бухгалтером в штате.
Еще несколько лет назад такая схема уклонения от НДФЛ и взносов была очень популярна и активно применялась, но теперь контролёры за этим строго следят и наказывают нарушителей.
Выявить скрытые трудовые отношения могут несколькими способами:
- При плановой или внеплановой проверке трудовой инспекции.
- При налоговой проверке.
- По жалобе самого сотрудника в трудовую инспекцию или в суд.
Если работодателя уличат в подмене трудовых отношений гражданско-правовыми, его оштрафуют по статье 5.27 КоАП РФ. Сумма штрафа:
- для должностных лиц от 10 до 20 тысяч рублей;
- для ИП от 5 до 10 тысяч рублей;
- для организаций от 50 до 100 тысяч рублей.
Кроме этого, договор переквалифицируют в трудовой и обяжут работодателя начислить и заплатить НДФЛ и страховые взносы за всё время действия договора.
Например, вы в течение двух лет платили ИП по 30 000 рублей в месяц, итого 720 000 рублей. Если договор переквалифицируют в трудовой, НДФЛ с этой суммы составит 93 600 рублей, а страховые взносы минимум 217 440 рублей, итого 311 040 рублей. И это только за одного сотрудника. Если таких было несколько, суммы будут внушительнее.
Решение о переквалификации гражданско-правового договора в трудовой принимает суд. Но суды считают, что налоговики имеют право и самостоятельно изменять юридическую квалификацию сделок, если речь идёт о неполной уплате налогов.
Как оформить отношения с подрядчиком и избежать рисков.
Когда нанимаете стороннего специалиста, помните, что в договоре речь должна идти о достижении конкретного результата, а не о выполнении постоянной функции. В договоре пропишите дату начала и окончания работ, а результат работы подтвердите актом выполненных работ.
В договоре не должно быть:
- Регулярных фиксированных выплат за отработанное время без привязки к результату.
- Признаков подчинения исполнителя заказчику и должностных обязанностей. Заказчик и исполнитель — это равные стороны договора. Вы не можете требовать от ИП или самозанятого работы по графику и соблюдать правила внутреннего распорядка.
- Гарантий, которые есть у штатных сотрудников по трудовому законодательству: отпуска, выходные, пособия, минимальная зарплата. По договору ГПХ исполнитель сам решает, когда и сколько ему работать и отдыхать, а его доход зависит только от объёма выполненной работы.
- Дисциплинарной ответственности, то есть никаких замечаний и выговоров.
- Испытательного срока.
- Доплат за сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни.
- Указания должности, квалификации и разряда исполнителя.
Ни один из перечисленных факторов сам по себе не может быть стопроцентным основанием для переквалификации договора. Вас не заставят взять сотрудника в штат и заплатить за него налоги и взносы только лишь потому, что вы прописали в договоре его квалификацию, либо платили ему каждый месяц одну и ту же сумму. Контролёры и суд будут рассматривать ситуацию со всех сторон и учитывать факты в совокупности.
В спорах с контролёрами и в суде против вас сыграют такие факты:
- Вы — единственный заказчик услуг у ИП или самозанятого.
- Малочисленный штат при большом объёме работ сторонних специалистов.
- Исполнитель раньше был вашим штатным сотрудником.
- У исполнителя нет расходов на ведение бизнеса — аренду помещения, оборудование и материалы оплачивает заказчик.
- Нет подтверждающих документов и доказательств реального выполнения работ и услуг.
- Вы долго и непрерывно пользуетесь услугами одних и тех же исполнителей.
Марат Самитов, руководитель бухгалтерско-юридической фирмы «Авирта»:
«Если вы уволите часть персонала и наймёте сторонних исполнителей, налоговики при проверке заподозрят, что вы хотите уйти от налогов и взносов. В своё оправдание вы можете привести такие доводы:
1. Услуги стороннего исполнителя обходятся вам дешевле, чем штатный специалист. Так вы хотите увеличить прибыль и снизить себестоимость.
2. У стороннего исполнителя больше профессионализма и опыта. Штатному специалисту такого уровня нужно было бы платить больше, чем вы можете себе позволить.
3. У исполнителей есть ресурсы для выполнения работы (оборудование, программное обеспечение), которых у вас нет.
4. Вы хотите сосредоточиться на основном бизнесе и непрофильную работу передаёте на аутсорс.
5. Исполнители по договору оказания услуг гарантируют качество работы и несут ответственность, а штатные специалисты — нет. Например, если ошибется штатный бухгалтер, платить штрафы будет организация, а аутсорсер платит за свои ошибки сам».
Особенности работы с самозанятыми.
Если вы привлекаете самозанятого, на каждую оплату запрашивайте чек из приложения «Мой налог». Чек нужен даже если есть акт выполненных работ, иначе вы не сможете учесть эти деньги в своих расходах.
Если вы хотите пользоваться услугами самозанятого, который раньше был вашим штатным сотрудником, должно пройти не менее двух лет после увольнения, прежде чем вы сможете сотрудничать с ним.
п. 8 ст. 6 Федерального закона от 27.11.2018 N 422-ФЗ
Если окажется, что у самозанятого этого статуса на самом деле нет, вам придётся на выплаченные вознаграждения начислить НДФЛ и взносы. Чтобы такого не случилось, всегда проверяйте регистрацию контрагента как самозанятого в сервисе ФНС.
Чтобы избежать неприятностей, закрепите в договоре с самозанятым условие о том, что он обязан сразу сообщить, если утратит право на применение НПД, то есть лишится статуса самозанятого.
Коротко:
- Привлекая для некоторых работ самозанятых и ИП, вы можете сэкономить на НДФЛ и взносах. Это законно, если вы действительно отдаёте работу на аутсорсинг, а не оформляете так сотрудника, который работает в вашем офисе как штатный.
- Оформляйте договоры на услуги так, чтобы в них не было признаков трудовых отношений: графика работы, обязанности присутствовать на вашей территории и соблюдать внутренний распорядок, дисциплинарной ответственности, социальных гарантий. Признаков трудовых отношений не должно быть не только на бумаге, но и по факту.
- Платите исполнителям за конкретный результат, а не за рабочий процесс или нахождение на рабочем месте.
- Оформляйте акты выполненных работ, в которых видно, из чего складывается оплата.