Если понимаете, что сотрудник работает неэффективно и не вписывается в коллектив, перепробовали все способы его перевоспитать, но они не сработали, а мирно расстаться не получается, эта статья для вас. Узнаете, как за 10 рабочих дней подготовиться к увольнению такого сотрудника. Этот способ подойдет всем. Специфика вашей компании может повлиять лишь на срок. Предупреждаем, решение требует трудозатрат, зато позволит избавиться от скандалиста так, что потом не придется восстанавливать его на работе.
День первый. Проверьте трудовой договор и должностную инструкцию.
Прежде чем расстаться с сотрудником «по-плохому», проверьте, знает ли он свой функционал. Часто выясняется, в трудовом договоре никаких конкретных обязанностей нет, а есть общие фразы и отсылка к должностной инструкции. При этом сама инструкция либо отсутствует, либо работника с ней не ознакомили. В этом случае кадровик паникует, так как в конфликтной ситуации работник, естественно, откажется что-либо подписать. Тем не менее здесь нужно не бояться, а действовать. Ведь если работник оспорит увольнение, ваша цель указать суду, какой конкретно пункт инструкции он нарушил.
Составьте или дополните должностную инструкцию. Самое популярное возражение работника в этой ситуации, что это не тот функционал, который оговаривали в момент трудоустройства. Возразите ему на это, что работодатель вправе корректировать обязанности работника.
Трудовая функция — это работа по должности, ст. 57 ТК. Наполнением трудовой функции занимается работодатель. За основу он берет содержание квалификационных справочников и профстандартов. Четко им следовать или использовать в качестве основы для разработки инструкции — решает компания. Суды согласны, что работодатель может скорректировать обязанности сотрудника с учетом производственной специфики.
Чтобы компанию не обвинили в злоупотреблениях, когда уточняете обязанности по должностной инструкции:
— не меняйте содержание работы. Например, если бухгалтер занимался расчетом зарплаты, нельзя без согласия поручить вести налоговый учет;
— не смешивайте две трудовые функции в одной. Например, охранник и уборщик. Тут без согласия работника не обойтись;
— не превышайте объемы работы по сравнению с нормативом. Например, дополнительные площади для уборки без оформления расширения зон обслуживания.
В остальном компания вправе уточнять должностные обязанности сотрудника без его согласия. Так, можно обязать работника представлять различные отчеты и установить для этого периодичность.
Чтобы уточнить инструкцию, за два месяца предупреждать не надо
Уточнение обязанностей не меняет трудовую функцию и не требует согласия работника. Поэтому проводить процедуру изменения условий договора по ст. 74 ТК не надо. Если работник отказывается ознакомиться с уточненной инструкцией, зачитайте ему изменения вслух и составьте акт. Уволить сотрудника за отказ от работы в новых условиях в этом случае нельзя. Когда корректировка инструкции законна, компания вправе требовать от работника выполнять работу, обусловленную трудовым договором. Поэтому, даже если сотрудник отказался ознакомиться с должностной инструкцией, вы вправе привлечь его к ответственности за ее несоблюдение.
Ознакомьте работника с инструкцией. Доведите инструкцию до сотрудника под подпись. Если отказывается даже обсуждать этот вопрос, направьте ему письменное уведомление ознакомиться с документом. Возражает — составьте акт. В присутствии свидетелей зачитайте сотруднику содержание инструкции и отразите это в акте.
День второй. Поручайте задания работнику письменно
Письменные поручения сотруднику выполнить ту или иную задачу вам понадобятся для суда. Составляйте задание так, чтобы в случае судебного разбирательства у судьи не было сомнений в том, что сотруднику поручили работу, которую он должен качественно сделать в срок, определенный работодателем.
Если раньше вы подобное не практиковали, то такое нововведение работник может воспринять негативно. Подобное изменение показывает, что вы собираете доказательства для суда. Хотите действовать аккуратнее — используйте один из способов ниже.
Вариант 1. Направляйте задания по электронной почте. То, что работник ознакомился с поручением, докажет отчет о прочтении письма. Это не идеальное доказательство, так как сотрудник может такой отчет не отправить. Кроме того, не все почтовые клиенты позволяют это делать. Поэтому попросите работника в ответном письме подтвердить, что задание взял и выполнит к сроку.
Тут тоже есть подводные камни: работник может утверждать, что в момент, когда письмо отправили, он вообще не был за компьютером. В таком случае придется поднимать другие документы, которые докажут, что только у него был пароль от компьютера и он обязался никому его не передавать.
Пропишите в локальном акте, что используете электронную переписку для коммуникации. Укажите, для каких целей предназначена служебная почта, как часто работник должен ее проверять и т. д. Ознакомьте с актом под подпись. Это поможет подтвердить, что он знал, что почта — регулярный канал связи с руководителем.
Вариант 2. Письменные задания введите для всех. Компания вправе для всего коллектива ввести практику письменных заданий. Это могут быть регулярные поручения или только ключевые задания. Если ваш конфликтный работник увидит, что пристрастия к нему нет, будет меньше подозрений и негатива.
День третий. Пересадите работника туда, где его проще контролировать
Если сотрудник вместо работы тратит время на неконструктивную критику компании и отвлекает этим коллег, лишите его возможности распространять негатив. Пересадите в другой кабинет или даже здание. Вы можете переместить сотрудника без его согласия. Условия три:
Рабочее место не конкретизировали в трудовом договоре. Не удастся переместить работника, если в договоре подробно указали, где находится его рабочее место, например номер офисного здания или кабинета. В этом случае, чтобы пересадить скандалиста, понадобится менять условие трудового договора, а на это нужно его согласие.
Не прописывайте детально в трудовых договорах, где находится рабочее место сотрудника. Так сможете пересаживать его с место на место как вам удобно. Придраться в таком случае к отсутствию сотрудника на рабочем месте, чтобы потом уволить его за прогул, будет сложнее.
Новое рабочее место находится в том же населенном пункте. Если офис находится в Москве, переместить работника в производственное здание в Московской области без его согласия не получится.
Новое рабочее место безопасно с точки зрения охраны труда. Новое рабочее место должно соответствовать условиям труда на рабочем месте по освещению, шуму, вибрации и другим параметрам. В противном случае работник может инициировать жалобу в ГИТ. Если инспекция согласится, что оно небезопасно, работодателя обяжут провести внеплановую спецоценку.
Когда вы определили, где работник будет находиться, письменно уведомьте его об этом. После этого отсутствие работника на новом рабочем месте без уважительных причин можете расценить как прогул
День четвертый. Ограничьте доступ к ресурсам компании
В ситуации с конфликтным работником есть еще одна задача — обезопасить компанию от его злонамеренных действий. Один из способов — ограничить доступ к компьютерным программам, которыми он может навредить работе компании, или базам данных, которые может украсть.
Если закроете доступ к ресурсам, которые сотруднику нужны для работы, не пытайтесь это потом использовать, чтобы обвинить в неисполнении обязанностей. Работодатель обязан предоставить сотруднику работу и обеспечить его оборудованием и иными средствами, чтобы ее выполнять. Ограничите доступ к необходимым ресурсам, а потом уволите за то, что плохо работает, — сотрудник оспорит увольнение и суд будет на его стороне. Легальный вариант — обозначить те задачи, которые можно выполнять без доступа к базе контактов или других информационных ресурсов. Все это пропишите в письменных поручениях работнику.
Сотрудник может заявить о незаконном отстранении от работы. Но суды соглашаются с тем, что подобные действия компании таковым не являются.
День пятый. Зафиксируйте нарушения
Оцените, как работник справляется с работой. Зафиксируйте, если выполняет ее не в срок или некачественно. Это может быть докладная записка непосредственного руководителя или акт, который вы составите в присутствии свидетелей и письменно ознакомите с ним работника.
Можно ли отказать скандалисту, который потребовал выдать ему копию докладной записки, решайте сами. В списке документов, копию которых работодатель обязан выдать сотруднику, докладной записки нет. Поэтому одни суды считают, что копию докладной выдавать сотруднику не обязательно. Такой документ относят к документам производственного характера и на них правила ст. 62 ТК не распространяются.
Другие суды в подобной ситуации встают на строну работника. Они указывают, что ст. 62 ТК содержит примерный перечень документов, которые работодатель должен выдать сотруднику по его заявлению. Помимо них, компания обязана выдать и другие документы, если они необходимы работнику, чтобы реализовать свои права, апелляционное определение Архангельского областного суда от 19.01.2015 по делу № 33-368.
День шестой. Истребуйте объяснение
Уведомление сотрудника о необходимости дать объяснения о причинах проступка — обязательный этап процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности, ч. 1 ст. 193 ТК. В конфликтной ситуации запросить объяснения у работника нужно в письменной форме. В этом случае у вас будут доказательства, что вы все делали по закону.
Вручите запрос сотруднику под подпись в присутствии свидетелей. Это могут быть любые работники, в том числе, которые случайно оказались рядом. Если работник отказался получать запрос под подпись, сразу составьте акт. Получите на нем подписи тех, кто присутствовал при попытке вручить запрос.
Давать объяснения работник не обязан. Рассказать свою версию событий — его право. Поэтому не включайте в запрос требования, чтобы сотрудник обязательно представил записку, и не угрожайте дисциплинарной ответственностью, если откажется это сделать. Такие ваши действия признают незаконными.
День седьмой и восьмой. Ничего не делайте. Ждите
После того как вы запросили объяснение, у сотрудника есть два рабочих дня, чтобы его представить. Это гарантия работнику изложить свою версию событий, когда эмоции немного улягутся.
По поводу того, ждать ли два рабочих дня, если сотрудник отказался дать объяснения, есть две позиции. Первая — ждать не нужно. Суды соглашаются с тем, что работник мог представить объяснения, но сам отказался от этого права. Вторая позиция — лишать работника возможности в отведенные два дня изложить свою позицию по поводу произошедших событий нельзя, апелляционные определения . Учитывая спорность этого момента, рекомендуем придерживаться второй позиции. Она для компании безопасна.
Правило о рабочих днях справедливо и для работы по сменам или скользящему графику. Например, если сотрудник работает по графику два через два или сутки через трое, то выходные не войдут в срок для дачи объяснений.
Срок для дачи объяснений начинает течь на следующий день после того, как вручили работнику запрос.
День девятый. Выносите взыскание
Когда соберете необходимую информацию о проступке, оцените его тяжесть и обстоятельства, при которых сотрудник его совершил. Тяжесть в первую очередь означает негативные последствия для компании. Многие работники как раз настаивают, что хоть проступок и был, он никак не повлиял на работу компании. Ваш контраргумент — компания не может дожидаться, пока проступок выльется в конкретные последствия, слишком дорого и опасно.
Если обстоятельств, смягчающих вину работника, нет, можете выносить взыскание. Чтобы в дальнейшем уволить за систему — неважно, замечание или выговор будет первым взысканием. Систематическими считают нарушения, когда работник совершил хотя бы два проступка.
В основании приказа о дисциплинарном проступке укажите документы, которые обосновывают вину работника: пункт инструкции, который работник нарушил, реквизиты письменного задания сотруднику и акта, а также докладной записки о том, что работник допустил нарушение.
День десятый. Повторите все еще раз
После того как вынесли работнику первое взыскание, вы подготовили почву, чтобы с ним расстаться по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК. За повторный проступок сможете уволить. Увольнение за систематические нарушение — само по себе взыскание. Поэтому нельзя за второй проступок объявить выговор и сразу уволить на основании того, что есть два взыскания. Если уже было наказание, то увольнение может последовать только за новый проступок.
Новый проступок работник должен совершить после того, как получил взыскание за первый. Если просто фиксировали разные нарушения, но не наказывали за них работника , то потом можете вынести только одно взыскание за всю группу проступков или только за один на ваш выбор. Однако уволить работника сможете, если совершит новый проступок после того, как его наказали за предыдущий.
Контролируйте сроки, когда привлекаете работника к ответственности. Уложиться вы должны в месячный срок с момента, когда обнаружили проступок. Из этого срока исключите периоды, когда работник болел, был в отпуске и др.
