Целью переговоров является достижение взаимовыгодного соглашения. Достижение этой цели включает в себя как искусство, так и науку. «Наука» требует систематического анализа решения проблем. Искусство включает в себя навыки межличностного общения, умение убеждать и убеждать, умение использовать самые разнообразные переговорные процессы и мудрость, чтобы знать, когда и как их использовать. Очевидно, что формирование навыков ведения переговоров требует как теоретической подготовки, так и практического опыта, тщательно контролируемого в реальных переговорных ситуациях.
Концептуально переговорный процесс проходит в контексте следующих элементов: общие интересы, разные интересы, компромисс и цели.
Переговорный процесс предполагает прохождение определенных этапов. Это:
Планирование . Планирование включает определение участниками переговоров целей, которые они хотели бы достичь. После этого будут рассмотрены возможные варианты достижения этих целей. Исследования показывают, что чем больше шансов на успешные переговоры, тем больше вариантов переговоров. Затем внимание уделяется областям, представляющим общий интерес для вовлеченных сторон. Другими важными областями являются: установление ограничений для конкретных целевых целей, таких как решение не платить более 20 миллионов долларов США; разделить проблемы на временные горизонты - краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные и решить, как к каждому из них будет подходить; определение порядка, в котором будут обсуждаться различные вопросы.
Построение межличностных отношений . Следующий этап переговорного процесса включает в себя знакомство с другой стороной, участвующей в переговорах. Период «упрямства» характеризуется стремлением идентифицировать разумных и неразумных людей. В некоторых странах слишком большое внимание не уделяется этому этапу, желая перейти непосредственно к бизнесу, иногда неэффективному отношению. Эффективные участники переговоров должны, однако, рассматривать обед, ужин, приемы, церемонии и приглашения для короткой поездки по городу как моменты для построения межличностных отношений, ключевой момент в процессе переговоров.
Американцы сосредотачиваются на целях, уделяя меньше внимания личным отношениям («сначала заниматься бизнесом, и если у нас будет время, мы будем друзьями»). Построение личных отношений для американцев, как правило, ограничивается обменом визитными карточками и кратким первоначальным обсуждением, например, «Что вы делаете?», А затем сразу переходите к делу. Многие американцы даже предпочитают вести бизнес по телефону и на самом деле не заинтересованы в личной встрече со своими клиентами.
У японцев этот этап довольно продолжительный, он хочет проверить искренность другой стороны в установлении деловых отношений. Этот этап начинается с японского, как правило, с введения референтом. Затем начните процесс проверки культурных ценностей другой стороны, чтобы определить, соответствуют ли они культурным ценностям Японии. Дружеские отношения являются обязательным требованием в любых переговорах или сделках с японцами. Поскольку рабочее место не способствует построению межличностных отношений, они формируются особенно вне графика работы. Японцы приглашают своих партнеров по переговорам провести выходные вместе («давайте сначала подружимся, а потом будем заниматься бизнесом»). Иностранный переговорщик должен встретиться с каждым членом японской переговорной команды не столько для обмена технической информацией, сколько для установления личных отношений. При первой встрече с японскими бизнесменами обмен визитками очень важен. Они посмотрят на визитную карточку, запомнят название компании, купе, занимаемую должность и название. Они, вероятно, будут вести небольшой разговор о путешествиях и интересе для своей страны и компании.
Для арабов построение межличностных отношений даже важнее, чем для японцев. Однако бизнес ведется в основном на уровне отдельных лиц, а не на уровне группы, как в Японии. Личные отношения обычно устанавливаются между иностранным партнером и членом арабской переговорной команды. Успех переговоров зависит от количества и качества предыдущих контактов с арабскими партнерами. Важно проводить достаточно времени с человеком в арабской переговорной команде, пока он не сможет доверять иностранному партнеру. Межличностные отношения могут быть построены посредством обсуждений за разными столами во время деловых встреч и с предложениями о поездках в зарубежную страну. Предлагая специальные подарки и услуги,
Обмен информацией, связанной с рассматриваемой проблемой . На этом этапе переговорного процесса каждая группа устанавливает свою позицию по существенным вопросам. Эти позиции часто меняются в процессе переговоров. На этом этапе участники пытаются определить, что хочет получить другая сторона и что можно от нее отказаться.
Американцы хорошо подготовлены к обмену информацией, чтобы закрыть сделку. Информация предоставляется кратко и напрямую для достижения поставленной цели. Например, при проведении экспозиций во время переговоров американцы представят свой лаконичный проект. Они будут формально структурировать выставку, используя различные инструменты презентации (видео, прозрачные пленки, карты). Докладчик предоставит помощь с некоторой технической информацией, как материальные элементы презентации. После разоблачения почетный участник предложит минимальный пакет предложений, который их клиенты сочтут достаточным, затем добавит другие варианты и элементы, как только другая сторона примет базовый пакет.
Для японцев обмен информацией является наиболее важным этапом переговорного процесса. Если отношения будут построены, японцы, вероятно, предоставят информацию о своей компании. Однако японцам нужно много информации. Эта большая потребность японцев в информации объясняется тем, что японские компании работают на основе консенсуса и принимают групповые решения. Каждый этап процесса внутреннего обсуждения в группе может генерировать новые вопросы, которые должны быть заданы партнерам по переговорам. Чтобы добиться успеха в переговорах с японцами, не вся информация должна предоставляться сразу. Они ответят шаг за шагом, надеясь, что попросят дополнительную информацию. Таким образом, иностранные переговорщики будут в гармонии с их внутренними процессами, потому что им дают информацию, которую они хотят. Обмен информацией на японском языке обычно неформальный. Межличностное общение в японской культуре обычно осуществляется посредством неформальных дискуссий с другими группами, участвующими в переговорах. Японская переговорная команда работает в группах, которые поддерживают друг друга. Они не представляют свою продукцию формально, как это делают американцы, но более неформально. Японцы используют на своих выставках широкий спектр визуальных средств, таких как фильмы или образцы, или предлагают посещения объектов для дальнейшей передачи своего сообщения.
Большинство арабов вступают в эту стадию, не осознавая этого. В отличие от американцев и японцев, которые стремятся шаг за шагом подойти к переговорам, обмен информацией арабов пересекается с другими этапами переговорного процесса. Обмен информацией происходит косвенно и часто через третьих лиц. Поскольку решения о бешенстве часто принимают пожилые люди, более подробную информацию предоставляют специалисты в областях деятельности. Ответственность за технические и финансовые проблемы возлагается на комитеты по оценке, которые выносят рекомендации руководителям, а окончательное решение принимает старший менеджер. В дополнение к рекомендациям оценочных комитетов на решение могут влиять политические или личные факторы.
Убеждение . Этот этап переговорного процесса, по мнению многих, является наиболее важным . Ни одна из сторон не хочет сдаваться больше, чем должна, но каждая из сторон знает, что без каких-либо уступок возможно, что окончательное соглашение не будет достигнуто.
Успех убеждения зависит от:
- как каждая сторона понимает позицию другой стороны;
- способность каждой стороны определять общие и разные области;
- умение формулировать новые варианты;
- желание продолжать до тех пор, пока не будет достигнуто решение, которое позволяет вовлеченным сторонам уйти с убеждением, что они достигли своих целей.
И убеждение зависит от культурного фона.
Для американцев убеждение - самый важный шаг. Американцы быстро переходят к построению личных отношений и обмену информацией, чтобы добраться до этой точки, напрямую спрашивая, что нужно для закрытия бизнеса. Американцы приходят на стадии убеждения, чтобы внести изменения в ходе переговоров. Поскольку цель закрытия бизнеса в течение короткого времени является наиболее важной, используемый тон будет чрезвычайным, используя в этом смысле мощные методы убеждения. Давление времени используется в представлении термина. Чтобы форсировать решение, американцы могут предлагать ценовые уступки только в течение ограниченного периода времени. Временной горизонт для американцев отличается от других культур. Например, что американец ожидает достичь за час, в других культурах это ожидается весь день. Американские компании часто полагаются на свои передовые технологии или торговые марки в качестве рычага, не принимая во внимание другие культурные факторы в переговорах.
У японцев убеждение является частью общего переговорного процесса. Японцы используют убеждение, чтобы достичь соглашения при определенных условиях и закрыть сделку. В убеждении важно поддерживать гармонию и добиваться согласия всех участников. Именно поэтому большинство решений обсуждаются неформально, «за кадром». Убеждение действительно является продолжением процесса построения межличностных отношений. Если японцы хотят вести бизнес с определенной компанией, они приложат большие усилия, чтобы предложить предложение, которое партнеры считают приемлемым. Поэтому не стоит отклонять первое предложение японцев, если оно соответствует целям компании. Это принятие означает, что иностранный партнер готов сотрудничать и открыть двери для будущих возможностей.
В арабской культуре убеждение считается самым важным этапом. Арабы продолжают свой косвенный подход к бизнесу, апеллируя к ранее выстроенным личным отношениям. Построение личных отношений настолько интегрировано в стадию убеждения, что трудно провести различие между деловыми и личными дискуссиями. Арабы призывают к будущим деловым и личным отношениям, ожидая подходящего времени и места для обсуждения условий окончательного соглашения.
Соглашение . Завершающим этапом переговорного процесса является гарантия уступок и заключение окончательного соглашения. Иногда этот шаг делается постепенно, уступки и соглашения становятся проблематичными. Такой способ переговоров благоприятствует американцам. Русские и азиаты склонны договариваться об окончательном урегулировании по всем вопросам и делают несколько уступок до конца.
Существует два типа соглашения: явное и неявное. Явное соглашение - это письменный договор, который предусматривает все ситуации, которые могут вмешаться, не требует каких-либо дополнительных разъяснений, возможные недоразумения разрешаются третьей стороной. Под неявным соглашением понимается широкое устное соглашение, в котором непредвиденные факты принимаются в обычном порядке, и стороны могут решать все ситуации, гарантируя качество личных отношений партнеров.
Поскольку соглашение включает в себя как элементы сущности, так и личные отношения, нет никаких явных соглашений и чистых последствий. Тем не менее, важно знать, какие элементы являются основой двух чистых форм, чтобы участники переговоров могли определить необходимую явную / неявную комбинацию в различных конкретных обстоятельствах.
Поэтому для эффективного ведения переговоров необходимо понять, как культурные различия влияют на переговорный процесс.