Часто, для достижения заранее определенной цели, организуют специальное собрание, структуру которого заранее прорабатывают, а на само мероприятие, семинар, зовут заинтересованные в проекте или задаче стороны, объединяя их для совместной работы. Пусть этот термин будем называть проще - рабочим совещанием.
Такое целенаправленное мероприятие, в котором сосредоточенно принимают участие ключевые заинтересованные стороны (стейкхолдеры) и эксперты по тематике (SME в англ.) в течение определенного, но не продолжительного периода времени. Казалось бы, чего тут выдумывать и учить, и как обычное рабочее совещание превратили в технику бизнес-анализа и, главное, зачем.
Рабочее совещание может проводиться для различных целей, включая:
- планирование,
- анализ,
- проектирование,
- определение сферы охвата,
- выявление требований,
- моделирование
- или любую их комбинацию, а также
- для выработки идей по новым функциям или продуктам,
- достижения консенсуса по теме
- или для рассмотрения требований или проектов.
Семинары способствуют укреплению доверия, взаимопонимания и тесной коммуникации между заинтересованными сторонами, а также достижению результатов, которые структурируют и направляют будущие усилия по работе.
Среди участников семинары обычно включают:
- представительную группу заинтересованных сторон
- определенную цель,
- интерактивную и совместную работу,
- определенный продукт работы
- и фасилитатора.
В идеале семинар проводит опытный, нейтральный посредник, но в качестве посредника может выступать и член команды. Писатель (тут роль сотрудника на семинаре, а не должность) документирует принятые решения и любые нерешенные вопросы. Аналитик может быть посредником или Писателем в этих семинарах. Когда аналитик является экспертом по предмету исследования (SME), он может выступать в качестве участника семинара. Это может сбить с толку других относительно роли аналитика поэтому следует к такому моменту подходить с осторожностью. Хорошей манерой и практикой будет обозначение вначале собрания или в повестке письма обозначить эти роли.
Подготовка к семинару
При подготовке к семинару аналитик (или другой организатор в компании, им может быть и руководитель проекта, продукта, другое должностное лицо):
- определяет цель и желаемые результаты. С этим часто не так просто как кажется. Поэтому лучше всего не выдумывать лишнего, все велосипеды собраны. Гуглите SMART, применяйте на здоровье и эффективность;
- определение ключевых заинтересованных сторон для участия. Это можно сделать при помощи справочников систем или продуктов, при помощи анализа протоколов прошедших встреч или списка получателей писем по проекту или задаче. Аналитик или руководитель проекта на этапе БА может создать и поддерживать такие списки в том числе;
- определение посредника и писателя;
- создание повестки;
- определение, как фиксировать выходные данные;
- планирование переговорных комнат и приглашение участников;
- организация логистики необходимых инструментов, помещений и оборудования;
- заблаговременная отправка повестки и других материалов для подготовки участников и повышения эффективности совещания, а также;
- при необходимости проведение предварительных интервью с участниками семинара.
Роли на рабочем собрании
Теперь подробнее остановимся на ролях, для успешного проведения рабочей встречи.
Спонсор: часто не является участником семинара, но несет полную ответственность за его результаты. Им может выступать и руководитель проекта и руководитель продукта и релиз-менеджер. Это часто зависит от того в разрезе типа деятельности проходит рабочая встреча: проект, задача, разбор инцидента и прочее.
Фасилитатор:
- устанавливает профессиональный и объективный тон семинара,
- знакомит с целями и повесткой дня семинара,
- обеспечивает соблюдение структуры и основных правил,
- держит деятельность сосредоточенной на цели и желаемых результатах,
- облегчает принятие решений и разрешение конфликтов, а также
- гарантирует, что все участники имеют возможность быть услышанными.
Писатель: документирует решения в формате, определенном до начала семинара, и отслеживает любые пункты или вопросы, которые были отложены во время сессии.
Хронометрист: может использоваться для отслеживания времени, затраченного на каждый пункт повестки дня.
Участники: ключевые заинтересованные стороны и предметные эксперты. Они несут ответственность за предоставление своего вклада и мнений, выслушивание других мнений и обсуждение вопросов без предвзятости.
Проведение семинара
Обычно начинают семинар с изложения его цели и желаемых результатов. Это обеспечивает общее понимание всех участников и вовлекает участников встречи в единый терминологический язык и понятийную область, а также настраивает на конструктивный лад. Хотя для последнего, встречи могут начинаться с легкой или веселой задачи, чтобы сгладить ситуацию и заставить участников комфортно работать вместе.
Хорошей практикой будет договориться вначале встречи об основных правилах создания продуктивной среды для сотрудничества. Основные правила могут включать в себя:
- уважать мнение других,
- каждый должен внести свой вклад,
- обсуждение, которое не относится к теме, должно быть ограничено определенным заданным временем,
- обсуждать проблемы, а не людей, и
- соглашение о том, как принимаются решения.
На протяжении всего рабочего совещания координатор сохраняет фокус внимания, часто сверяя деятельность сессии с целями и результатами рабочего совещания.
После подведения итогов семинара
После окончания семинара координатор следит за всеми открытыми действиями, которые были зафиксированы на семинаре, завершает подготовку документации и распространяет ее среди участников семинара и всех заинтересованных сторон, которые должны быть проинформированы о проделанной работе.
Сильные стороны метода
Может быть средством достижения согласия за относительно короткий промежуток времени.
Предоставляет заинтересованным сторонам возможность сотрудничать, принимать решения и достигать взаимопонимания.
Затраты часто ниже, чем стоимость проведения нескольких совещаний.
Обратная связь по вопросам или решениям может быть предоставлена непосредственно участниками конференции.
Ограничения
Наличие заинтересованных сторон может затруднить планирование рабочего совещания.
Успех семинара в значительной степени зависит от опыта ведущего и знаний участников.
Семинары, в которых участвует слишком много участников, могут замедлить процесс проведения семинаров. И наоборот, сбор информации от слишком малого числа участников может привести к игнорированию потребностей или вопросов, важных для некоторых заинтересованных сторон, или к принятию решений, которые не отражают потребности большинства заинтересованных сторон.
-----
Надеюсь, было полезно прочитать о рабочих совещаниях подробнее и системнее. Да, мы общаемся с коллегами по работе ежедневно, но далеко не всегда и не все системно и, не побоюсь этого слова, грамотно и рационально подходят к ним.
Спасибо, что прочитали до конца. Подписывайтесь, комментируйте, очень интересно, как вы проводите рабочие встречи, делитесь опытом! Буду благодарен за репост и рекомендацию записи. Всем добра!
Лев Гришин