Что необходимо предпринять, чтобы задачи, возникающие перед коллективом и отдельным сотрудником, реализовывались в течение рабочего дня?
Опыт показывает, что единственным методом, который позволяет сосредоточить усилия на основных направлениях деятельности, рационально распределить время, силы и средства, является планирование.
И необходимо помнить о том, что организация и планирование вашего рабочего дня должна соответствовать принципу: "Работа должна подчиняться мне, а не наоборот".
Перед деловыми людьми во все века возникала проблема: как добиться эффективного использования своего рабочего времени?
Одной из важных проблем выполнения работы является группировка, классификация разнообразных задач, вопросов и дел, ежедневно встающих перед исполнителем или руководителем. Описываемые ниже принципы Парето, АБВ-анализа, Эйзенхауэра дают возможность решить эту проблему.
Принцип Парето, в общем виде, гласит: внутри каждой группы (или множества) вопросов отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Применительно к управленческой деятельности он формулируется так: в процессе работы за первые 20% времени достигается 80% результатов или 20% решенных вопросов дают 80% итогового результата, т.е. в 20% вопросов входят жизненно важные проблемы, а в 80% второстепенные.
Принцип Парето находит свое косвенное выражение в АБВ-анализе, суть которого сводится в разделении всех дел на три категории, исходя из относительной значимости задач (в смысле их вклада в конечный результат).
Важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15% общего числа задач. Однако значимость их в достижение цели составляет примерно 65%.
На важные задачи (категория Б) приходится 20% общего числа задач, но их значимость также 20%.
Менее важным и несущественным задачам (категория В) - соответствует 65% и 15% соответственно.
Из принципа Парето и АБВ-анализа следует, что установление приоритетов - важный творческий элемент выполнения работы. В самом начале деятельности необходимо задать себе следующие вопросы:
- благодаря выполнению каких задач я в большей степени приближаюсь к исполнению моих обязанностей?
- благодаря выполнению каких задач я могу внести максимальный вклад в достижение общих целей?
- могу ли я за счет выполнения одной задачи выполнить сразу несколько других?
- невыполнение каких задач может иметь самые негативные последствия?
И, наконец, вспомогательным средством принятия решений является принцип Эйзенхауэра, в соответствии с которым задачи следует рассматривать в координатах: "важность" - "срочность".
Деловитость любого сотрудника определяется качеством труда, умением выполнять свои задачи оперативно, в установленные сроки. Тот, кто строит свою деятельность строго по плану и ценит время, у того срывы в работе исключены.