Сегодня я расскажу, как легко и быстро сделать практически неограниченное количество писем в Word. Если вам нужно к примеру, разослать клиентам одинаковые письма, но ФИО или другие данные (название компании и т. п.) в каждом письме свои. В программе Word сделать это очень просто.
Правда нам понадобится еще Excel, который входит в пакет Microsoft Office.
Сначала в Excel создаем список клиентов и других данных, которые нужно заменять. У многих и так все это хранится в Excel. У каждого столбца должен быть заголовок.
Затем программу Excel надо закрыть.
Открываем Word и создаем или открываем наше письмо. Например такое.
Здесь мы будем вставлять ФИО и адрес.
Затем жмем «Рассылки» -> «Начать слияние» -> «Пошаговый мастер слияния…»
Справа появится раздел «Слияние», там выбираем письма, так как мы в данный момент делаем письма.
Там же справа внизу есть ссылка «Далее». Ее мы будем нажимать после каждого шага.
На этом шаге оставляем «Текущий документ», так как мы с ним и работаем.
Жмем «Далее».
Открывается новый раздел где нужно выбрать получателей. Здесь тоже ничего не меняем, оставляем «Использование списка». Он у нас уже есть в Excel.
Жмем «Далее».
Откроется окно выбора файла. Выбираем наш заготовленный файл Excel.
Затем в открывшемся окне выбираем лист документа Excel. У меня сего один его и выбираю.
Затем откроется сам список. По умолчанию будут проставлены все галочки. Но вы можете кого-то исключить. Для этого надо снять галочку.
Определились с получателями и жмем внизу «Далее».
Открывается раздел «Создание письма». Здесь выбираем «Другие элементы». Но перед этим ставим курсор после слова «Уважаемый(ая)» добавив пробел, в самом письме.
Откроется окно с выбором элементов для вставки.
Выбираем из списка «ФИО» и жмем «Вставить». Каждый элемент будет вставляться в то место, где был курсор.
Немного не удобно. Приходиться закрывать это окно, ставить курсор в нужное место, а затем опять нажимать «Другие элементы» и выбирать следующий элемент.
У нас это адрес. Его вставляем после фразы «по адресу».
В принципе можно вставить все элементы разом в одно место, а затем вручную перенести куда нужно.
Когда все вставили жмем «Далее».
Здесь можно с помощью стрелок посмотреть, что у нас получилось. И еще не поздно подкорректировать список.
Ну жмем «Далее». Справа внизу. Не забыли?
Здесь мы можем сразу же распечатать все письма или сохранить их. Чтобы сохранить жмем «Изменить часть писем»
Откроется окошко где опять можно выбрать какие письма сохранять. Я выбираю «Все». Зря, что ли делал.
Вот и все. Теперь у нас каждое письмо на отдельной странице. Осталось только сохранить документ.
Аналогичным образом можно создавать конверты, наклейки и даже электронные письма. Последние можно сразу же и отправить, но для этого нужен настроенный Outlook.
Получилось длинно. На деле на все уходит минуты три.
Надеюсь кому-то пригодится.
Буду благодарен за оценку и подписку.