Про тайм-менеджмент рассказано и написано много всего, есть различные приемы, техники, однако далеко не всегда хочется применять что-то заумное. К счастью, существует ряд способов, которые помогут управлять своим временем без особых усилий. Для начала поговорим о некоторых принципах, потом обсудим конкретные инструменты.
Принципы тайм-менеджмента
1. Работая — работайте
Важный принцип, который довольно сложно соблюдать в век цифровых технологий и спешки. Суть принципа проста: когда вы работаете, вы должны сосредоточиться только на работе, не отвлекайтесь, если отвлеклись — повторяйте себе "вернись к работе", не тратьте время на разговоры, перекуры, социальные сети. Довольно просто и при этом довольно сложно. Нужна некоторая практика, чтобы усвоить этот принцип.
2. Цените свое время
Умейте сказать "нет", умейте выбрать более рациональное решение той или иной проблемы, не отвлекайтесь на дела других, если они не требуют срочности.
3. Фильтруйте входящий поток информации
Важно, чтобы вас не отвлекало многообразие информации, которая лезет из каждого закоулка. Один из приемов, который позволяет это сделать представлен в 4 пункте части статьи, где описаны инструменты тайм-менеджмента.
4. Регулярно спрашивайте себя "А нужно ли вообще это делать?", "Может это сделать кто-то кроме меня?", "Можно ли сделать это эффективней?"
Меняйте подход к вещам, старайтесь сделать все более эффективно.
5. Оставляйте себе право на ошибку.
Не нужно делать все в последний момент, опережай свои дедлайны, чтобы в случае чего можно было что-то дополнить, поправить. Лучше иметь заранее подготовленную работу.
6. Энергия дается для действия и берется из него же.
Чем больше мы делаем, тем больше у нас энергии на то, что мы делаем. Бездействие порождает бездействие, лень, апатию. Из действий рождается энергия на другие действия. Не бойтесь большого объема задач.
7. Поддерживайте бодрость духа.
Говорите себе, что вы справляетесь со всем, что вы энергичны и готовы действовать. Если что-то не успеваете, не нужно переживать. Это всего лишь сиюминутные дела, которые на вряд ли повлияют на вашу жизнь в глобальном масштабе. Помните, что важно двигаться к цели регулярно, из этого движения и строится успех.
8. Отдыхайте.
Сделай день в неделю нерабочим. Создай зоны тишины, два раза в день на час отключи все гаджеты, побудь в моменте, с самим собой, с близкими, с природой.
Инструменты
1. Список дел на день
Составление списка задач на день — простейшее и при этом очень эффективное занятие. Оно держит фокус, не позволяет распыляться, не забывать важные задачи, ты всегда знаешь, чем себя занять и ежедневно делаешь шаги по улучшению своей жизни.
Как его организовать? Я утром / вечером предыдущего дня просто записываю в блокнот список из задач, которые хочу выполнить за предстоящий день. Я обычно выписываю чуть больше, чем успеваю сделать, необязательные задачи я помечаю звездочкой. Ничего больше, просто список, где отмечены необязательные поля. По ходу дела вычеркиваю то, что было выполнено.
2. Календарь
В календарь я много не заношу, просто забиваю туда даты мероприятий по типу дней рождений, дат концертов, некоторых дедлайнов, форумов и тд. Просто чтобы в нужный момент пришло оповещение о событии. Также у календарей как правило есть виджеты, тоже удобно пользоваться, чтобы не потеряться в датах.
3. Заметки
Думаю, этим пользуются практически все, я использую встроенные приложения на телефоне, там можно добавлять фото, аудио, ставить напоминания, составлять списки. Также использую и гугл заметки для некоторых задач. Заметки нужны чтобы не забыть какие-то краткосрочные вещи и для записи мыслей. Да, именно мыслей, идей, хотелок, конспектов, возможно. Не хорошо будет потерять хорошую идею или пересматривать 4 часовое видео, чтобы вспомнить важную деталь, которая там была озвучена. Поэтому заметки — прекрасный инструмент, чтобы помнить о различных деталях, записывать туда мысли, делать наброски.
4. Сортировка входящего потока информации
Важный пункт, объясню на примере своих взаимоотношений с социальной сетью Вконтакте. Я много времени там проводил, за музыкой, за просмотром мемов, новостей и так далее. Но как правило просмотр ленты — занятие неблагодарное. Но что делать, если посмотреть новости из любимых групп хочется, или, например, есть друзья, которым в обязательном порядке нужно поставить лайк под фотографией. Можно создать свои категории в ленте новостей, чтобы видеть только то, что в данный момент нам интересует, выглядит это примерно вот так:
Справа мои категории, в каждый момент я выбираю, что мне нужно, и нажимаю на соответствующую категорию, смотрю небольшое количество обновлений и все. В основной ленте все новости скрыты. Также мне лично понравился опыт с удалением мобильного приложения, да, оповещения получать не будем, но зато с телефона в сеть заходить почти не приходится. Музыку можно перенести в соответствующие приложения, а ленту и контакты в тот же Telegram.
Помимо социальных сетей можно сортировать письма на почте, плейлисты на ютубе и так далее.
5. Техника "Помодоро"
Обычно использую её в крайних случая, когда нужно сосредоточиться и делать однотонную работу довольно долго. Суть в следующем: ставите таймер минут на 25, в это время вы работаете, далее по истечении срока ставите его на 5 минут, это время вы отдыхаете. И так пока не выполните работу. Через пару коротких перерывов по 5 минут можно сделать большой, минут на 15. Вручную таймеры ставить не нужно, достаточно установить соответствующее приложение на смартфон
По большому счету это простые и, наверняка, известные вам инструменты, но на моей практики их хватает, чтобы в разы повысить свою продуктивность, не забывать важных вещей и оставаться сконцентрированным на деле.
В заключении хочу порекомендовать книжку Брайана Трейси "Выйди из зоны комфорта", в которой содержится много интересной информации о личной эффективности, также чтение подобной литературы помогает создать внутренний настрой. Ознакомиться с книгой можно тут.
Что вам помогает в повседневной жизни оставаться продуктивными?