Основная цель унификации документации – создание системы документов, которая может дать экономический эффект.
По приказу Российского стандарта от 25.05.2017 г. № 435 принят новый Национальный стандарт Российской Федерации в сфере оформления организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», вступивший в силу 1 июля 2018 года.
Данный документ утвержден вместо ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
В данной связи формируется актуальность осуществления сравнительного анализа предложенных ГОСТов, а также характеристики предложенных новшеств, содержащихся в новом стандарте.
Необходимость введения нового Национального стандарта обосновывается развитием практики документирования в течение 2003-2016 гг., активное применение ранее не существовавших автоматизированных и информационных систем, появление новых и ненадобность ряда прежних реквизитов.
Первое, на что необходимо обратить внимание – содержание стандартов. Новый ГОСТ включает в себя два новых раздела: 2 «Нормативные ссылки» и 3 «Общие требования к созданию документов», а также приложение, содержащее форму титульного листа документа. Следует отметить, что раздел 3 «Общие требования к созданию документов» является новацией – им определен перечень положений, касающиеся изготовления документов (нумерация страниц, шрифты, интервалы и пр.).
Ранее не существовавшее Приложение А, устанавливает количество, а также порядок расположения реквизитов на титульном листе документа. Выявлено, что рассматриваемые в качестве объектов наблюдения ГОСТы не содержат отличий в количестве включенных реквизитов, однако отмечены изменения в их составе. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 они лишились самостоятельности и вошли в состав реквизита 08 «Справочные данные об организации», однако сохранили расположение в бланках писем. [5]
Реквизит «Идентификатор электронной копии документа» исключен по причине утраты практического значения в связи с применением системы электронного документооборота. Менее всего изменения коснулись оформления реквизитов документов, которые изложены в разделе 5 нового стандарта. Кратко охарактеризуем их: Тождественность постановки инициалов лица вне зависимости от адресата. По ГОСТ Р 6.30-2003, если адресатом выступало должностное лицо инициалы располагались перед фамилией, если физическое лицо – после. Новый ГОСТ установил, что инициалы ставятся после фамилии, вне зависимости от того, кому адресован документ.
Дополнение положений по оформлению реквизита «адресат». Выражается в допущении употребления сокращения «г-ну» (господину) в случае, если адресат – мужчина, и «г-же», если адресат – женщина. Указывается адрес электронной почты, номера телефона или факса при оформлении реквизита «адресат» в случае, если письмо отправляется посредством электронной почты.
Помимо описанных действий, согласно новому стандарту, реквизиты подвергнуты объединениям и разделениям. В частности, в старом стандарте реквизиты 01 – Государственный герб РФ и 02 – герб субъекта РФ находились по отдельности, а в новом – соединены в единое целое (01), дополненный также гербом (геральдическим знаком) муниципального образования, т.к. органы местного самоуправления имеют право на официальные символы. Реквизит 03 – Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), существовавший ранее, разделен на две самостоятельные части под собственными номерами (02 и 03 соответственно).
Ввиду пополнения национального стандарта новыми реквизитами и изъятия из него ряда иных, изменения коснулись состава реквизита бланков документов, а также образцов бланков документов. Тема, затрагивающая использование языка, нашла свое отражение и в разделе о бланках нового ГОСТа, однако в нем также имеет место положение-новелла, гласящая, что при переписке с иностранцами должны использоваться бланки на русском и английском или ином иностранном языке. Отсюда следует, что бланк будет выглядеть так, что слева находится колонка на русском языке, а справа – на английском или ином языке.
Статья: Кореневская Линда