В каждой компании есть функционирующие бизнес-процессы (БП). И здесь не имеет значения, нанимало ли руководство специалистов по бизнес-процессам, задумывалось ли вообще об этом. Бизнес-процессы есть в любой организации, и в них принимают участие все сотрудники.Всё очень просто. Любая работа — бизнес-процесс. Если компания работает и даже приносит прибыль, значит БП каким-то образом, а скорее всего, оптимальным в ней идут. Менеджеры направляют сведения об отгрузке товара в отдел бухгалтерии, чтобы получить накладные. Затем менеджеры передают документы клиенту. Таких бизнес-процессов огромное число, и все они работают.
Так в чём сложности, если всё работает
Попробуем разобраться. Представим поток, который проходит через фирму и каждого сотрудника. Это выставленные счета, заявки от клиентов, отгрузка товара, выполненные работы, поручения, письма, документы и много всего другого. Обычно в компаниях налажена автоматизация процессов.Процессы, как протекающая по долине река, выбирают оптимальную дорогу в настоящем управленческом ландшафте. Ландшафт компании состоит из устоявшихся правил работы, механизмов и средств автоматизации бизнеса, учёта и управления, требований контрагентов, клиентов, конкретных личностей. Если БП не создаёт руководство сверху, но они всё равно имеются, откуда же они берутся?Управленческий ландшафт формировался под воздействием таких факторов:
- Оперативные цели фирмы — производить отгрузки, находить клиентов, выставлять счета, получать денежные перечисления, выплачивать зарплату и налоги.
- Исторический опыт — большая часть работников, в том числе и руководство, имела какой-то опыт работы или управления ещё раньше до этой компании. Данный опыт становится своего рода лептой, как будут выглядеть БП здесь.
- Воля исполнителей. На этом моменте остановимся более подробно. Если нет чётких регламентов и отсутствует контроль их выполнения, сотрудник самостоятельно обустраивает своё рабочее пространство. Как он это делает? Для рядового сотрудника нормальным является избегать работы и не нести за неё ответственность. Есть, конечно, и ответственные работяги, но сейчас речь идёт не о них.
Каждый сотрудник организовывает своё рабочее пространство таким образом:
- Не выполнять всё, что только можно игнорировать или передать своему коллеге.
- Не брать ответственность, когда это представится возможным.
- Получать много денег, иметь хороший компьютер и рабочее место, власть, достаточное количество свободного времени.
Результат «самоорганизованных» бизнес-процессов
Если есть возможность задачу не решать, то она и не будет решена! Либо будет решена как удобнее исполнителю. Не оптимальный бизнес процесс по существующему фирменному ландшафту. И то, что это дороже для бизнеса скорее всего даже неизвестно.К примеру, контроль качества — отличная возможность для корпоративного игнорирования. А что происходит с задачами, которые обязательно нужно решить? К примеру, если не выполнять работы по выставленным счетам, или не работать в системе со сроками годности, либо не планировать движение транспорта с логистической точки зрения, бизнес будет терять деньги. Если не видеть аналитические данные в нужное время, оно будет упущено и со временем такая «структура» просто умрёт, а всем сотрудникам придётся искать новое место работы. Автоматизация процессов состоит из нескольких этапов, каждый из них позволяет перейти в следующему шагу автоматизации. что несколько упрощает задачу.Если задачу нельзя не решать, то она все-таки будет выполняться. Исполнитель выбирается, исходя из таких моментов:
- Кто старше в организации — так всегда работали.
- Кто авторитетнее — тот всегда делал.
- Кто сейчас считается фаворитом — вам нужны продажи, вы и делайте.
Подведём итоги
Часто интересы собственников и сотрудников противоречат друг другу. Все изменения встречаются игнорированием, саботажем или искусственным торможением сотрудниками. И это не всегда их антилояльность, зачастую они просто не хотят изменений.Любая автоматизация в начале затратна как по времени, так и по ресурсам, но потом самые яркие саботажники дают высокую оценку результатам, так ощущают измеримую пользу.Поэтому, если нет несокрушимого авторитета и веры руководителя в необходимость автоматизации бизнес процессов ни одна программа «не взлетит», как бы мы не сделали стартовые настройки.Хотите узнать, как на самом деле работает ваша компания? Уверены, вы удивитесь! Сколько упущено времени и денег. При выполнении проекта мы погружаемся в бизнес заказчика, тщательно изучаем все бизнес-процессы и имеющийся в настоящее время в организации «рельеф». А в процессе управления проектом изменений вместе с рабочей группой заказчика мы изменяем этот рельеф. Это трудоёмкая и сложная работа. Но она нужна, ведь на «удобный» рельеф новые принципы работы не внедришь.