Важная обязанность любого руководителя - это проведение совещаний. Цель совещания - выработка и принятие решений. Но этот процесс часто оказывается черным ящиком: зачастую совещания затягиваются, характеризуются либо хаосом мнений, либо пассивностью участников, вплоть до полного безразличия.
Как сделать совещания продуктивными, интересными и укладывающимися во временные рамки читайте в нашей статье!
1. Управляйте временем и сотрудниками
Время - самый ценный ресурс любого совещания. Оно должно вовремя начинаться и вовремя заканчиваться. Растягивание ни к чему хорошему не приводит. Чтобы стимулировать пунктуальность сотрудников заведите два правила:
1. Последний присоединившийся ведёт протокол.
2. Опоздавшие к участию не допускаются (за редчайшим исключением, например, если опаздываете вы).
Если сотрудник опоздал - примените санкции. Попросите его прислать вам план совещания со слов коллег. Это покажет, какие выводы сделали участники собрания и что усвоил опоздавший.
2. Поочередные высказывания
Дайте сотрудникам возможность подготовиться к работе над ключевым вопросом и пускай они выскажутся по очереди: выдвинут предложение, замечание или мнение. Не допускайте постоянной критики собеседников, обсуждайте конструктивно .
3. Не оставляйте белых пятен по предыдущим совещаниям
Пускай сотрудники подготовят вопросы, которые им остались непонятны прежде. Отвечайте на эти вопросы в начале новой встречи.
4. Попробуйте нестандартные решения
Компания Lego, да та самая, разработала игру для решения сложных задач - Lego Serious Play. Используйте ее на собраниях, работа руками активизирует работу мозга - вы с большой вероятностью найдете оригинальное решение.
5. Используйте необычные локации
Так срочные вопросы лучше обсуждать стоя, где бы то ни было - в столовой, в сквере. Вообще время от времени стоит вносить разнообразия в процесс совещаний - их можно провести на велосипедах, в кафе, на пикнике или на катке. Главное соблюдать самое важное - время и структуру.
6. Вредные советы
Когда вы зашли в тупик имеет смысл предложить коллективу "завалить свой же проект". Это позволит обсудить слабые места и выработать эффективные решения. Пускай, кто предложит самый вредный совет получит что-то в награду. Это мотивирует.
7. Чужой костюмчик
Интересный прием, для того, чтобы обсудить проблему с разных точек зрения. Напоминает игру в фанты. Возьмите шляпу/коробку - скиньте по предмету или визитке. Затем поочередно вытаскивайте и высказывайтесь по теме совещания с позиции и интересов ее владельца.
8. Звонок другу
Если вы снова зашли в тупик, пускай сотрудники спросят совета у друзей и родных, или у первого встречного. Кто знает, что можно предложить со стороны!
9. Точность - вежливость королей!
Назначьте совещание в непривычное время - 10.07 или 12.28 - тогда никто не опоздает. Ну или по крайней мере постарается.
10. Время - деньги
Если вы заметили , что участники отвлеклись, предложите им выкупить время на посторонние разговоры, например 2000 рублей за 10 минут.
11. Участие высоких руководителей
Совещание принесет больше результатов, если в нём будет участвовать высокое руководство. Во-первых, сотрудники будут более активны и креативны, а во вторых, руководитель расширит область поиска решений. Ведь он видит картину целиком, в отличие от подчиненных.
12. Раздаточный материал
Наличие оного на любом совещании - отличный плюс. Материал должен быть кратким, без лишних слов и не повторяющим текст устного доклада. В условиях удаленки "раздатку" можно сформировать через гугл-документ. Это ускорит и вхождение в тему и принятие решений.
13. Не торопитесь сразу высказать мнение, выслушайте всех
Лучше выслушать все мнения, выбрать самые лучшие, и в итоге представить взвешенную позицию.
14. Психотипы участников совещания - используйте их!
Каждый из участников совещания играет определенную роль, к которой имеет склонность: создателя, администратора, скептика, вдохновителя. Определите, кто кем является. Руководствуясь этим определите очередность выступлений.
1. Первым дайте высказаться вдохновителю.
2. Затем предоставьте слово создателю – он предложит креативные решения.
3. Далее слово администратору. Он внесёт рационализм в предложения.
4. Наконец, когда идея оформлена пусть выскажется скептик. Его взгляд поможет найти слабые места и риски в предложениях.
15. Предложив решение, дайте сотрудникам его обсудить
Когда все высказали свои идеи - резюмируйте их, сформировав решение. Затем предложите участникам 10 минут на обсуждение этого предложения. Отметьте, что критика и мнения высказываются только в эти 10 минут. Когда все выскажутся, принимайте взвешенное решение.