Представим себе обычное предприятие. Там есть юристы, бухгалтеры, кадровики, технические специалисты… Но вот происходит неприятность, руководитель разводит руками и спрашивает: «А почему меня никто не предупредил о ней?» А у персонала возникает встречный вопрос: «А кто должен был вас предупредить?»😊 Ведь каждый выполнял обязанности согласно своей должностной инструкции (или трудовому договору) и отвечал ровно за то, за что должен был отвечать…
Пример
Недавно на семинаре бухгалтер мне задал вопрос. В соответствии со ст. 136 ТК РФ, оплата отпуска производится не позднее чем за 3 дня до его начала. В организации слушателя часто работникам предоставлялся отпуск по их заявлениям, которые визировались буквально за день до ухода в отпуск, затем очередное заявление поступало в отдел кадров и тот делал приказ, который получала бухгалтерия. Последняя ругалась на OK за то, что он взял заявление, поступившее поздно, а OK отвечал, что должен был оформить приказ на основании заявления с подписью директора. В результате оплата отпуска происходила за день до его начала. Бухгалтера интересовало, как фирма может обезопасить себя.
Отвечаю, что никак. Нормы статьи 136 ТК РФ императивные, штрафы за несвоевременную выплату отпускных установлены ст. 5.27 КоАП РФ. Но раз руководитель предприятия поставил подпись на приказе – значит он принял на себя риски в этом случае.
«А вдруг он спросит, почему мы его не предупредили о рисках?», — испуганно задает бухгалтер вопрос.
Действительно, кто должен в этом случае предупреждить работодателя о рисках?
- Юристы? Они часто не видят кадровых документов, а занимаются договорами, судами, крупными проектами.
- Кадровики, к которым заявления поступают уже подписанными?
- Бухгалтерия, задача которой - оплатить отпуск, а не разматывать клубок проблем?
Риски предприятия, за оценку которых де-факто никто на практике не отвечает, могут быть разными, и если руководитель хочет, чтобы его о них предупреждали, он должен:
- понимать, на каких участках они могут возникнуть,
- какой специалист может предупредить о них,
- организовать систему документооборота так, чтобы компетентный специалист своей визой подтверждал отсутствие рисков по операции или писал сопроводительное письмо с их описанием.
Если же руководитель вначале подписал документы – а потом отправил их для исполнения, это означает, что риски на себя он уже принял и обвинять потом других лиц в том, что его не предупредили, он вряд ли вправе.
Фрагмент статьи автора «Какие типичные ошибки в организации документооборота и делопроизводства совершают руководители?», «Планово-экономический отдел» № 1, 2017