Сама ЭЦП была у нас давно, но использовалась в основном для работы на электронных площадках. Многие клиенты после подписания договора на площадке, просили прислать им его же на бумаге с "настоящей" подписью. Поэтому я скептически относился к идее перехода на ЭЦП. До эпидемии.
Наша предыдущая попытка работать с электронной первичкой через "Калугу Астрал" и "Мое дело" окончилась ничем: мы не смогли получить назад ни одного документа. Как мне сказал наш поставщик, который работал тоже с "Калука Астрал" и "Мое дело": "Оно просто не работает".
Когда все сотрудники "самоизолировались", некоторые даже не в Москве, изготовление и подписание документов приобрело дополнительную сложность: операция "распечатать - подписать - поставить печать - отсканировать - зарегистрировать в исходящих - отправить - получить - сверить - отсканировать - убрать в архив" растянулась на недели, а иногда и на месяцы. В общем, мы решили попытаться во второй раз.
Приобрели "Крипто Арм" - это продукт, для работы с ЭЦП. Вообще, меня рынок ЭЦП вводит в изумление: мало того, что одну и ту же ЭЦП продают много раз, с разными этикеточками ("для одной электронной площадки", "для другой", "для отчетности", "а вот эта - типа универсальная, квалифицированная, усиленная, но на самом деле нет"). Так еще, купив ЭЦП и лицензию на Крипто Про выясняется, что оно как бы умеет делать ЭЦП, но только через сайт, а чтобы подписать файл на компьютере надо купить еще "Крипто Арм". Когда в отрасли слишком много государства, по другому и не бывает.
Подписались на Диадок - в целом он ничем не лучше и не надежнее пересылки файла с ЭЦП по электронной почте, хотя, стараниями наших законодателей, за каким-то счастьем обязателен для счетов-фактур. Но многие контрагенты подключены к Диадок ради счетов-фактур и уже "умеют" принимать и отправлять документы в нем. Мы рассудили, что 10 рублей, которые берет Диадок все-равно дешевле распечатки и доставки документов заказным письмом, не говоря уже о курьерах.
Плюсы у Диадок тоже есть: если у вас нет своей системы документооборота и электронного архива, Диадок предлагает готовое, довольно простое в освоении решение: у каждого сотрудника свой доступ и права, менеджеры загружают новые документы, либо принимают и проверяют документы от контрагентов и направляют их руководителю на подпись с сопроводительной заметкой. После подписания документ сразу уходит контрагенту и можно видеть, когда он его подпишет. Электронная версия хранится в архиве не менее 3-х лет. Впрочем, самые осторожные могут выкачать документ вместе с ЭЦП обеих сторон и заверенным протоколом подписания и хранить у себя. Поэтому мы регистрируем документы полученные и отправленные через Диадок в журнале входящих-исходящих и сохраняем в своем электронном архиве. Хотя бы сканировать и сверять полученную бумагу с согласованным юристом текстом не приходится.
Подписание по электронной почте мы устроили еще проще: сделали в журнале исходящих графу "требует подписания по ЭЦП", если менеджер ставит там пометку, руководитель открывает нужный файл на облачном диске и прямо там подписывает его с помощью Крипто Арм, после чего менеджер отправляет файл документа и ЭЦП по электронной почте.
На удивление, сейчас контрагенты стали гораздо сговорчивее в плане перехода на ЭЦП: наши поставщики согласились на электронный документооборот практически все. С клиентами сложнее, но ради ускорения процедуры подписания даже некоторые госорганизации соглашаются на Диадок или ЭЦП по электронной почте. Благо, проверить действительность ЭЦП можно на сайте госуслуг даже не имея своей ЭЦП и никакого вспомогательного ПО.