В связи с пандемией коронавируса многие компании перешли на удаленный режим работы. Такой формат не требует особых усилий от работодателей в части организации работы своих сотрудников. Но как только появляется необходимость согласовать или подписать документ - эффективность взаимодействия сотрудников значительно снижается. В чем причина? Их может быть несколько. Например, в компании нет системы электронного документооборота (СЭД) или ЭДО для обмена документами с контрагентами. А если такие системы и существуют в компании, то все сотрудники должны быть четко проинформированы о возможностях системы в режиме удаленной работы.
Мы в WSS-Consulting подготовили несколько вариантов с рекомендациями о том, как работать c системой электронного документооборота WSS Docs из дома.
- Защищенное VPN-соединение. В данном случае системные администраторы вашей компании настраивают VPN-подключение. После успешного подключения введите адрес приложения системы, логин и пароль. Вам откроются все функциональные возможности системы, реализованные в отношении компании.
- Мобильное приложение WSS Docs. Работать с системой можно из любой точки. Для этого вам понадобится только Интернет и мобильное приложение нашей системы, установленное на смартфон. Чтобы начать работу, введите адрес мобильного приложения WSS Docs, логин (с доменом) и пароль. Через мобильное приложение вы сможете осуществлять поиск документов, просматривать и согласовывать их, создавать поручения, видеть лист согласования и рассмотрения, а также принимать решения по документам.
- Модуль «Принятие решений из писем». Удаленную работу с WSS Docs можно организовать с помощью установки специального модуля, который позволяет настроить связь почты с системой посредством уведомлений. Например, в случае если вам необходимо принять какое-то решение по документу, то вам придет соответствующее уведомление на почту с текстом и ссылками-действиями (согласовать документ, согласовать с замечаниями, внести комментарий). Клик по ссылке создает ответное письмо в почте, которое система обрабатывает, а после принимает решение в соответствующей карточке в WSS Docs.
- Удаленный доступ. Использовать WSS Docs вне офиса можно с помощью настройки удаленного доступа к рабочему столу с домашнего компьютера. Для этого необходимо запросить соответствующие настройки у системных администраторов своей компании.
