Еще полвека назад использование компьютеров представляло настоящую сложность. Однако сейчас мы располагаем возможностью использовать ПК, не требующие особых навыков, облачные сервисы, специальные программы и так далее.
Жизнь очень упростилась. Но... ведение документации так и осталось бумажным.
В сегодняшней статье мы рассмотрим преимущества электронного документооборота перед «физическими» архивами и определим, кому и почему выгодно начать использовать ЭДО.
Плюсы ЭДО и минусы бумажного документооборота
- 60% распечатываемых документов оказываются в мусорной корзине к концу рабочего дня;
- 90% документов большую часть времени находятся «в пути», то есть, в процессе передачи от одного сотрудника другому и из одного отдела в другой. С введением ЭДО процесс «пути» документа – один клик для передачи в общую базу и необходимому коллеге;
- 20 раз в среднем копируется каждый внутренний документ – доработки, утеря, порча бумаги и еще множество причин, по которым один документ перепечатывают множество раз. Электронные документы позволяют вносить правки и редактировать их, и они не будут утеряны по пути с одного этажа на другой или испорчены случайно поставленной на папку чашкой кофе;
- 60% распечатываемых копий документов теряют актуальность в течение рабочей недели.
Всего около 6% своей прибыли компании тратят на поддержание бумажного документооборота. Многие говорят, что оплата установки и настройки СЭД и дальнейшей техподдержки – дело затратное, однако стоит предложить подсчитать расходы на бумагу, картриджи, содержание принтеров, и слова «на бумаге дешевле» становятся очень быстро развеиваемым мифом. В среднем компания от 50 до 100 сотрудников расходует 20-30 пачек бумаги, и уже даже эта цена эквивалентна или превосходит стоимость обслуживания многих СЭД, а если вспомнить про расходы на картриджи и замену принтеров…
Итого: электронный документооборот экономит время сотрудников, повышает производительность, снижает затраты на канцелярию, а также намного более экологичен, чем бумажный.
Развитие технологий всегда движется в сторону доступности, легкого понимания и упрощения – и уже сейчас внедрение ЭДО решает множество проблем и позволяет увеличивать продуктивность работы предприятия. И при активной поддержке государством повсеместное введение электронного документооборота – не вопрос вероятности, но вопрос времени.