Внезапно ооочень много людей стали работать на удалёнке, и я даже не могу описать словами, какой это стресс. Кто-то не может собраться, а кто-то – перестать работать до заката.
Я попросила Настю Шумилову из издательства МИФ, удалёнщика со стажем, рассказать о том, как ей удаётся эффективно работать, не забывать про личную жизнь и вдобавок получать удовольствие от всего этого. Передаю слово Насте, приятного чтения!
Я работаю на удалёнке уже почти 5 лет – и МИФ был первым местом, где я стала работать из дома после самого обычного офиса с опенспейсом, кухней, кулером и коллегами за соседними столами. В первые недели погружения коллеги подсказывали какие-то штуки, как облегчить процесс перестройки, делились своими лайфхаками и историями, но всё же, основная настройка рабочего пространства и себя остается на тебе же, и на это нужно время. С этим нужно смириться и не ругать себя, что с первого дня ты не так же эффективен и собран на 100%.
Возможно, эти советы будут для кого-то банальными. Но если они помогут кому-то хотя бы чуть-чуть наладить хаос при резком переходе на удалённую работу – мне будет приятно.
Расскажу по порядку про рабочую и личную жизнь. При работе из дома эти две сферы начинают смешиваться, так что следить нужно за обеими.
Рабочие инструменты
Сначала про инструменты, которые мы используем с коллегами:
1. Гугл-календарь. Это просто святое! И нужно обязательно. Там мы «прошиваем» общие созвоны, время под задачи, когда тебя лучше не трогать (хороший тон – перед тем, как писать человеку, посмотреть его календарь), отпуска/отгулы, время, когда тебя нет на месте, часы работы (например, что после 20:00 ты недоступен для рабочих вопросов).
А ещё стоит добавлять блоки на личные дела (я делаю это через синхронизацию с личной почтой) для понимания общей картинки дня/недели. Это, например, время на спорт, английский, запись ко врачу – удобно и не только для удалёнки 🙂 Ну и коллеги не будут звонить, если видят, что у тебя сейчас время пробежки. Мы должны быть в доступе с 10 до 20, но при этом в рабочее время можем отойти от ноутбука на какое-то время, и это нужно учитывать. Когда работаешь в офисе, всегда видно, кто на месте, а кто нет, при удалёнке всё не так. Гугл-календарь помогает синхронизироваться с коллегами.
2. Скайп, Зум, Хенгаутс, Телеграм. Это основное и типичное. Для звонков на двоих чаще скайп, на группы – Зум. В телеграме у нас чаты на команды, для быстрых рабочих вопросов, а также кружки по интересам – например, общение про кино, книги, чаты по городам. У нас в компании также есть и Джира, и другие программы для совместной работы по задачам, но не на всех – я в целом не советую резко внедрять что-то такое, если вы не использовали это до перехода на удалёнку, лучше попозже, чтобы не добавлять стресса.
3. Естественно, гугл-доки. Нужная для работы информация хранится в общих доках, папках на гугл-диске. Без этого невозможно командой готовить общие задачи и проводить встречи. Очень редко используем файлы, которые нужно пересылать вложением.
Как совместить удалённую работу и жизнь
1. Если вы живёте не один – предупредите других людей, что вы теперь работаете на удаленке, и что ваша работа дома не менее ответственна, чем в офисе. Придумайте, как вы будете не отвлекаться на домочадцев. Понятно, что если у вас дома дети, эти правила будут слабо работать, но мои друзья с детьми справляются по разному. Если ребёнок ходит в сад, то максимально делают задачи в это время, а если оба родителя дома, то чередуют время прогулки с ребенком и дают друг другу время на поработать, подстраивают расписание под эти обстоятельства.
2. Нужно рабочее место, удобное для вас. Кресло, стол, подставка под ноутбук и тд. Лучше разграничить место для работы и отдыха. Например, я люблю работать на кухне, но за столом у меня есть определённое место, где я сижу с ноутбуком, а другие – когда я ем. Из кровати не стоит работать вообще 🙂 Также лучше обзавестись хорошими наушниками – на удалёнке часто нужно созваниваться, и просто динамики часто фонят (кстати, эйрподсы оказались не идеальным вариантом – быстро садятся).
Важный момент: не нужно включать стиралку, если скоро будет важный созвон. Есть приложение с шумоподавлением на случай, если вдруг сосед достал дрель. Например, у Krisp для мака есть бесплатные версии. Когда ты на созвоне с большим количеством человек, посторонние звуки очень мешают встрече и раздражают. Поэтому я, например, не хожу работать в кафе, если у меня много скайпов в этот день, из уважения к коллегам. А если нужно поделать отчёты – почему бы и нет.
3. На удалёнке количество коммуникации возрастает – стоит следить за объемом созвонов в день. Иногда у меня бывает суммарно 4–5 часов в день только скайпов. Между ними нужно обязательно делать перерывы. Если чувствуете, что предел уже близко – переносите встречи на другой день. Также не нужно пытаться быть во всех чатах – режьте и их, и встречи, на которых быть не обязательно, а можно просто посмотреть презентацию после.
Стоит внимательнее подойти к планированию встреч – не стоит ставить, например, 4 подряд (вас просто выжмет, как лимон) и/или с маленьким промежутком между – вы не будете успевать переключаться и делать задачи. Кто-то из моих коллег старается ставить встречи только на вторую половину дня, кто-то – выделять отдельные дни под встречи, другие под самостоятельные задачи, а ещё у нас бывал «день тишины» – без встреч совсем.
4. Нужно, чтобы было полноценное утро и полноценный обед. Утро – вставать не за 5 минут до скайпа, а заранее, делая всю необходимую рутину, чтобы «проснуться». Из-за работы из дома можно успевать вписывать туда что-то больше, чем душ-завтрак, сходить побегать или просто почитать. Обед – тоже важно, чтобы переключиться в середине дня, отложить ноутбук, может быть, успеть прогуляться. Лучше провести его без телефона и ноута.
5. Ритуалы переключения в рабочий режим – тут стоит поизучать, что «включает» именно вас. Я не работаю в пижаме, стараюсь надеть одежду, которая меня «собирает», но остаётся удобной: всякие свободные рубашки, платья, чистые футболки. А также в целом привожу себя в вид, в котором поехала бы работать в офис.
6. Про отвлечения и прокрастинацию: я понимаю, что дома есть много мыслей сделать что-то из домашних дел. Это я стараюсь делать в моменты передышки. Например, можно работать по методу приложения «помодоро» – 50 мин концентрированно работаете, 10 мин перерыва. Вот в эти 10 минут и можно помыть посуду, запустить стирку, разобрать сушилку с бельем.
В офисе всё равно у нас есть эти же самые моменты – вы идёте наливать воду, перекидываетесь парой слов с коллегой, идёте за бумагой, поэтому и дома это нормально. И это всё-таки плюс работы из дома – возможность оптимизировать всякие хозяйственные дела, которые можно вписать в такие короткие перерывы. Тем более, работая из дома мы меньше двигаемся, просто потому, что идти никуда и не надо дальше кухни и ванной. Остальные крупные вещи – записывайте, когда они приходят вам в голову и делайте уже после работы.
7. Кстати о кухне – частый вопрос «как дома не есть постоянно». Первое – просто не покупайте домой всякие соблазны похрустеть. У меня дома нет шоколадок и печенья, а есть только фрукты и орешки (свои рисковые продукты каждый может определить сам). Если ждёте кого-то к чаю или захотите сами – купите сладости вечером, заодно и пройдётесь. И, конечно, нормальный завтрак и обед – чтобы не хотелось потом кусочничать. В идеале ещё иметь дома всякие продукты для быстрого обеда, чтобы в итоге не есть хлопья и бутерброды, потому что не успел ничего приготовить.
8. Отключить уведомления чатов и приложений. Это помогает и работе, и отдыху. Во время работы дома у вас куча чатов и коллег, которые туда пишут. Поэтому определите себе моменты, когда вы в них погружаетесь и где нужно быть постоянно, а что можно пока поставить на мьют. Для сохранения баланса работа-отдых это тоже пригодится – не будете отвлекаться и лезть в рабочие вопросы, когда нужно отдыхать. Не залезайте в рабочую почту и чаты до начала рабочего дня и после, пожалуйста, рука будет тянуться открыть ноут и ответить, посмотреть табличку, и в итоге – ощущение, что на работе вы 24/7.
9. Не работать по выходным. Даже пояснять не буду. Не всегда получается – но старайтесь.
10. Закрывать ноут. В идеале нужно планировать, какие задачи вы хотите сделать сегодня, и вечером в конце рабочего дня закрывать ноутбук и идти заниматься другими делами. Когда ты дома и твоё рабочее место – ноутбук – всегда при тебе и физически с работы ты не уходишь, очень легко делать и делать, ведь всегда найдётся, что. Поэтому иногда нужно просто закрыть крышку, остальное – завтра.
С какими сложностями я столкнулась, когда начала работать дома
Сначала я работала до очень позднего вечера – про то, что можно делать с этим, я писала уже выше. А ещё мне очень не хватало живого общения. Да, мы очень много общаемся в мессенджерах и на рабочих созвонах, но это не заменяет живые встречи. Поэтому, пока не было карантина, мы с коллегами договаривались поработать вместе из офиса или другого места, а ещё я специально заранее планировала встречи с друзьями и вносила это себе в календарь.
Так как многие мои коллеги живут в других городах и странах, мы делали (и делаем сейчас, что стало даже актуальнее) созвоны на «поболтать» с чаем или вином, когда мы говорим не о работе, а на всякие другие темы. Также у нас в МИФе есть онлайн книжный клуб и были серии обедов с рандомным подбором собеседника из коллег, чтобы познакомиться и поболтать обо всём.
О технике «чек ин – чек аут»
Мы с коллегами используем на созвонах технику «чек ин – чек аут». Когда вы собираетесь на встрече, обычно модератор задаёт вопрос «с каким настроением вы входите на встречу и что хотите от неё получить». А в конце встречи – «в каком настроении вы выходите и что уносите с неё». Ответы предполагаются краткими. Поскольку через онлайн связь вы теряете часть тех сигналов, которые считываете о состоянии человека в живую, важно выровняться перед началом обсуждений эмоционально.
Например, у человека что-то случилось перед вашей встречей, он заходит на неё в раздраженном состоянии. Тот, кто презентует что-то на ней, может провести интерпретацию, что это направлено на него (а на самом деле нет). Когда человек фиксирует своё состояние в начале и в конце, это помогает не только прояснить свое состояние на всех, но и для себя самого зафиксировать эмоции и цель нахождения на этой встрече.
Самое важное
Если кратко, то я считаю столпом нормальной работы из дома хорошее планирование – рабочих задач на день, расписания и обеда, нерабочих дел, спорта и хобби, встреч с друзьями и прогулок. Это главное. А всё остальное – это самоанализ – что делает тебя лично настроенным на работу? А что расслабляет? Дома многое можно настроить под себя – включить нужный плейлист или устроить тишину, работать стоя или только за столом, звать поработать к себе коллег или ходить прогуляться в обед.