- «Неопределенность — матерь всех запасов» — это аксиома в логистике.
- В период турбулентности (на примере, ситуации с самоизоляцией) точность прогнозирования спроса стремится к нулю.
- В период слухов о самоизоляции/начала самоизоляции все покупатели побежали в магазин за товаром длительного хранения (крупы, консервы, чай/кофе). На часть товаров спрос наоборот упал (особенно на товары непродуктовые, товары не первой необходимости). Те, кто накупил гречки на год — потом целый год её покупать уже не будут…
К сожалению, при неправильном подходе, в случае неопределенности закупщик стремится сформировать сверхзапасы, чтобы создать свою подушку безопасности. Ведь удобно, если ты закупил себе на год гречки — колебания спроса тебе не страшны (в большую сторону). При таком подходе компания инвестирует огромные деньги в запасы, замораживая их на длительный период времени. Помимо замороженных денег, запасы ежедневно оттягивают на себя огромные сопутствующие затраты. Как вы понимаете, что это путь в никуда. Я всегда ассоциирую лишний запас с лишним весом у человека. Когда у человека вес в норме — ему комфортно, хорошо, он здоров. Чем выше вес, тем хуже здоровье. А при наборе критичной массы человек умирает. Поэтому, когда закупщик заставляет свою компанию весить 250 кг, то как долго она протянет?
Вторая крайность, если закупщик не делает ровным счетом НИЧЕГО. В любой непонятной ситуации, как опоссум, претворяется мертвым. Либо от незнания, либо от нежелания что-то предпринять
Как следствие — по одному товару формируется OvS (профицит запаса), на другой товар формируется OOS (дефицит запаса).
Правильный подход: в случае повышения неопределенности спроса, применять целый комплекс мер. Есть лайфаки, которые позволяют повысить точность прогнозирования, которые я рекомендую применить:
- Сократить плечо прогнозирования: логистическое плечо и частоту поставки. Чем короче плечо прогнозирования, тем быстрее вы сможете среагировать на изменения спроса. Плюс чем короче плечо прогнозирования, тем выше точность прогноза
- Централизация поставок (заказывать не на каждый магазин в отдельности, а в одну точку — на распределительный центр). Колебания спроса в каждой точке намного выше, чем в одной точке. Соответственно, точность прогноза выше
- Улучшить логистические параметры, которые тормозят оборачиваемость вашего запаса. Помимо логистического плеча и частоты поставки обязательно подлежат пересмотру: вложимость единицы поставки, минимальные партии поставки/заказа, презентационные запасы.
- Своевременный пересмотр ассортиментной матрицы (это, конечно, не к логисту, а к коммерсанту, но этот пункт суперважен в текущей ситуации). Логист может и должен влиять на ассортиментную матрицу! Он обязан следить как минимум за непродаваемыми позициями и помогать коммерсанту, подсвечивая их и добиваясь решения вопроса. Логист должен помогать коммерсанту, подсвечивать все риски, связанные с изменением спроса, которые он видит
- Если ваш страховой запас зависит от целевого уровня сервиса (ЦУС), то рекомендую, в данный период снизить ЦУС на группы B и С. Тем самым вы снизите риск образования OvS по неходовым товарам
- Ранжирование товара по категории ABC необходимо проводить чаще. Если вы ранжировали товар раз в месяц, то перейдите временно на ранжирование 1 раз в неделю. Причем данные берите за минимально короткий период времени, чтобы всегда иметь актуальный признак ABC, к которому вы примените ЦУС, исходя из текущей ситуации. Потому что, например, вчера еще антисептики у вас были группой С, а сейчас это безусловно группа А. И все политики заказа и управления запаса к антисептику в данный период времени должны применяться как к группе А
- Если ваш страховой запас считается вручную/экспертно, значит снижайте на группы B и С его самостоятельно. Но пересмотр ABC делайте часто, и в зависимости от категории товара — присваивайте необходимый страховой запас
- Сократить период, за который вы берете статистику продаж для прогнозирования спроса. Допустим, вы брали историю продаж за 3 последних месяца. Сократите этот период до последних двух недель
- Очищайте статистику продаж от периода турбулентности, если вы прогнозируете спрос по заказам, у которых очень длинное логистическое плечо
- Обязательно внесите в свой дневник событий периоды аномального спроса (от такой-то даты до такой-то), чтобы в дальнейшем при прогнозировании спроса, расчете коэффициентов сезонности, трендов — не брать этот период в расчет. Если есть возможность внести этот фактор в Автозаказ — обязательно внесите как только ситуация стабилизируется
- Откажитесь от спекулятивных запасов по товарам, по которым тренд спроса отрицательный, а также по товарам категории B и С
- При резких скачках продаж, резком приросте продаж какого-то товара/категории товаров — не пренебрегайте ручными дозаказами, вне графика поставки. Но опять же, смотреть необходимо на группу товара (ABC) и системность данной покупки. Если у вас покупали 5 бутылок коньяка дорогого в месяц, а тут кто-то разом пришел и купил сразу 6 шт — не торопитесь на основании данного факта формировать заказ. Очень велика вероятность, что данный факт может больше не повториться, а сверхзапас вы сформируете
- Ежедневная работа с OOS по группе А. Не просто установление факта, но и подкручивание настроек Автозаказа, оперативное его устранение через дозаказы
- Ежедневная работа с ТОПом товаров по списаниям. Также подкручивание настроек Автозаказа
- Еженедельная работа с OvS, также ранжируем запас по ABC (А — товар, который формирует 80% запаса), разбираемся ПОЧЕМУ он образован, разрабатываем план мероприятий превентивных (чтобы не допустить в будущем подобной проблемы), а также второй план мероприятий по снижению текущего запаса
- Если у вас раньше не было практики отказа от заказов — пора ее применить. Вы видите, что по товару резко упал спрос? Проработайте возможность отмены уже размещенных заказов
- Помогите вашим ключевым поставщикам. Ваши поставщики живут сейчас в такой же неопределенности, как и вы. Поделитесь вашими прогнозами спроса, обменяйтесь мнениями. Если вы шикарно спрогнозируете спрос, правильно рассчитаете заказ, а у поставщика просто-напросто не окажется товара на складе, то результат будет печальным
- Начать общаться с полевыми сотрудниками поставщиков (мерчендайзеры, торговыми представителями), которые помогут учесть дополнительные факторы при расчете заказа
- Учет при заказе корректировки цен (за пределами допустимых колебаний)
- Пересмотрите систему мотивации сотрудникам, которые управляют заказами/запасами. Если с показателями KPI всё хорошо, то в любом случае пересмотрите целевые значения, исходя из текущей ситуации
- Учить сейчас (если не делали этого раньше) методам управления запасами/заказами ваших сотрудников. Тем более, сейчас, как никогда процветает онлайн обучение. Можно подобрать необходимые курсы, если нет времени подготовить их самостоятельно
- Разбирать внутри отдела удачные/неудачные кейсы. Учиться можно и нужно в том числе на чужих кейсах