Если провести тщательную инвентаризацию своего дня, то можно заметить, что огромное количество времени тратится на мелкие дела, дела, которые занимают 2-5 минут. И часто, отвлекаясь на выполнение таких незначительных действий, мы уже не успеваем сделать что-то важное и полезное.
Есть несколько способов сократить «вредные» последствия:
1. Можно выделить для таких дел специальный промежуток времени: допустим, Вы работаете над проектом, стараясь сконцентрироваться и не отвлекаться. Но в голове все равно возникают мысли, что надо сделать какой-то звонок, написать письмо и подобные мелкие задачи. Если каждый раз отвлекаться на их выполнение, то в итоге, работа над основным проектом будет не столь эффективной: больше сил затратится на переключение между задачами. В такой ситуации я делаю пометки, чтобы не забыть, обычно в специальную заметку в Evernote, но сойдет и обычный лист бумаги. Главное, потом его не потерять. Затем, по окончании работы над проектом или во время перерыва, открываете заметку или берете этот лист бумаги и быстренько по порядку или по важности выполняете эти дела. Помните, что отдых — это смена деятельности, поэтому после 45-минутной работы за компьютером не стоит продолжать за ним сидеть, пусть это и связано с выполнением дела по списку, лучше пройтись, сделать звонок, а письмо написать уже после этого перерыва, но до начала работы над основной задачей.
2. Многие советуют мелкие дела выполнять тут же, если они не занимают больше 2-3 минут. Тогда Вы не будете держать их в голове и постоянно напоминать себе о необходимости это сделать. Однако, стоит помнить, что безобидный звонок коллеге с целью что-то напомнить или уточнить может перелиться в часовое обсуждение рабочего вопроса, и тогда прости-прощай распланированное время. Конечно, не всегда возможно предугадать, какой вопрос сколько времени займет. Но, в основном, способ хороший, позволяет освободить голову для действительно важных дел и не накапливать мелкие вопросы.
3. Можно мелкие дела выполнять между делом. Я на работе не бежала к начальнику с каждым требующим его согласия вопросом, а по возможности натапливала их и потом разом все согласовывала, меньше времени уходило на то, чтобы дойти до кабинета, на ожидание, когда шеф освободится. С собой я брала небольшую работу, чтобы не тратить время в приемной зря.
Те, кто работает дома, могут между делом прибираться, раскладывать вещи: идешь с комнаты до кухни, тут мусор прихватил, тут вещи убрал, там игрушки разложил, уже себе время вечером освободил для более приятных дел.
4. По возможности сократить количество этих дел. Перед выполнением какого-нибудь дела нужно задать себе вопросы: а так ли нужно его выполнить? Чем важно его выполнение? Что будет, если я его не сделаю? И исходя из ответов, решать, надо ли выполнять его. Вы удивитесь, но очень много мелких вопросов не приносят никакой пользы, а времени занимают массу.
Применив эти советы на практике, Вы увидите, сколько дополнительного времени появится. Главное, потратить его с пользой.