Или как организовать мероприятие за две недели
Подготовка к мероприятию занимает, как правило больше месяца и это не потому, что мы такие неповоротливые, и не можем шустро все организовать.
Но нельзя сделать ребенка за один месяц, заставив забеременеть девять женщин (с)
Так и с подготовкой к мероприятию – есть сроки изготовления типографской продукции, не забываем, что надо еще согласовать макеты с заказчиком, хорошо, если они у него есть, а если нет – надо разработать и утвердить - сроки сдвигаются.
Согласовать логистику лекторов/делегатов – авиаперелеты/проживание и т.д., в случае если лектор из другой страны – визы, а в консульстве есть регламентированные сроки рассмотрения документов.
В городе, где вы планируете провести мероприятие очень много залов, которые отвечают требованиям вашего мероприятия, но, если вы начнете их искать за две недели до начала – поверьте – именно те, которые вам так нужны - заняты – «закон Мерфи», или по-русски «закон подлости».
Определенное количество номеров в гостинице, где будет проходить мероприятие, или в той которая ближе всего расположена к площадке, или в той в которой нужное вам количество звезд – та еще задачка.
HELP – Human rights Education for Legal Professionals - тренинг для тренеров
Борьба с торговлей людьми и защита жертв торговли людьми
Заказчик – Conseil de l′Eroupe /Совет Европы
Ничего не предвещало, когда в офисе, где коллектив спокойно работал над плановыми мероприятиями раздался звонок.
От момента звонка, до момента планируемого мероприятия – месяц, от момента подписания контракта – две недели.
От момента звонка до момента получения технического задания на тендер – неделя, подведение итогов тендера – еще неделя.
Для того, что бы подготовить мероприятие за две недели, нужно начать его готовить не с момента подписания контракта, а с момента получения конкурсного задания.
Все, что мы могли сделать без финансовых потерь, на случай, если контракт достанется не нашей компании:
- забронировали зал
- забронировали блок номеров в гостинице
предварительно договорившись о снятии брони без штрафов
- попросили типографию иметь в наличии запас бумаги для папок/программ/бейджей/блокнотов/буклетов
- заказали ручки – у заказчика были требования к марке, пока без нанесения логотипа ( их всегда можно использовать для другого мероприятия)
- купили ленты для бейджей (всегда пригодятся в случае невостребованности)
- предварительно договорились с компанией по обеспечению групповых трансферов
Остальные задачи – кофе-брейки, кейтеринг, торжественный ужин, оборудование, трансферы из/в аэропорт, сотрудники на регистрацию, работа с делегатами, фотограф – это то, что можно успеть сделать и за неделю, у нас было две!
Правильное распределение ресурсов – позволит сделать мероприятие в короткие сроки, но лучше все же его планировать.
Мы поможем – PRIMUS GROUP