Умение определять приоритетность задач — важный навык при развитии компетенции «Планирование и организация»
Но что делать, если количество дел растёт как снежный ком. Вы не успели выполнить поставленные задачи, как уже появилось множество новых. И на всех стоит гриф «Срочно».
Если вы попали в замкнутый круг пожарного режима, то эта статья для вас.
Этапы выхода из аврального режима:
1. Возьмите чистый лист и разделите его на пять столбцов (таблица 1).
2. Выпишите весь список задач, который необходимо выполнить в ближайшее время, но в какой очередности не понятно.
3. Напротив каждой задачи поставьте «+» в графах, на которые повлияет не выполнение задачи.
4. Исходя из количества плюсов, присвойте задаче приоритетность по 4-х бальной шкале. Где, 4 балла — самый высокий приоритет, 1 балл — самый низкий.
В случае, когда напротив задачи стоит всего 1 «плюс», приоритет присваивается исходя из следующего влияния задач:
репутация компании −1
увеличение прибыли −2
отражение на производственном процессе −3
получение убытков — 4
Ниже я привела примеры по каждому приоритету – дочитайте, что бы правильно определить значимость.
На первый взгляд, может сложиться впечатление, что ни одна из ваших задач не попадает ни под один пункт. Но задача любого подразделения в компании, так или иначе, влияет на один из вариантов.
5. После расстановки приоритетов, определите какие задачи, вы будете выполнять сами, а что делегируете.
6. Составьте список делегируемых задач.
Важно: не начинайте выполнение своих задач, раньше чем вы делегируете то, что можно. Потому что пока вы делаете свою работу, делегируемые задачи не продвигаются.
Логика расстановки приоритета (примеры)
4 балла — получение убытков в результате не выполнения задачи
В компании изменилась ценовая политика, однако руководитель финансово-экономического отдела задержал передачу информации специалисту, корректирующему цены на сайте. В результате клиенты продолжают оплачивать по старой цене. Если повышение цены было существенное, то есть вероятность того, что продажи осуществлялись по цене ниже себестоимости. В такой ситуации даже продажи одного дня по старой цене могут привести к определенным убыткам.
3 балла — торможение производственного процесса — это отложенные убытки во времени
Руководитель отдела снабжения не предоставил своевременно в бухгалтерию информацию об оплате материала с индивидуальными размерами. Возникает риск нанесения прямого убытка, так как у монтажников не будет возможности выполнить свою работу в срок. Клиент может воспользоваться правом и потребовать возврата денег, а заказанный материал под его размеры может так и остаться на складе.
2 балла — задачи, не выполнение которых влияет на прибыль
Приоритет этих задач ниже других, так как они влияют на развитие компании, а не на удержание деятельности. Развитие компании важно, однако если не решить задачи, связанные с рисками по причинению убытков, может получиться так, что прибыль извлекать уже не откуда.
Руководитель отдела продаж не успевает собирать информацию, анализировать и актуализировать работу со списком возражений. Каждый менеджер действует на свое усмотрение. Однако если список возражений и работа с ними будет периодически актуализироваться, то эффективность менеджеров возрастет, и прибыль компании увеличится.
1 балл — задачи, влияющие на репутацию компании
Репутацию можно сохранить тогда, когда группы остальных задач решаются на системной основе, без включения пожарного режима. В противном случае, каждая не решенная задача косвенно влияет на репутацию компании, а значит, шансы ее потерять увеличиваются в три раза.
В компании не ведётся работа с негативными отзывами клиентов. А негативный отзыв, как правило, это всего лишь последствие нарушения какого-либо бизнес-процесса в компании. Поэтому важно не просто ответить клиенту, а разобраться с причиной возникновения. Если причины носят системный характер, тогда нужно менять бизнес-процессы, а не людей.
>>>>>>>>>>>>>>>><<<<<<<<<<<<<<<
Эта статья первая из цикла «7 компетенций руководителя». В них я буду делиться своим практическим опытом организации работы управленца любого уровня. Ищите все статьи под тегом #альфинур_компетенции
Вы можете самостоятельно изучить и применить мои знания, скачав чек-листы по ссылке
Пусть компетентных руководителей становится больше!
>>>>>>>>>>>>>>><<<<<<<<<<<<<<<<