Маньчжуры начали завоевание монгол еще до покорения Китая в 1644 году. Всеми делами подчиненных и еще нет монгол занимался Монгольский ямынь.
После подчинения Южной Монголии в 1636 году ямынь был преобразован в Лифаньюань (палата внешних сношений). Именно эта организация стала основным руководящим органом маньчжур в монгольских землях.
После установления в 1691 году полного контроля маньчжур над Северной Монголией (Халха) Лифаньюань из просто административного органа превратился также во внешнеполитическое ведомство. Через него стали вестись все торговые и дипломатические сношения с приграничными с монголами территориями. В том числе Российской империей и Джунгарским ханством!
В 18-19 веках после включения в состав империи Цин джунгарских земель, Тибета и Восточного Туркестана Лифаньюань стал управлять и этими землями. Также в Лифаньюань были переданы внешние сношения с Кореей и Аннамом (Северный Вьетнам).
Поэтому Лифаньюань является образцом традиционного китайского административного устройства, где определенные ведомства выполняют широкий круг обязанностей - от дипломатических до военных
Лифаньюань в своей деятельности руководствовался как "Монгольским уложением" основателя маньчжурского государства Абахая, так и более современным "Уложением китайской палаты внешних сношений" от 1789 года - Липовцев С. Уложение Китайской палаты внешних сношений / Пер. с маньчж. Т.1–2. СПб., 1828.
Лифаньюань состоял из шести отделов:
1. По административным делам Внутренней Монголии
2. По делам Северной Монголии, Джунгарии, Кукунора и Тибета.
3. Ведал приемом владетельных князей Южной Монголии, выдачей им и ламам государственных монастырей жалования и приемом от них ежегодной дани. В компетенцию четвертого отдела входили прием князей Северной Монголии и получение от них дани и подарков цинскому императору.
5. Осуществлял контроль над Хами и Турфаном
6. Судебный – контролировал ведение судебных и гражданских дел в Северной и Южной Монголии.
Каждый из перечисленных отделов возглавлял специальный чиновник, назначавшийся цинским правительством из маньчжуров знатного происхождения. При отделах имелись свои канцелярии, в штат которых входили: заведующий печатью, его помощники, делопроизводители, старшие и младшие писари. В составе Лифаньюаня были распорядительный отдел, регистратура, переводческий отдел, финансовый отдел и отдел контроля. Внешнеполитическими вопросами, в частности, вопросами сношения с Россией, ведал специальный совет, образованный при Лифаньюане, в состав которого входили высшие маньчжурские сановники. С такой организационной структурой Лифаньюань просуществовал до 1906 г. - монография Анны Малановой МАНЬЧЖУРСКИЕ ОРГАНЫ УПРАВЛЕНИЯ РУССКО-МОНГОЛЬСКИМИ ОТНОШЕНИЯМИ В XVII-XIX ВВ
Второй реальной силой среди монгол после маньчжур был Гэгэн - верховный монгольский буддистский первосвященник.
Это был Папа Римский среди монгол по значению! Именно поэтому сами монголы называли Ургу (ставку Гэгэна, а сейчас столицу Монголии - Улан-Батор) не иначе как Их-Хурээ ( то есть Большой монастырь)
Он обладал не только сакральной властью, но и административной. В их подчинении были многочисленные крепостные из пленных и самих монгол, которые по той или иной причине оказались в кабале - так называемые шабинары.
Чтобы ограничить авторитет и власть Гэгэна маньчжуры ввели должность монгольского амбаня - соправителя, ведавшего хозяйственными делами. В 1761 году былла введена должность второго амбаня - из маньчжур.
С этого времени вся реальная власть перешла к маньчжурам. У Гэгэна осталась только религиозная власть.
Именно ургинские амбани и стали властителями всей Халхи, от слова которых зависела судьба каждого монгола.
В штате амбаней было 170 человек. Ответственные должности занимали только маньчжуры, офицерские должности - выходцы из монгольской аристократии.
Таким образом аппарат Ургинских амбаней взял в свои руки и дипломатические сношения. Именно из-за притязаний ургинского амбы неудачно окончилось посольства российского дипломата Ю.Головкина, которого принуждали к унизительной процедуре "коу-тоу", символизирующим вассальную зависимость России от Китая. Дипломат отказался и его не пропустили дальше в Пекин, что сорвало переговоры о торговле русскими товарами в Гуанчжоу.
Третей силой в Монголии был Дзаргучей (управитель) в Маймачене - торговом городке, недалеко от центра русско-китайской торговли Кяхты.
Он назначался на три года. На эту должность мог быть назначен только монгол, известный лояльным отношением к маньчжурам. Дзаргучей занимался торговлей, налогами, полицией, судом, отношениями с русскими пограничными властями.
Хотя дзаргучей и назначался ургинским амбаном, но имел большую самостоятельность и практически являлся единоличным хозяином на оживленной китайско-российской границе.
Таким образом, отношения Северной Монголии с Россией регулировались на трех уровнях. На низшем уровне осуществлялись приграничные контакты Маймаченского дзаргучея с кяхтинским пограничным комиссаром, на среднем были ургинские амбани и генерал-губернатор Восточной Сибири, на высшем – Лифаньюань и Сенат (позже – Министерство иностранных дел) - монография Анны Малановой МАНЬЧЖУРСКИЕ ОРГАНЫ УПРАВЛЕНИЯ РУССКО-МОНГОЛЬСКИМИ ОТНОШЕНИЯМИ В XVII-XIX ВВ