С 1 января 2020 года вступил в силу закон по которому работники должны выбрать бумажный или электронный способ ведения трудовой книжки.
Процедура перевода работников на электронные трудовые книжки состоит из нескольких этапов:
- подготовка локальных нормативных актов с учетом мнения профсоюза (при его наличии);
- техническая подготовка к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФР;
- направление работникам уведомлений о возможности перехода на электронные трудовые книжки;
- получение от работников согласия на ведение электронной трудовой книжки.
В соответствии законом «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» работодатель должен письменно уведомить каждого работника об изменениях в законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде до 30 июня 2020 г.
После получения уведомления работники должны согласиться либо отказаться от ведения трудовой книжки в электронной форме в письменном заявлении. Оно должно быть направлено работодателю не позднее 31 декабря 2020 г.
Если работник выбрал электронный формат, то работодатель обязан выдать ему на руки бумажную трудовую книжку. В соответствии с п. 3 ст. 2 ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ» в выдаваемой трудовой книжке вносится запись: «Подано заявление о предоставлении работодателе сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».
Важно знать, что работнику нужно сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии трудовой книжки фиксируются только сведения начиная с 2020 года!
Если работник решил сохранить бумажную трудовую книжку или не заявил о своем выборе, то работодатель обязан вносить сведения о трудовой деятельности в бумажную версию в соответствии со ст. 66 ТК РФ, а также вести электронную версию.
С 1 января 2021 г. в отношении граждан, которые впервые начинают трудовую деятельность будут действовать только электронные трудовые книжки. Для того, чтобы определится с выбором формата работникам нужно знать преимущества и недостатки электронной трудовой книжки.
Преимущества электронной трудовой книжки
- Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности. Работники могут посмотреть сведения, которые содержатся в электронной трудовой книжке через Личный кабинет гражданина на официальном сайте ПФР, через портал Госуслуг.
- Оперативность оформления пенсии. Оформление пенсий будет происходить дистанционно по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
- Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек. Работодателю не придется закупать журналы, бланки трудовых книжек и вкладышей к ним.
- Цифровой документ невозможно потерять или испортить. «Бумажный» формат очень хрупок, так как при воздействии пожара либо потопа внесенные данные могут пропасть. Так же очень часто по вине работодателя или работника трудовые книжки теряются, а процесс восстановления очень длительный и трудоемкий, так как придется обращаться в ПФР и к работодателям с предыдущих мест работы.
- Снижение ошибок о трудовой деятельности. Электронный формат трудовой книжки позволит избежать опечаток, помарок, исправлений.
- Экономия времени. Работнику не нужно будет представлять сведения из трудовой в заинтересованные органы.
- Дистанционное трудоустройство. Наличие электронных сведений о трудовой деятельности позволит кадровым специалистам моментально получать нужные данные о кандидате на вакантную должность.
Недостатки электронных книжек
- Работнику необходимо хранить бумажный экземпляр трудовой книжки.
- Риск утечки персональных данных. В связи с развитием высоких технологий киберпреступления стали частым явлением в нашей жизни. Особенно часто киберпреступления связаны с кражами персональных данных пользователей. Нет уверенности, что у ПФР хорошая система защиты персональных данных и хакеры не смогут ее обойти.
- Утеря сведений из-за сбоя системы. Есть риск, что информационная система может сломаться и все внесенные данные будут утеряны.
А вы уже определились с форматом своей будущей трудовой?