Как было раньше: берёшь документ и несёшь его подписывать. Или отправляешь почтой. А сейчас это стало не всегда невозможным.
Про электронный документооборот (ЭДО) слышали все, но не все его использовали. Теперь же он стал насущной необходимостью, и не только для коммерческих структур, но и для государственных организаций.
Отличия ЭДО от бумажного документооборота принципиальны.
1.
Время. Никаких очередей и курьеров. Движение документов происходит в онлайне.
2.
Стоимость. При переходе на ЭДО вы можете сэкономить до 80% бюджета на обработку, печать, хранение и доставку документов.
3.
Сохранность. Электронный документ сложно потерять.
4.
Хранение. Безопаснее, чем в бумажном виде. И электронные документы занимают меньше места :)
5.
Режим функционирования. ЭДО автоматизирует бизнес-процессы. Было: несколько дней согласования, забытые документы, статус документа не всегда доступен. Согласован? Подписан? Потерян? Стало: несколько минут на согласование, никаких потерь информации, статус документа обновляется автоматически.
Кроме того, контролирующие органы сами поддерживают перевод документов в электронный вид и разрабатывают форматы работы с ними. И возврата назад не будет, потому что электронные документы обладают юридической силой, их уже не нужно дублировать на бумаге.
А если ваша компания участвует в маркировке товаров, то без ЭДО это сделать невозможно. Электронный документооборот – один из ключевых элементов системы маркировки товаров. Вам пора определяться с оператором и обсуждать с ним варианты настройки бизнес-процессов и подключения контрагентов.
Как перейти на ЭДО у себя в компании?
1.
Квалифицированная электронная подпись. Если вам такую уже выдал аккредитованный удостоверяющий центр, то она, за некоторым исключением, подойдёт. Стоимость от 3000 рублей в год.
2.
Лицензия на программу (средство) криптографической защиты информации (СКЗИ) для работы с электронной подписью (ЭЦП). Стоимость 1000 рублей в год или 2700 рублей за версию без ограничений.
3.
Пакет исходящих документов. Стоимость от 900 до 68 400 рублей в год в зависимости от количества исходящей документации. Но даже без него вы сможете принимать и подписывать документы в системе.
Когда всё это будет у вас на руках, останется только зайти в личный кабинет оператора, который предоставляет услуги электронного документооборота (например,Контур. Диадок), отправить оттуда своим контрагентам приглашение для обмена документацией и ждать подтверждения.
Нужна помощь в организации документооборота? Звоните нам. Мы подскажем, как сделать это быстро и с минимальным бюджетом. Ваши усилия – вложение и в настоящее, и в будущее. Пандемия закончится, а эффективный инструмент работы и взаимодействия сотрудников останется.
Позвоните нам, чтобы получить бесплатную консультацию.
+7 (4932 )26-77-77 – телефон в Иванове и +7 (499) 346-20-06 – телефон в Москве.