Сразу оговорюсь, все о чем Вы здесь прочитаете не убережет Вас от самой проверки, а лишь позволит не допустить ошибок и промахов во время ее проведения, а также поможет свести к минимуму негативные последствия. В статье собран и систематизирован большой опыт проверяющих и проверяемых, а также советы и рекомендации специалистов.
Начнем с того, что цели и задачи проверяющих и проверяемых прямо противоположны. Не стоит сбрасывать со счетов, что проверка может проводится по личным мотивам, "на заказ". Не редки случаи когда проверку проводит неопытный (некомпетентный) сотрудник, не исключен и риск злоупотреблений со стороны проверяющих. Во многих случаях в ходе проверок возникают конфликты. Отсюда напрашивается вывод: к проверкам надо готовится, и готовиться всем, начиная от руководителя и заканчивая простым работником. Основная цель такой подготовки - повышение безопасности предприятия.
Что под этим подразумевается, рассмотрим на конкретном примере. Возьмем предприятие у которого имеется собственная территория и находящееся на нем офисное здание. Как правило границы участка имеют ограду, а на входе - шлагбаум и пост охраны. Это первый рубеж на пути непрошеных "гостей". Вторым рубежом является вход в здание. Вход можно оборудовать турникетом, постом охраны, разместить бюро пропусков. И последним рубежом будет приемная руководителя предприятия. Сразу замечу, что таких рубежей может быть меньше, а может и больше (все зависит от конкретного предприятия).
Отдельно стоит остановится на оборудовании рабочих кабинетов в офисе. Желательно на входных дверях важных помещений, таких как отдел кадров, бухгалтерия, серверная и др. установить кодовые или электронные замки. Основная цель - ограничить несанкционированный доступ в кабинет посторонних людей. Не стоит экономить и на оборудование таких кабинетов сейфами и (или) запирающимися шкафами, шредерами (аппарат для уничтожения бумаги). Ведь черновики, записи, планы, документы содержащие персональные данные и другую конфиденциальную информацию лучше уничтожить, если надобность в них отпала. Хранить архивные документы лучше вне предприятия. Компьютеры содержащие важную информацию должны быть оборудованы съемными жесткими дисками. Основная цель - исключить утечку информации и обеспечить сохранность электронных данных. В идеале оборудовать кабинеты аудио- и видео записывающими устройствами. Они помогут Вам собрать доказательств неправомерных действий проверяющих.
Не каждое предприятия располагает собственной территорией, собственным офисом и наличием финансовых средств на оборудование помещений. А , что делать если на Вашем предприятии работают несколько человек и у Вас один кабинет? Ведь многие субъекты малого бизнеса не имеют своей службы охраны, а за частую просто не могут себе позволить содержать в штате квалифицированного юриста. Что делать им? Ответ прост. Установите дверь с глазком и (или) видео домофон, а в кабинете на самом видном месте муляж видеокамеры. Теряя время на общение посредством домофона, проверяющие утрачивают свое главное преимущество - внезапность. Кроме того, на этапе общения, Вы всегда можете отказать в доступе, сославшись на отсутствие руководителя или документов необходимых для проведения проверки.
Давайте теперь рассмотрим действия сотрудников предприятия.
Первое - решение о допуске на территорию предприятия не может быть принято охраной (сторожем, вахтером), для этого необходимо получить разрешение непосредственного руководителя. Как говорилось выше, время затраченное на переговоры по внутреннему телефону исключит фактор внезапности, позволит оповестить сотрудников и даст им запас времени подготовится к проведению проверки.
Далее, при входе в здание конторы (офиса) - очень внимательная проверка документов, служебных удостоверений, обязательное внесение соответствующих записей в журнал посещений и доклад руководителю предприятия. Не следует пропускать проверяющих до тех пор пока руководитель не даст команду, затем сопроводить в их приемную или кабинет где будет проходить встреча с руководителем предприятия. Не оставляйте проверяющих одних ни на секунду.
А теперь немного психологии. При социальном взаимодействии всегда есть ведущий и всегда ведомый. Ваша приоритетная задача стать ведущим. Ведь как стараются действовать проверяющие - внезапное появление, создание паники среди сотрудников, непрерывное давление на психику. Однако, столкнувшись с необходимостью соблюдения Ваших правил, вопреки их воле, делает их ведомыми. Утратив фактор внезапности они могут потерять контроль над ситуацией, а время затраченное на преодоление Ваш барьеров, позволит Вашим сотрудникам морально подготовиться к проведению проверки. Но не забывайте - сохранить достигнутый психологический перевес необходимо до завершения проверки.
И так, проверяющие на Вашей территории. И вот здесь как правило проверяемые начинают делать ошибки, теряя достигнутое на первом этапе преимущество. Ни в коем случае не выделяйте места проверяющим в рабочих кабинетах своих сотрудников. За время проведенное вместе, между проверяющими и Вашими сотрудниками могут завязаться неформальные отношения, кроме того разговоры самих сотрудников их переговоры по телефону, обсуждение рабочих моментов может привести к утечке информации (проверяющие очень любят дополнительно собирать информацию из таких бесед). На время проведения проверки необходимо ограничить общение проверяющих с Вашими сотрудниками.
Идеальным местом для размещения проверки может служить отдельный кабинет, без средств связи, обставленный только необходимой мебелью и с установленной камерой видео наблюдения. Таким местом может быть переговорная комната, комната для посетителей, отдельный кабинет. Организуйте работу проверяющих так, что бы они не покидали предоставленное им место проведения проверки. Для этого от рядите в их распоряжение одного сотрудника, который будет приносить им необходимые документы, делать с них копии (при необходимости). Если же у Вас нет отдельного кабинете (комнаты), то не оставляйте проверяющих одних в месте проведения проверки ни на секунду. Постоянное наблюдение за проверяющими создаст им дополнительные неудобства.
Не лишним будет иметь на предприятии список организаций которые могут нагрянуть к Вам с проверкой. Вы должны знать их правильное наименование, адрес, номера телефонов, должность и Ф.И.О. руководителя и его замов, а также номера телефонов доверия и номера телефонов вышестоящих организаций. Обязательно заведите Журнал учета проверок - это позволит Вам зафиксировать продолжительность выездной проверки, а также возможные факты нарушения процедуры. Право на ведение журнала установлена частью 8 статьи 16 Закона № 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля". Типовая форма журнала утверждена Приказом Министерства экономического развития РФ от 30 апреля 2009 года № 141. Иногда легче предотвратить наступление негативных последствий, чем исправлять их последствия.
Если эта статья оказалась чем то полезна для Вас и Вы хотите узнать больше (например узнать более подробно как вести себя руководителю, главному бухгалтеру, секретарю, сотрудникам предприятия при проведении проверок, узнать особенности проверок различных органов и организаций) подписывайтесь на наш канал и оставляйте комментарии.