Для этого определите, какие товары, работы, услуги входят в ваш объект закупки и можно ли объединить их в один лот. Составьте ТЗ в виде единого документа, в нем подробно опишите объект закупки. Установите исчерпывающие требования к товарам, работам или услугам, которые вы хотите получить по результатам закупки, в том числе к объемам, срокам исполнения контракта, гарантиям.
При этом соблюдайте установленные Законом правила описания объекта закупки, чтобы максимально точно описать его характеристики, не ограничив при этом конкуренцию.
Включите в ТЗ необходимые приложения, например чертежи, спецификации, дефектные акты, проектно-сметную документацию.
Утверждать ТЗ рекомендуем в виде приложения к проекту контракта.
В каких случаях и для чего нужно составлять техническое задание
Техническое задание - описание ваших требований к закупаемым товарам, работам или услугам, к тому, как их поставлять, выполнять или оказывать.
Закон не обязывает вас составлять ТЗ, не будет нарушением, если вы проведете закупку без него, но при этом соблюдете требования Закона к остальным документам: плану-графику, извещению, документации, проекту контракта.
Однако рекомендуем составлять ТЗ для любой закупки, поскольку это основной документ, который поможет вам упростить работу на многих стадиях закупочной деятельности:
• на начальном этапе ТЗ поможет рассчитать сроки, необходимые для исполнения контракта, определить и обосновать НМЦК (начальную цену единицы товара (работы, услуги)), выбрать способ определения поставщика, сформировать план-график;
• для проведения процедуры - подготовить извещение, документацию, проект контракта;
• в ходе закупки - рассмотреть и оценить предложения участников, далее проконтролировать исполнение и принять результаты по контракту.
Кроме того, ТЗ в составе документов закупки позволяет потенциальным участникам в полной мере определить, что именно вам нужно и как это сделать.
Как оформить техническое задание
Форма ТЗ законодательно не регламентирована. Рекомендуем создать его в виде единого документа, например как приложение к проекту контракта, который вы впоследствии утвердите вместе с остальными документами закупки.
Поручите разработку ТЗ контрактному управляющему либо работникам контрактной службы совместно с сотрудниками заинтересованных в закупке подразделений, обладающими специальными знаниями об объекте закупки.
Какую информацию включить в техническое задание
Закон N 44-ФЗ не устанавливает специальных требований к содержанию ТЗ. Рекомендуем включить в него следующие разделы:
• общие или вводные положения;
• сведения об объекте закупки;
• условия исполнения контракта.
Что включить в общие положения технического задания
В общих положениях ТЗ целесообразно отразить следующую информацию:
1) сведения о заказчике. Включите сюда сведения о вашем местонахождении, режиме работы, контактные данные ответственных лиц;
2) сведения об определении поставщика. В данном разделе стоит указать способ закупки, источник финансирования, НМЦК и ее обоснование.
Если количество товара (объем работ, услуг) невозможно определить, вместо НМЦК приводятся начальная цена единицы товара (работы, услуги), начальная сумма цен таких единиц и максимальное значение цены контракта. В этом случае обосновывать надо начальную цену единицы товара (работы, услуги) (ч. 24 ст. 22 Закона N 44-ФЗ).
В отдельных случаях укажите ориентировочное значение цены контракта или формулу цены и максимальное значение цены контракта (п. 2 ст. 42 Закона N 44-ФЗ);
3) справочную информацию. В данном разделе целесообразно указать:
• термины, определения, сокращения, используемые в ТЗ. Это позволит избежать любых разночтений. Обосновывайте необходимость использования обозначений и терминов, отличных от предусмотренных техническими регламентами и иными документами национальной системы стандартизации (п. 2 ч. 1 ст. 33 Закона N 44-ФЗ);
• реквизиты документов, которыми установлены требования нормирования для вашего объекта закупки, или информацию об отсутствии таких документов.
Какие сведения об объекте закупки включить в ТЗ
Укажите в ТЗ наименование объекта закупки, его подробное описание согласно ст. 33 Закона N 44-ФЗ, а также иные характеристики.
Как указать наименование объекта закупки
Составьте наименование так, чтобы оно словесно обозначало закупаемый товар, работу, услугу и позволяло отнести объект закупки к определенному классу, группе, виду экономической деятельности, продукции и услуг.
Учтите: если объект закупки включен в каталог товаров, работ, услуг, указывайте его наименование в полном соответствии с каталогом (п. 2 Правил использования каталога ТРУ).
Как описать объект закупки
Для этого укажите характеристики (качественные, технические и т.д.) объекта закупки с учетом правил, установленных ст. 33 Закона N 44-ФЗ. Суть данных правил состоит в том, чтобы вы максимально точно описали необходимые вам товары, работы и услуги, не ограничив при этом количество потенциальных участников.
Обратите внимание: если вы установите требование о соответствии товара ГОСТу, то участник должен указать конкретные показатели товара, его функциональные, технические и качественные характеристики, соответствующие документации о закупке и ГОСТу. При этом наличие или отсутствие товарного знака не является его качественной, функциональной или технической характеристикой. Если у предлагаемого товара нет товарного знака, то отклонение заявки в связи с тем, что он отсутствует или не указан в первой части заявки, неправомерно (п. 1 Письма ФАС России от 19.06.2019 N МЕ/51304/19).
Для описания объекта закупки по правилам ст. 33 Закона N 44-ФЗ отразите следующие параметры:
1. Качественные характеристики объекта закупки. Это те свойства и признаки объекта, которые отражают его способность соответствовать своему назначению и предъявляемым требованиям.
2. Технические характеристики объекта закупки. Дайте развернутое, детализированное описание объекта закупки, приведите конкретные данные, параметры, исходные и конечные величины показателей.
Пример технических характеристик
Товар (далее также - мебель) должен соответствовать ГОСТ 16371-2014 "Мебель. Общие технические условия" (введен в действие Приказом Росстандарта от 15.06.2015 N 683-ст), ГОСТ 26800.1-86 "Мебель для административных помещений. Функциональные размеры столов".
Наименование товара - стол эргономичный.
Размер, Ш x Г x В (ширина, глубина, высота):
• минимальные значения - 100 x 100 x 71,5 см;
• максимальные значения - 165 x 110 x 71,5 см.
При этом высота не подлежит изменению.
Цвет: коричневый.
Требования к столешнице:
Материал - МДФ, толщина: минимальное значение - 12 мм, максимальное значение - 35 мм. Облицовка - ПВХ-пленка.
Столешница должна быть эргономичной и иметь плавные края.
В столешнице должно быть предусмотрено отверстие для проводов с заглушкой.
3. Функциональные характеристики объекта закупки. Такие сведения отражают способность объекта выполнять его основную функцию. Установите основное назначение объекта закупки и условия его использования по назначению. Например, при закупке продуктов питания функциональными характеристиками являются потребительские свойства товара, такие как пищевая ценность (энергетическая, биологическая), эстетические свойства (форма, цвет, запах и т.д.).
4. Эксплуатационные характеристики объекта закупки. Укажите характеристики надежности и работоспособности объекта закупки, условия, обеспечивающие его эффективную эксплуатацию. К таким можно отнести, например, прочность, долговечность. Могут быть также указаны предельные эксплуатационные расходы, которые вы планируете понести.
5. Показатели, которые отражают качественные, технические, функциональные и эксплуатационные характеристики. При описании в ТЗ характеристик объекта закупки вы используете различные показатели (размеры, мощность, различные свойства и т.д.). Они позволяют определить соответствие закупаемых товаров, работ, услуг вашим требованиям.
При указании показателей соблюдайте следующие правила:
• используйте показатели, требования, обозначения и терминологию, установленные в соответствии с документами, применяемыми в национальной системе стандартизации. Если используете иные показатели, то необходимость их применения нужно обосновывать в документации о закупке (п. 2 ч. 1 ст. 33 Закона N 44-ФЗ);
• указывайте максимальные и (или) минимальные значения показателей, а также значения, которые не могут меняться (ч. 2 ст. 33 Закона N 44-ФЗ).
Помните, что если объект закупки включен в каталог товаров, работ, услуг, описывать его следует в полном соответствии с каталогом .
При описании характеристик не допускайте, чтобы какие-либо из технических требований указывали на продукцию конкретного производителя, если именно такая продукция не имеет специфики использования. Например, к таким случаям можно отнести требование к форме таблетки при закупке лекарственных препаратов (см. Позицию ВС РФ). Обосновывайте указание точных показателей, при возможности используйте диапазоны значений.
Вы можете установить требование о совместимости закупаемых товаров с товарами, в том числе с оборудованием, которые вы уже используете. Это можно сделать, указав марку, модель вашего оборудования или установив конкретные показатели совместимости. При этом, чтобы снизить риск жалоб от участников и претензий со стороны контрольных органов, устанавливайте параметры так, чтобы у участников была возможность поставить подходящие аналоги, а у вас - возможность нормально эксплуатировать такой аналог (см., например, Письмо ФАС России от 09.06.2015 N АК/28644/15).
Если описываемые свойства не имеют числового выражения, описывайте их максимально точно и непротиворечиво. Например, может быть признано нарушением установление требования к цвету продукции в виде диапазона (см. Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 25.08.2016 N Ф01-3374/2016).
Помните, что использование противоречивых показателей или показателей, которые влекут необоснованное ограничение количества участников закупки, может повлечь наложение административного штрафа (ч. 4.1 ст. 7.30 КоАП РФ).
6. Указание на товарный знак без использования слов "или эквивалент" в документации допускается только в двух случаях (п. 1 ч. 1 ст. 33 Закона N 44-ФЗ):
• товары с другими товарными знаками несовместимы с товарами, которые вы уже используете, и необходимо обеспечить их взаимодействие с закупаемыми товарами;
• вы закупаете запасные части и расходные материалы в соответствии с технической документацией на машины и оборудование.
При этом, если в ТЗ вы установили возможность поставить эквивалент, перечислите требования, при соответствии которым продукция будет считаться эквивалентной.
Во всех остальных случаях не включайте в ТЗ требования к товарному знаку, фирменному наименованию и т.д. (п. 1 ч. 1 ст. 33 Закона N 44-ФЗ).
7. Указание на то, что товар должен быть новым, если объектом закупки является товар. Таким считается товар, который не был в употреблении, в ремонте, не менялись его составные части, не восстанавливались потребительские свойства (п. 7 ч. 1 ст. 33 Закона N 44-ФЗ).
8. Требования к гарантии качества товара, (работы, услуги), к гарантийному сроку, объему и порядку предоставления гарантии.
При закупке машин и оборудования вы обязаны установить требование к объему и сроку гарантии, к гарантийному обслуживанию, если это предусмотрено технической документацией на товар. В остальных случаях такое требование устанавливайте при необходимости (ч. 4 ст. 33 Закона N 44-ФЗ).
Кроме того, вы можете установить требования к остаточному сроку годности товаров. Рекомендуем определять его как период либо как конкретную дату, до которой эти товары должны сохранять пригодность. Для лекарственных препаратов обязательно укажите данный срок во временных единицах измерения (пп. "в" п. 2 Особенностей описания лекарственных препаратов).
Требование об остаточном сроке годности в процентах может быть признано ограничением конкуренции (Письмо ФАС России от 13.08.2018 N АЦ/63694/18). Несмотря на то что позиция ведомства касается закупок продовольственных товаров, полагаем, ее нужно учитывать и при других закупках.
9. Упаковка, маркировка, этикетки. Для сохранности товара вы можете установить требования к внешней и внутренней упаковке, предусмотреть вид и материалы упаковки, ее конструкцию.
Оцените, должна ли информация об условиях перевозки, хранения, эксплуатации или о свойствах товара быть нанесена на упаковку или на сам товар. Установите, необходимо ли поставляемый товар оберегать от какого-либо внешнего воздействия при хранении и перевозке.
В целях идентификации товара при его приеме, правильного хранения, сортировки и распределения вы можете указать в техническом задании, что каждая единица поставляемого товара должна быть снабжена этикеткой, а также перечислить требования к этикеткам.
При закупке отдельных видов товаров требование об упаковке и маркировке является обязательным, определяйте их в соответствии со стандартами и техрегламентами.
10. Расходы на эксплуатацию товара. Вы можете установить требование к расходам на эксплуатацию товара (ч. 4 ст. 33 Закона N 44-ФЗ). При закупке машин и оборудования требование о предельных расходах в период гарантийного обслуживания, предусмотренного технической документацией, включите в ТЗ обязательно (ч. 4 ст. 33 Закона N 44-ФЗ).
Пример условия
Расходы на техническое обслуживание транспортного средства не должны превышать 50 тыс. руб. в год. Под техническим обслуживанием понимается следующий комплекс работ:
1) контрольно-диагностические;
2) крепежно-регулировочные;
3) смазочно-заправочные;
4) очистительные;
5) уборочно-моечные.
11. Сведения о монтаже и наладке товара. При необходимости включите требование к монтажу и наладке товара в ТЗ, например если товар поставляется в разобранном виде, а его эксплуатация возможна только после сборки и наладки.
При закупке машин и оборудования требование о монтаже и наладке, предусмотренных технической документацией, включите в ТЗ обязательно (ч. 4 ст. 33 Закона N 44-ФЗ).
12. Требования энергетической эффективности.
Если объект закупки включает товар, работу или услугу, в отношении которых установлены требования энергетической эффективности, их необходимо отразить в техническом задании.
Правительством РФ установлены первоочередные требования (п. 7 Правил установления энергетической эффективности, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 31.12.2009 N 1221). Учитывайте их при составлении ТЗ на закупку бытовых энергопотребляющих устройств, в том числе ламп и светильников, а также работ по проектированию, строительству, реконструкции и вводу в эксплуатацию сооружений.
Кроме этого, учитывайте Требования энергетической эффективности в отношении товаров, используемых для создания элементов конструкций зданий, строений, сооружений, в том числе инженерных систем ресурсоснабжения (Приказ Минэкономразвития России от 04.06.2010 N 229).
Закупка товаров, работ, услуг, не соответствующих требованиям энергоэффективности, может повлечь наложение штрафа (ч. 11 ст. 9.16 КоАП РФ).
13. Подтверждение соответствия. Допускается включать в ТЗ требование о подтверждении соответствия объекта закупки (п. 3 ч. 1 ст. 33 Закона N 44-ФЗ, п. 3 ст. 20 Закона N 184-ФЗ). Вы можете включить его в ТЗ, если обязательное подтверждение соответствия предусмотрено техрегламентом на объект закупки либо объект входит в Перечень товаров, подлежащих обязательной сертификации, или Перечень товаров, чье соответствие подтверждается декларацией (п. 1 ст. 23, п. 3 ст. 46 Закона N 184-ФЗ).
14. Проведение испытаний. Для подтверждения соответствия объекта закупки установленным стандартам вы можете предусмотреть требование о проведении испытаний (п. 3 ч. 1 ст. 33 Закона N 44-ФЗ).
15. Процессы и методы производства. Вы можете установить требование о соответствии процессов и методов производства объекта закупки требованиям технических регламентов, документов, разрабатываемых и применяемых в национальной системе стандартизации, технических условий (п. 3 ч. 1 ст. 33 Закона N 44-ФЗ).
16. Обучение лиц, осуществляющих использование и обслуживание товара. При необходимости включайте в ТЗ требование об обучении лиц, осуществляющих его использование и обслуживание (ч. 4 ст. 33 Закона N 44-ФЗ).
17. Соответствие товара макету (образцу) или изображению. Вы можете установить требование о соответствии товара макету или изображению, тогда обязательно приведите это изображение или укажите место, даты начала и окончания, порядок и график осмотра макета (п. п. 3 - 5 ч. 1 ст. 33 Закона N 44-ФЗ).
18. Особенности описания лекарственных средств. В ТЗ на их закупку включите указание на наименование действующего вещества в лекарстве - МНН или при его отсутствии - химические, группировочные наименования (п. 6 ч. 1 ст. 33 Закона N 44-ФЗ, п. п. 16, 17, 17.1 ст. 4 Закона об обращении лекарственных средств). Кроме того, учитывайте особенности описания такого объекта закупки, касающиеся специфики форм выпуска, дозировок и сроков годности лекарственных препаратов (Постановление Правительства РФ от 15.11.2017 N 1380).
19. Приложения к техническому заданию. В состав технического задания при необходимости могут быть включены дополнительные документы, которые содержат сведения об объекте закупки. Такими документами могут быть, в частности, заключения экспертиз и предписания контролирующих органов.
При закупке работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту или сносу объекта капстроительства обязательно приложите утвержденную проектную документацию. Исключение составляют два случая (п. 8 ч. 1 ст. 33 Закона N 44-ФЗ, п. 3 Письма ФАС России от 19.06.2019 N МЕ/51304/19):
• подготовка проектной документации не требуется по закону;
• работы закупаются согласно ч. 16, 16.1 ст. 34 Закона N 44-ФЗ.
Включение проектной документации в состав закупочной документации является исполнением требований п. п. 1 - 3 ч. 1 ст. 33 Закона N 44-ФЗ. В связи с этим не надо дополнительно указывать характеристики объекта закупки, в том числе функциональные, технические и качественные.
Учтите, что при закупке работ по строительству, реконструкции объекта капстроительства обязательным приложением к контракту является график выполнения строительно-монтажных работ (ч. 6 ст. 110.2 Закона N 44-ФЗ). Его проект, а также проект графика оплаты выполненных работ (при наличии) включаются в состав проекта контракта и размещаются в ЕИС вместе с документацией о закупке .
Не включайте в описание объекта закупки в ТЗ требования к производителю товара или требования о наличии у участника определенной квалификации, опыта, производственных мощностей, оборудования, ресурсов для исполнения контракта (ч. 3 ст. 33 Закона N 44-ФЗ). Нарушение может повлечь наложение штрафа (ч. 4.1 ст. 7.30 КоАП РФ). Исключением из этого правила являются случаи, когда соответствующие требования предусмотрены законом. К таким исключениям, например, относятся дополнительные требования к участникам закупок, установленные Правительством РФ для особых объектов закупок в соответствии с ч. 2 ст. 31 Закона N 44-ФЗ.
Как указать количество (объем) товаров, работ, услуг в ТЗ
Укажите требуемое количество и единицы измерения товара либо объем и единицы измерения необходимых вам работ или услуг.
Для определения единиц измерения можете использовать Классификатор ОКЕИ. Если ваш объект закупки есть в каталоге товаров, работ, услуг, используйте единицы измерения из каталога.
Кроме того, объем закупки можно отразить с помощью спецификаций, смет, проектной документации, дефектных актов и т.д.
Если общий объем закупки невозможно определить, вы можете не указывать его. В этом случае в документации приведите начальную цену единицы товара (работы, услуги), начальную сумму цен таких единиц и максимальное значение цены контракта (ч. 24 ст. 22, п. 2 ст. 42 Закона N 44-ФЗ).
Предусмотрите в документах закупки, в том числе в проекте контракта, что количество товара (объем работ или услуг) будет определяться на основании ваших заявок (ч. 1 ст. 34 Закона N 44-ФЗ).
3.3. Какие сведения об условиях исполнения контракта включить в ТЗ
В ТЗ вы также можете предусмотреть сроки исполнения и порядок исполнения и приемки по контракту. Эти данные не обязательно должны быть именно в ТЗ. Их можно указать и в тексте самого проекта контракта, именно для него сведения о сроках исполнения и порядке приемки являются обязательными условиями (п. 1 ч. 13 ст. 34 Закона N 44-ФЗ).
Сроки поставки товара, выполнения работ, оказания услуг вы можете устанавливать в годах, месяцах, днях (рабочих или календарных), задавать конкретные временные рамки для исполнения контракта.
В зависимости от объекта закупки закрепите в ТЗ:
• срок поставки товара - определите, в какой момент участник-исполнитель обязан передать вам товар. Если поставка понадобится партиями, укажите на периодичность поставки;
• срок выполнения работ - укажите сроки начала и окончания выполнения работ (ч. 2 ст. 42 Закона N 44-ФЗ, п. 1 ст. 708 ГК РФ). При необходимости предусмотрите промежуточные сроки завершения отдельных этапов работы;
• график оказания услуг - укажите период, в течение которого будут предоставляться услуги, в том числе моменты начала и окончания их предоставления, а также завершения отдельных этапов. С помощью графика можно распределить объем оказываемых услуг по необходимым вам дням и периодам (ч. 2 ст. 42 Закона N 44-ФЗ).
Порядок поставки товара, выполнения работ, оказания услуг закрепите в ТЗ или в тексте проекта контракта, установите последовательность действий сторон для исполнения контракта. Это позволит минимизировать риски срыва сроков исполнения, нарушения рабочего процесса заказчика, а также соблюсти определенный техническими регламентами, условиями, стандартами порядок поставки товара, выполнения работ, оказания услуг.
В качестве таких сведений можно указать:
• последовательность действий поставщика при поставке товаров, выполнении работ, оказании услуг;
• перечень документов, которые должен представить поставщик в ходе исполнения и при сдаче результатов закупки заказчику;
• порядок взаимодействия ответственных лиц с вашей стороны и со стороны участника закупки.
Заранее спланированный порядок исполнения контракта дает возможность участнику закупки принять решение об участии в закупке, рассчитать ценовое предложение, риски, а также выделить ресурсы на исполнение контракта.
Как утвердить техническое задание
Особого порядка для утверждения ТЗ Законом N 44-ФЗ не предусмотрено. Руководствуйтесь вашим внутренними документами, регламентирующими организацию закупочной деятельности. Подпишите ТЗ у руководителя или уполномоченного лица. Рекомендуем это сделать заранее, до подготовки остальных документов закупки, так как они разрабатываются на основании требований ТЗ.
Если вы включаете ТЗ в состав документов закупки, например приложением к проекту контракта, то оно будет утверждено в составе этих документов.